Nach der Beschäftigung: So erhalten Betriebsrentner:innen Dokumente digital.

„Rund 54 % der sozialversicherungspflichten Beschäftigten in Deutschland verfügen über eine Betriebsrente“ (Vgl. Presse- und Informationsamt der Bundesregierung). Diese Form der Altersvorsorge spielt eine wichtige Rolle bei der finanziellen Absicherung im Ruhestand. Doch wie bleiben Betriebsrentner:innen auch nach dem Ende ihres aktiven Arbeitsverhältnisses mit ihrem ehemaligen Arbeitgeber verbunden? In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wieso die digitale Postzustellung eine moderne Lösung bietet, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente weiterhin zuverlässig, sicher und effizient an Betriebsrentner:innen zugestellt werden.

Hat jede:r automatisch Anspruch auf eine Betriebsrente?

Die kurze Antwort, die wir alle lieben: Es kommt darauf an. Denn bei der Betriebsrente gibt es zwei Optionen:

1. Entweder finanziert der Arbeitgeber die Einzahlungen allein
2. oder der oder die Arbeitnehmer:in verlangt, dass der Arbeitgeber einen Teil des Bruttogehalts in die Betriebsrente einzahlt (Entgeltumwandlung).

Vor allem in kleineren Betrieben und bei Geringverdienenden ist eine Betriebsrente bisher nicht weitverbreitet. Das Bundeskabinett möchte jedoch mit dem zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz dafür sorgen, dass eine Betriebsrente neben der gesetzlichen Rente als zweites Standbein der finanziellen Sicherung im Alter dient und in Deutschland breiter verankert ist (vgl. Presse- und Informationsamt der Bundesregierung).

Anspruch auf Entgeltumwandlung

Betriebsrenten waren lange Zeit eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers. Auf eine Entgeltumwandlung hat heute hingegen grundsätzlich jede:r Arbeitnehmer:in Anspruch – sofern der oder die Arbeitnehmer:in das wünscht und keine tarifvertragliche Regelung dem entgegensteht (Vgl. Deutsche Rentenversicherung). Laut BetrAVG ist ein Unternehmen verpflichtet, sich bei der Entgeltumwandlung mit einem Arbeitgeberzuschuss von 15 % zu beteiligen.

Wie folgende Abbildung zeigt, steigt die Anzahl der Personen, die einen Anspruch auf Betriebsrente haben, und wird es vermutlich durch das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz weiterhin tun.

Welche Dokumente stellen Arbeitgeber Betriebsrentner:innen nach einem aktiven Beschäftigungsverhältnis weiterhin zu?

Mit einer Betriebsrente gehen viele Dokumente einher, die der Arbeitgeber dem oder der ehemaligen Beschäftigten regelmäßig zustellt. Aber auch andere ehemalige Mitarbeitende wie Personen mit Pensionskassenansprüchen oder Mitarbeitende im Vorruhestand können weiterhin Dokumente des ehemaligen Arbeitgebers erhalten.

Welche Dokumente können es konkret sein?

Die Dokumente, die ehemalige Beschäftigte von ihren Arbeitgebern erhalten, können ganz verschieden sein. Im Folgenden haben wir ein paar Beispiele aufgelistet.

Welche Relevanz haben diese Dokumente?

Auch nach dem aktiven Beschäftigungsverhältnis ist es wichtig, dass Betriebsrentner:innen diese Dokumente weiterhin vom Arbeitgeber zugestellt bekommen. Denn sie erfüllen sowohl rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Funktionen. Betriebsrentner:innen benötigen sie zum einen für ihre Steuererklärung und Durchsetzung von Rentenansprüchen, zum anderen für den Nachweis über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Da Dokumente rund um die Betriebsrente auch personenbezogene Daten beinhalten, sollte deren Schutz bei der Zustellung durch den Arbeitgeber unbedingt berücksichtigt werden.

Worin bestehen Hürden, Dokumente an Betriebsrentner:innen effizient zuzustellen?

Herausforderungen bei der Postzustellung an Betriebsrentner:innen

• Verwaltungsaufwand: Jede Personalabteilung kennt eines nur zu gut: wiederkehrende administrative Aufgaben – seien es bspw. die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung sämtlicher Personaldokumente und die Bearbeitung individueller Mitarbeitenden-Anliegen. Kommen noch regelmäßige Dokumente für Betriebsrentner:innen hinzu, die nicht nur erstellt, sondern im letzten Schritt verschickt werden müssen, erhöht sich der Verwaltungsaufwand.
• Datenaktualität: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie immer die aktuellen Kontaktdaten der Betriebsrentner:innen haben, um die Dokumente korrekt zustellen zu können. Gerade nach einem aktiven Beschäftigungsverhältnis kann es bspw. vorkommen, dass der oder die Betriebsrentner:in vergisst, den Arbeitgeber über einen möglichen Umzug zu informieren.
• Fehlen einer betrieblichen E-Mail-Adresse: Auch wenn Arbeitgeber teils schon so digital aufgestellt sind, dass sie Dokumente per E-Mail oder Portal an ihre Mitarbeitenden zustellen, kommt es bei der Betriebsrente zu der Hürde, dass ehemalige Kolleg:innen keinen Zugang mehr zu ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse haben. Auch ein möglicherweise genutztes Portal wäre in dem Fall nicht mehr ohne Weiteres für sie zugänglich. Die Konsequenz: Bereits erhaltene und neue Dokumente müssten per Post (nach)gesendet werden.
• Fristeneinhaltung beim postalischen Versand: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente fristgerecht zugestellt werden. Dies kann besonders wichtig sein, wenn es um steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Nachweise geht. Gerade, wenn in der Personalabteilung viel zu tun ist und die Bearbeitung der Dokumente etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollte der Versand nicht weitere Zeit stehlen. Seit dem 01.01.2025 wird ein gewöhnlicher Brief der Deutschen Post in der Regel am übernächsten Tag zugestellt, womit Briefe nun länger auf sich warten lassen dürfen.
• Technische Barrieren: Nutzen Arbeitgeber bereits den digitalen Weg der Zustellung – sei es per E-Mail, Portal oder ein digitales Postfach der Betriebsrentner:innen, ist es besonders wichtig, diejenigen Betriebsrentner:innen an die Hand zu nehmen, die möglicherweise weniger technisch affin sind, und ihnen zu zeigen, wie sie ihre Dokumente finden und verwalten können. Vorteilhaft ist hier eine benutzerfreundliche, einfach zu bedienende Lösung.
• Sicherheitsbedenken: Auch wenn digitale Postzustellungs-Lösungen effizienter als postalische sind, worauf wir im Folgenden noch eingehen werden, sorgen sich immer noch 63 % der befragten Unternehmen um mögliche Datenverluste und ebenfalls 63 % haben Datenschutzbedenken beim Einsatz digitaler Tools Bitkom Research 2024).

Vorteile der digitalen Postzustellung an Betriebsrentner:innen

Betrachtet man die oben genannten Hürden, können diese mit der Zustellung in ein digitales Postfach wie d.velop postbox der Betriebsrentner:innen gemeistert werden. Folgende Mehrwerte gehen damit sowohl für Arbeitgeber als auch für Betriebsrentner:innen einher.

1. Effizienz: Dokumente können per Klick digital zugestellt werden. Prozessschritte, die für den postalischen Versand anfallen würden (Drucken, Kuvertieren, Sortieren, Verteilen) entfallen und die Kolleg:innen in der Personalabteilung haben wieder mehr Zeit für effizienzsteigernde Projekte. Auch Betriebsrentner:innen können davon ausgehen, dass sie ihre Dokumente immer pünktlich im eigenen Postfach erhalten. Zudem ist eine schnellere Reaktion auf wichtige Unterlagen möglich, falls dies notwendig ist.

1. Kostenreduktion: Zum einen sparen Arbeitgeber Kosten für Papier, Porto, Druck und weitere Arbeitsaufwände. Zum anderen sparen Betriebsrentner:innen ebenfalls Kosten, wenn sie ein digitales Dokument aus ihrem eigenen Postfach direkt mit Dritten wie der Krankenkasse digital teilen, anstatt dieses auszudrucken und postalisch zu versenden.
2. Nachhaltigkeit: Die digitale Postzustellung kann zu einem nachhaltigen Büro beitragen. Unnötige Autofahrten für den Versand, Papierstapel sowohl im Unternehmen als auch bei Empfänger:innen zuhause und daraus resultierender Papiermüll entfallen.

• Mobile, unbegrenzte und private Nutzung für aktive Mitarbeitende und Betriebsrentner:innen: Ganz gleich, ob Mitarbeitende noch aktiv im Unternehmen beschäftigt oder in Betriebsrente sind – sie können von überall und jederzeit auf ihre persönlichen Dokumente zugreifen, denn die d.velop postbox ist sowohl am PC als auch am Tablet oder Smartphone nutzbar. Ein weiterer Pluspunkt ist der Platz für weitere Dokumente, denn 2 GB erhält jede:r Empfänger:in kostenlos neben den erhaltenen Dokumenten – sei es von seinem ehemaligen Arbeitgeber, der Krankenkasse oder anderen Providern – als privates Archiv dazu. Das Postfach ist im Eigentum des bzw. der Empfängers:in. Mit einer einmaligen Registrierung kann es kostenfrei und lebenslang von Betriebsrentner:innen, aber auch anderen Empfänger:innen, wie Mitarbeitenden, Versicherten oder Bürger:innen, genutzt werden.

In unseren Kundengesprächen wird häufig der Wunsch geäußert, neben den aktiven Mitarbeitenden auch Betriebsrentner:innen digital mit Dokumenten zu versorgen. Mit der d.velop postbox bieten wir eine Lösung, die genau diese Herausforderungen adressiert. Das Konto bleibt im Besitz des Empfängers, unabhängig davon, ob es sich um aktive oder ehemalige Mitarbeitende handelt.

Michael Gehling, Senior Presales Manager, d.velop

Zusatz: Im Falle eines Pflegefalls haben auch Angehörige des bzw. der Betriebsrentners:in Zugriff auf erhaltene Dokumente. Voraussetzung hierfür ist, dass diese zuvor geteilt wurden. Auf diese Weise wird die Suche in Notfällen erheblich erleichtert, da alles digital und übersichtlich auffindbar ist.

• Datenaktualität: Die Betriebsrentner:innen verwalten ihre Stammdaten, wie Name, E-Mail-Adresse, Adresse etc., im digitalen Postfach selbst. So entsteht für Arbeitgeber kein zusätzlicher Aufwand, sollten sich Daten ändern. Auch für die Betriebsrentner:innen erleichert dies den Prozess, da sie nicht daran denken müssen, sämtliche zustellende Organisationen, wie den Arbeitgeber oder die Krankenkasse, separat über einen möglichen Umzug oder Ähnliches zu informieren. Stattdessen ändern sie ihre Daten innerhalb des Postfachs und jede zustellende Organisation weiß Bescheid.
• Einfaches Onboarding und Akzeptanz der Nutzer:innen: Das Vorurteil, dass man ältere Menschen mit digitalen Lösungen nicht gut erreichen kann, wird vermutlich immer mehr schwinden. Denn 2024 gaben 69,7 % der befragten Senior:innen ab 60 Jahren in Deutschland an, das Internet zu nutzen (Allensbacher Markt- und Werbeträger-Analyse). Auch kann die einfache Verwaltung der Dokumente innerhalb der postbox (individuelle Ordner zur Übersichtlichkeit, Suchfunktionen, Benachrichtigungen über neu zugestellte Dokumente, einfaches Teilen mit Dritten) die Nutzung fördern.

Obwohl die Nutzung des digitalen Dienstes auf freiwilliger Basis erfolgt, nutzen ihn allein im Verwaltungsbereich schon über 80 Prozent der Mitarbeiter

Udo Hanke, IT-Leiter Zentis GmbH & Co. KG

• Einhaltung der DSGVO: Dokumente, die an Betriebsrentner:innen zugestellt werden, können sehr sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Der Schutz dieser Daten wird bei der Nutzung des digitalen Postfachs unter anderem durch eine verschlüsselte Übertragung gewährleistet. Betriebsrentner:innen haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Zugriff über eine 2-Faktor-Authentifizierung zusätzlich abzusichern. d.velop postbox als deutscher Cloudservice, bei dem die Daten ebenfalls ausschließlich in Deutschland gespeichert werden, pflegt damit einen hohen Sicherheitsstandard unter Einhaltung der DSGVO.

Die digitale Post ist eine effiziente, sichere und umsetzbare Möglichkeit – auch für Betriebsrentner:innen

Die digitale Postzustellung bietet eine effiziente Lösung für die Herausforderungen, die mit der Zustellung von Dokumenten an Betriebsrentner:innen einhergehen. Durch die Nutzung des digitalen Postfachs können Arbeitgeber den Verwaltungsaufwand reduzieren, Kosten sparen und gleichzeitig die Umwelt schonen. Betriebsrentner:innen profitieren von einem schnellen und sicheren Zugang zu ihren wichtigen Dokumenten, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Die Einhaltung der DSGVO und die Möglichkeit zur 2-Faktor-Authentifizierung gewährleisten dabei einen hohen Schutz der Daten.