Der manuelle Druck und Versand von Dokumenten, seien es Rechnungen, Entgeltdokumente, Bescheide und Bestätigungen jeder Art, ist eine scheinbar simple Tätigkeit. Trotzdem bündelt diese, gerade bei hohem Druckvolumen, enorm viel Zeit und Ressourcen. Mitarbeitende haben damit einen langwierigen Job, weil der gesamte Vorgang mit vielen händischen Tätigkeiten und manuellen Prozessen verbunden ist. Dazu gehören Aufgaben wie das Starten des Druckauftrags, das Überwachen des Druckvorgangs, das Auffüllen von Papier und Toner, das Prüfen der Qualität des Ausdrucks und ein eventuelles Nachdrucken von Seiten. Anschließend müssen die Druckerzeugnisse sortiert, gefalzt, kuvertiert und frankiert werden. Das treibt die Prozesskosten in die Höhe und raubt gleichzeitig den Mitarbeitenden wertvolle Zeit.
Kuvertiermaschinen, Falz- und Frankiermaschinen können diesen extrem aufwändigen Prozess erleichtern, sind aber lediglich nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zu modernen vollautomatisierten Prozessen. Warum?
Wichtige Fragen rund um die Kuvertierung zum Einstieg
Was bedeutet kuvertieren?
Die Kuvertierung ist ein Bestandteil des Postbearbeitungsprozesses im Unternehmen. Um beispielsweise Rechnungen postalisch an Mitarbeitende zu versenden, musst du Briefe drucken, falzen, kuvertieren und frankieren. Einzelne Briefbestandteile werden dabei mit einem adressierten Anschreiben oder einem personalisierten Umschlag zusammengestellt und der Post übergeben.
Was sind die Vorteile einer Kuvertiermaschine?
Die Vorteile einer Kuvertiermaschine liegen auf der Hand: Sie sorgt für einen automatisierten Postbearbeitungsprozess und somit für eine enorme Entlastung zuständiger Mitarbeitende. Ob Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Mahnungen – insbesondere bei mittlerem und großem Briefvolumen lohnt sich das automatische Kuvertieren. Die Kuvertiermaschine übernimmt das Zusammenführen mehrseitiger Dokumente, das Falzen und das Kuvertieren. Mithilfe einer Kuvertiermaschine kannst du somit Briefe kuvertieren lassen und sie in unterschiedlichen Formaten individuell zum Postversand bereitstellen.
Kuvertiermaschine kaputt – Was dann?
Beim Einsatz von Kuvertiermaschinen musst du zusätzlich damit rechnen, dass nicht immer alles reibungslos abläuft. Insbesondere die hohen Wartungskosten sowie ein eingeschränkter Funktionsumfang stellen ein Manko dar. Weitere Probleme von Kuvertiermaschinen sind folgende:
- Hohe Wartungskosten von Kuvertiermaschinen im Falle eines Defekts
- Eingeschränkter Funktionsumfang der Kuvertiermaschinen, zum Beispiel vom Standardformat abweichende Unterlagen wie Werbemittel oder Prospekte lassen sich nicht immer kuvertieren
- Nicht ausreichende Leseeinheiten. Manche Kuvertiermaschinen können nicht erkennen, wie viele Seiten ein Dokument umfasst
- Flüchtigkeitsfehler beim Kuvertieren
- Fehler der OME Funktion (optische Merkmalerkennung). Die falsch gefalzten Seiten können eine fehlerhafte Kuvertierung verursachen.
- Manche Kuvertiermaschinen können Druckprodukte nur ab einer bestimmten Grammatur verarbeiten (z. B. von 70 g/m² bis zu einer Papierstärke von 300 g/m²)
In Zeiten der Digitalisierung muss es doch eine wesentlich schnellere und effizientere Lösung geben?
Besser als jede Kuvertiermaschine – Postzustellung geht auch digital
Briefe kuvertieren mithilfe einer Kuvertiermaschine bringt zwar viele Vorteile mit sich, doch in Sachen Effizienz kann das automatische Kuvertieren nicht einmal im Ansatz der digitalen Postzustellung das Wasser reichen. Wer nach einer Optimierung, Modernisierung oder Standardisierung sucht, um Briefe zu kuvertieren, wird früher oder später mit Sicherheit bei einer digitalen Lösung landen.
Schluss mit Wartungen und hohen Kosten der Kuvertiermaschine – dank digitaler Postzustellung
Die digitale Zustellung von Dokumenten ist nicht nur zeiteffizienter als die Kuvertierung mit Kuvertiermaschine, sondern sie minimiert Aufwände, welche die Kosten in die Höhe treiben – und das nicht nur für den Versender, sondern auch für die Empfänger der digitalen Post. Denn diese sparen Zeit und Nerven, wenn all die elektronischen Dokumente kategorisiert im Digitalen Archiv vorliegen. Denn dadurch ergeben sich Vorteile, wie eine bessere Auffindbarkeit und Verfügbarkeit. Alle Dokumente sind schnell zu finden und jederzeit über das Smartphone oder per Webportal, z. B. über eine Mitarbeiter-App, aufrufbar.
Digitale Gehaltsabrechnung: Mitarbeiter:innen effizient und sicher erreichen!
Der hybride Postdienst schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe
Sollten deine Empfänger, seien es Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten, für die elektronische Postzustellung nicht bereit sein, können sie sich für einen hybriden Postdienst entscheiden. Dies bedeutet, dass die Möglichkeit besteht, ein Dokument digital und/oder postalisch zuzustellen. Dabei übernimmt ein cloudbasierter Dienstleister wie die d.velop den Druck, die Kuvertierung, die Frankierung und die Zustellung der Post. Je nach Wahl kann der Empfänger das Dokument online abrufen oder eben in Papierform empfangen.
Briefe kuvertieren lassen dank hybridem Postdienst
Mit der hybriden Technologie erzeugst du die Dokumente in deinem Unternehmen weiterhin wie gewohnt, zum Beispiel als Word- oder PDF-Datei. Anschließend überträgst du die Daten in Form von einem Druckstrom über den gesicherten Übertragungsweg in der Cloud an deinen Dienstleister. Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung der Dokumente, egal ob online oder klassisch per Post. Briefe drucken, kuvertieren und frankieren lassen sind somit Arbeitsschritte, um die du dich nicht mehr kümmern musst.
Im Falle eines digitalen Versands wird geprüft, ob der Empfänger ein Konto für den elektronischen Empfang besitzt. Wenn ja, wird das Dokument digital zugestellt. Sollte kein Konto vorhanden sein, erfolgt die Zustellung automatisch auf dem postalischen Weg und der Dienstleister übernimmt Kuvertierung und weitere nötigen Prozesse. Bedeutet: Du hast mit dem Kuvertieren von Briefen keinen Aufwand mehr.
Digitale Postzustellung statt Briefe kuvertieren – So profitiert jede Branche & Abteilung
Egal an welche Branche oder Abteilung du denkst – überall finden sich Dokumente, die sich einfacher digital zustellen lassen. Kein Drucken, kein Falzen, kein Kuvertieren – die Zukunft ist digital! Welche Abteilungen können denn vom digitalen Postversand profitieren?
Kommunen – Zustellung von Bescheiden
Durch das E-Rechnungsgesetz ist die öffentliche Verwaltung seit dem 27.11.2020 verpflichtet, Rechnungen nur noch in digitaler Form zu verarbeiten. Kommunen werden somit zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftragsgebern des Bundes verpflichtet. Die digitale Postzustellung macht es möglich!
Verrechnungsstellen – Versand von Rechnungen
Manuelle Prozesse innerhalb der Verrechnungsstelle schlagen sich direkt in Personal- und Infrastrukturkosten nieder. Briefe drucken und kuvertieren war einmal – Setze auf die digitale Postzustellung und mache einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro.
Personalabteilungen – Zustellung von Personaldokumenten wie Entgeltabrechnungen und Zeitnachweisen
Die Digitalisierung der Personalabteilung ist ein zentraler Faktor für erfolgreiche, digitale Zukunft. Auch, wenn die Personalabteilung nicht direkt am Umsatz des Unternehmens beteiligt ist – die Digitalisierung der Personalabteilung wirkt sich indirekt auf die Produktivität aus. Kehre der Kuvertierung und den hohen Wartungskosten der Kuvertiermaschine den Rücken und setze auf die digitale Personalakte.
Neugierig geworden?
Hier findest du alle weiteren Informationen, zur Umstellung auf die digitale Post bzw. Dokumentenkommunikation in deinem Unternehmen.