Briefe digitalisieren: Großteil an Unternehmen plant Umstellung auf digitale Briefpost

Wo früher der Dokumentenversand selbstverständlich per Post erfolgte, ist das heute nicht mehr der Fall. Nicht zuletzt führen Portoerhöhungen und Nachhaltigkeitsaspekte dazu, dass Unternehmen umdenken und Alternativen für den klassischen Postversand finden müssen. Studien und aktuelle Trends zeigen, dass in der Postzustellung über digitale Alternativen nachgedacht werden sollte. Wir haben uns die Entwicklung einmal genauer angeschaut.

Digital statt klassisch: Briefpost befindet sich auf dem Rückzug

Bereits 2020 gaben 86 % der befragten Betriebe im Digital Office Index der BITKOM an, ihre Briefe digitalisieren zu wollen.  Diese Zahl spiegelt auch die aktuelle Entwicklung versendeter Briefe über die Deutsche Post wider. Statista zeigt: Wo es im Jahr 2020 noch rund 17 Millionen Briefe waren, die klassisch per Post auf den Weg gebracht wurden, sind es in 2023 nur noch 13,3 Millionen Briefe. Im Vergleich zu 2020 ist die Nutzung von Briefpost im Jahr 2023 um 22 % gesunken. Das sind 3,7 Millionen Briefe weniger.

Damit einher gehen natürlich Portoerhöhungen. Die Deutsche Post steigerte die Kosten für die Beförderung eines Standardbriefes im Jahr 2016 auf 70 Cent, 2019 auf 80 Cent und zuletzt in 2022 auf 85 Cent¹. Eine weitere Erhöhung wird aktuell diskutiert. Kein Wunder, warum immer mehr Unternehmen ihre Briefpost digitalisieren wollen. Die Umwelt und der Geldbeutel freuen sich – aber dazu später mehr.

Viele Unternehmen sind bereits überzeugt und digitalisieren Briefpost

Dort, wo es einen Abwärtstrend gibt, findet sich meist auch ein Aufwärtstrend. Hier kommt die digitale Briefpost ins Spiel. Laut der Digital Office Unternehmensbefragung „Wie digital arbeiten Unternehmen“ verlieren klassische externe Kommunikationskanäle wie Briefpost (2022: 48 %; 2023: 40 %) im Vergleich zu digitalen Lösungen, wie Software- und Kollaborationstools, zunehmend an Relevanz. Denn immer mehr Unternehmen gelingt es, den klassischen Postversand zu ersetzen bzw. haben es als zeitnahes Ziel festgelegt. Im Jahr 2018 waren es 30 %, die ihre Briefpost digital umgestellt haben, gefolgt von 2020 mit 64 % und 2022 letztlich 72 %. Eine Steigerung von 42 % innerhalb von vier Jahren. Und auch die Zahlen von den Unternehmen, die planen ihre Briefe zu digitalisieren, lassen sich sehen: Von 2018 mit 43 % bis 2022 mit 86 % kann hier eine Steigerung von 43 % verzeichnet werden.²

Wie wird die Briefpost im Unternehmen digitalisiert?

Wenn man sich genauer mit der Digitalisierung der Briefpost im Unternehmen befasst, wird schnell klar: Möglichkeiten gibt es viele. Grundsätzlich werden dabei zwei Ansätze verfolgt, die sich hervorragend ergänzen:

• Der digitale Posteingang: Briefe werden beim Eingang ins Unternehmen digitalisiert
• Digitale Post: Briefe werden den Empfängern direkt digital zugestellt

Der digitale Posteingang

Der digitale Posteingang umfasst das Scannen, Erfassen und Archivieren der physisch vorliegenden Briefe mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software. Anschließend kann die Post dem entsprechenden Mitarbeitenden elektronisch zugewiesen und von diesem entsprechend bearbeitet werden – auch im Homeoffice.

Die digitale Postzustellung

Bei der digitalen Postzustellung werden Briefe im Unternehmen wie gewohnt aufgesetzt und dann über einen sicheren elektronischen Übertragungsweg an einen externen Anbieter übergeben. Dieser sorgt dafür, dass die Dokumente wie gewünscht verteilt und zugestellt werden.

Auf Wunsch ist es möglich, ein Dokument sowohl digital als auch zeitgleich per Post zuzustellen. Empfänger:innen können das Dokument je nach Bedarf online abrufen oder in Papierform verwenden. Somit müssen sie nicht auf Bewährtes verzichten und können flexibel entscheiden, welche der beiden Varianten sie bevorzugen. Sollten einige Briefe weiterhin postalisch zugestellt werden, kümmert sich der Anbieter zusätzlich um Druck, Kuvertierung und Zustellung.

Klares Ziel dabei: Die postalische Briefzustellung auf ein Minimum zu reduzieren.

Briefe digitalisieren: Praxisbeispiele

Praxisbeispiel digitaler Briefpost: Die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten

Ein beliebtes Einsatzszenario der digitalen Briefpost ist die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten. Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise und begleitende Gehaltsdokumente können ohne großen Aufwand direkt aus bestehenden IT-Systemen wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme an Mitarbeitende zugestellt werden. Die digitalen Dokumente landen automatisch in einem persönlichem Online-Postfach des Mitarbeitenden, das ganz bequem auf dem Smartphone oder Tablet aufrufbar ist. So werden alle Mitarbeitenden, auch diejenigen ohne PC-Arbeitsplatz, erreicht und eingebunden.

Praxisbeispiel digitaler Briefpost: Elektronisches Versichertenpostfach

Versicherungen versenden täglich eine hohe Vielzahl an Informationen an ihre Versicherten. Viele dieser Dokumente sind besonders sensible Dokumente, die dem/der Empfänger:in mit Nachweis zugesendet werden müssen, damit das ganze rechtssicher abgewickelt werden kann. Ein Versand per E-Mail kommt leider nicht in Frage. Doch dies bedeutet in der täglichen Arbeit meist einen hohen Aufwand, verbunden mit hohen Druck-, Post- und Prozesskosten.

Versicherungen können ihren Versicherten Dokumente, wie Verträge, Policen oder Beitragsabrechnungen in ihr elektronisches Versichertenpostfach zustellen, die somit ihre Post digital erhalten. Die Dokumente gelten als rechtlich zugestellt. Zudem kann das elektronische Versichertenpostfach in Krankenkassen-Apps und in Online- Geschäftsstellen (OGS) integriert werden.

Briefe digitalisieren sorgt für Kosteneinsparungen und erhöhte Produktivität

Doch welche messbaren Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus der Einführung der digitalisierten Briefpost? Durch eine digitale Zustellung können Kosten und Ressourcen eingespart werden. Die klassische Briefpost ist an einen sehr langwierigen Prozess gekoppelt. Mitarbeitende öffnen Briefe und stempeln diese ab, bevor die Post ihren Weg durch das Unternehmen nimmt. Frühzeitige Reaktionen auf wichtige Informationen sind schwer möglich. Von Portokosten, Druck, Kuvertierung und weiteren Arbeitsaufwänden kannst du dich ebenfalls verabschieden.

Um auf das oben genannte Szenario der digitalen Gehaltsabrechnung zurückzukommen, kann das Unternehmen zum Beispiel 0,75 € pro digitaler Gehaltsabrechnung sparen. Hochgerechnet auf das ganze Unternehmen ergibt sich schnell eine umfassende Ersparnis, die man an anderer Stelle besser investieren könnte.