Beschaffungsprozesse optimieren: Das musst du beachten

Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements. Ein optimierter Beschaffungsprozess kann dazu beitragen, Kosten zu senken, die Liefersicherheit zu erhöhen und die Performance des Unternehmens zu verbessern.

Was sind Beschaffungsprozesse?

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Beschaffung = Einkauf?

Oft werden die Begriffe „Beschaffung“ und „Einkauf“ synonym verwendet, doch es gibt einen wichtigen Unterschied. Die Beschaffung umfasst alle Schritte, die nötig sind, um die benötigten Güter oder Dienstleistungen zu erhalten. Sie reicht von der Bedarfsermittlung über die Auswahl der Lieferanten bis hin zur Nachverfolgung von Lieferungen und der Qualitätssicherung.

Der Einkauf hingegen konzentriert sich vor allem auf den eigentlichen Kaufvorgang, also das Tätigen der Bestellung und das Aushandeln der Konditionen mit Lieferanten. Der Einkauf ist also ein Teilbereich der Beschaffung, der den finanziellen und vertraglichen Aspekt abdeckt.

Beschaffungsprozess und Supply Chain Management

Während sich Beschaffungsprozesse auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen konzentrieren, umfasst das Supply Chain Management (SCM) einen viel breiteren Bereich.

SCM bezieht sich auf das Management aller Aktivitäten entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Produkts, von der Rohstoffbeschaffung über die Produktion bis hin zur Auslieferung an den Endverbraucher.

Beschaffungsprozesse sind also ein Teil des Supply Chain Managements, das darauf abzielt, die Lieferkette effizient zu gestalten und die Logistik zu optimieren. In einem effektiven Supply Chain Management sind Beschaffungsprozesse nur ein Element von vielen, die zusammenarbeiten, um die gesamte Wertschöpfungskette zu steuern und sicherzustellen, dass Produkte pünktlich und kosteneffizient geliefert werden.

Welche Beschaffungsprozesse gibt es?

Grundsätzlich existieren verschiedene Beschaffungsprozesse, auf die Unternehmen zurückgreifen können, um die Versorgung mit Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten. Die Auswahl hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Arten der Einkaufsprozesse zählen die Einzelbeschaffung, Vorratsbeschaffung und Just-in-Time-Beschaffung. 

Einzelbeschaffung 

Bei der Einzelbeschaffung wird nur dann eingekauft, wenn ein tatsächlicher Bedarf entsteht. Diese Methode ermöglicht eine hohe Flexibilität, kann jedoch zu höheren Preisen führen, da keine Mengenrabatte genutzt werden können. 

Vorratsbeschaffung 

Die Vorratsbeschaffung zielt darauf ab, Material in größeren Mengen zu beschaffen, um Lagerbestände aufzubauen und langfristig von günstigeren Preisen und einer besseren Verfügbarkeit zu profitieren. Diese Methode erfordert jedoch eine präzise Bestandsplanung und birgt das Risiko von Überbeständen. 

Just-in-Time-Beschaffung 

Bei der Just-in-Time-Beschaffung werden Materialien genau zum Zeitpunkt des Bedarfs geliefert. Dies reduziert Lagerkosten und das Risiko von veralteten Beständen, erfordert jedoch eine exakte Planung und enge Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten, um Lieferverzögerungen zu vermeiden. 

Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl der passenden Beschaffungsstrategie sollte daher auf den individuellen Anforderungen, den Marktbedingungen und den langfristigen Unternehmenszielen basieren. 

Wie funktionieren Beschaffungsprozesse?

Der Ablauf des Beschaffungsprozesses startet grundsätzlich mit der Bedarfsermittlung und verläuft anschließend über die Budgetierung, Lieferantenauswahl und Bestellung. Abschließend folgen der Wareneingang und die Zahlungsabwicklung.  

Hier siehst du die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses nochmal auf einen Blick: 

1. Bedarf: In diesem Schritt wird ermittelt, welche Waren oder Dienstleistungen im Unternehmen benötigt werden. Es muss eine (elektronische) Bestellanforderung (BANF) gestellt werden, die den Bedarf konkretisiert. 

2. Angebot: Anbieter werden kontaktiert, um Angebote für die benötigten Produkte oder Dienstleistungen einzuholen. 

3. Bestellung: Nach Auswahl des Anbieters wird die Bestellung offiziell an den Lieferanten übermittelt. 

4. Auftragsbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Erhalt und die Annahme der Bestellung sowie die Konditionen. 

5. Lieferung: Die bestellten Waren oder Dienstleistungen werden vom Lieferanten geliefert. 

6. Rechnung: Der Lieferant stellt eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen aus. 

7. Zahlung: Das Unternehmen begleicht die Rechnung entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen. 

Was ist das Ziel von Beschaffungsprozessen?

Das Ziel von Beschaffungsprozessen zählt zu den ersten Merksätzen, denen Auszubildene und Studierende im Logistik-Management begegnen: Die richtige Ware in der richtigen Menge, in der richtigen Verpackung, zum richtigen Zeitpunkt zum richtigen Ort in der richtigen Qualität und zu den richtigen Kosten beschaffen.

• Richtige Ware: Es wird sichergestellt, dass die benötigten Produkte in der richtigen Ausführung beschafft werden. 

• Richtige Menge: Die bestellte Menge sollte exakt den Bedarf decken, um Überbestände oder Engpässe zu vermeiden. 

• Richtiger Zeitpunkt: Die Lieferung muss zum festgelegten Zeitpunkt erfolgen, um den Produktionsablauf nicht zu stören. 

• Richtiger Ort: Die Ware muss an den richtigen Ort geliefert werden, z. B. ins Lager oder direkt in die Produktion. 

• Richtige Qualität: Die Qualität der Ware muss den Anforderungen und Standards des Unternehmens entsprechen. 

• Richtige Kosten: Die Beschaffung sollte kosteneffizient sein, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. 

• Richtige Verpackung: Die Ware sollte in einer geeigneten und sicheren Verpackung geliefert werden. 

Beschaffungsprozesse sind dabei so effizient wie möglich zu gestalten, um hochwertige Waren zu möglichst niedrigen Kosten zu beschaffen. Voraussetzung ist die Optimierung der Beschaffungsprozesse. 

Was sind typische Stolperfallen im Beschaffungsprozess? 

Im Prozess der Warenbeschaffung gibt es mehrere typische Stolperfallen, die Unternehmen vor Herausforderungen stellen können: 

• Maverick Buying-Effekt: Einkäufe außerhalb der festgelegten Beschaffungsrichtlinien, was zu unnötigen Kosten und ineffizienten Abläufen führt. 

• Unzureichende Bedarfsplanung: Der tatsächliche Bedarf wird nicht genau ermittelt, was zu Überbeständen oder Engpässen führen kann. 

• Fehlende Transparenz: Erschwert die Nachverfolgung von Bestellungen und Lieferungen, wodurch Verzögerungen und Fehler entstehen können. 

• Ungenaue Lieferantenauswahl: Die Wahl des falschen Anbieters führt zu Problemen bei Qualität, Preis oder Lieferbedingungen. 

• Schlechte Kommunikation: Missverständnisse zwischen den Abteilungen oder mit den Lieferanten können den Beschaffungsprozess erheblich behindern. 

Diese Fehlerquellen entstehen häufig, wenn die Kernkompetenzen der Einkaufsabteilung aus dem Blick geraten. Eine kontinuierliche Optimierung der Beschaffungsprozesse vermeidet Stolperfallen und gestaltet den Prozess effizient und kostensparend. 

Darum solltest du deinen Beschaffungsprozess optimieren

Schon bei einem recht simplen Beschaffungsprozess sind verschiedenste Parteien in einem Unternehmen involviert – vom Angestellten als Bedarfsmelder, über den Vorgesetzen bis hin zur Einkaufsabteilung. Entsprechend groß sind die Auswirkungen, wenn der Prozess an der ein oder anderen Stelle ruckelt. Es gibt viele gute Gründe, den Beschaffungsprozess zu optimieren:

• Erhöhte Transparenz und Kontrolle in allen Bestellprozessen
• Bessere Konditionen und Einkaufspreise
• Gesenkte Prozesskosten
• Sicherung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
• Reduzierung von Prozesskosten
• Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung von prozessbezogenen Dokumenten

Einkauf als Wachstumstreiber – Dr. Christoph Feldmann

Während der Einkauf früher maximal durch Einsparungen glänzen konnte, kann er jetzt Wachstum und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitgestalten

Dr. Christoph Feldmann 
Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft 
Einkauf und Logistik e.V. (BME) 

Mit diesen Worten beschreibt Dr. Christoph Feldmann die veränderte Rolle und Wahrnehmung des Einkaufs in Unternehmen. Die neuen Möglichkeiten für den Einkauf sind in vielen Bereichen eng mit dem Begriff Einkauf 4.0 verzahnt. Die Digitalisierung hat das klassische Bild vom Einkauf stark verändert. 

Obwohl die Vorteile scheinbar auf der Hand liegen, scheitern viele Unternehmen bei dem Projekt. Oft fehlt Unternehmen schlicht der richtige Einstieg in das Projekt. Dabei ist der Anfang schnell gemacht.

Prozessautomatisierung: Schritt-für-Schritt zum optimierten Beschaffungsprozess

Analyse des IST-Zustandes als Ausgangspunkt

Strategy before Tactics. Always! Bevor du dich ohne klaren Fahrplan an einzelnen Problemen aufreibst, solltest du dir die notwendige Zeit nehmen und dir einen klaren Überblick über deine Beschaffungsprozesse verschaffen.

Ohne die richtigen Fragen ist es schwer, Fehler und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Sprich mit Kolleg:innen. Sei selbstkritisch. Hinterfrage Prozesse, die „schon immer so waren“. Vergleiche Wunschvorstellungen mit dem realen Bedarf. Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du deinen Beschaffungsprozess optimierst, sind zum Beispiel:

1. Werden Waren im Unternehmen von verschiedenen Abteilungen/Mitarbeiter:innen bestellt oder ist ein Zentraleinkauf etabliert? 

2. Gibt es im Unternehmen einheitliche Beschaffungsrichtlinien? 

3. Ist ein Freigabeverfahren für Bestellungen im Unternehmen etabliert? 

4. Gibt es im Unternehmen einen elektronischen Beschaffungsprozess? 

5. Greifen die Mitarbeiter:innen auf deine bewährten Lieferanten/Lieferantenportale und damit einhergehenden Konditionen zurück? 

6. Hast du jederzeit die Übersicht über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen? 

SOLL-Prozesse skizzieren 

Um SOLL-Prozesse erfolgreich festzulegen, empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen: 

1. Ziele definieren: Zunächst sollten die Hauptziele des zukünftigen Prozesses festgelegt werden. Diese Ziele können Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Fehlervermeidung oder eine verbesserte Zusammenarbeit umfassen. Klare Ziele bieten Orientierung und erleichtern die Fokussierung auf die wesentlichen Punkte. 

2. Stakeholder einbeziehen: Alle relevanten Abteilungen und Mitarbeitenden, die von den neuen Prozessen betroffen sind, sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden. Ihre Expertise ist essenziell, um realistische und praxistaugliche SOLL-Prozesse zu entwickeln. 

3. Prozessschritte skizzieren: Es gilt, die notwendigen Schritte im optimierten Prozess zu definieren. Dabei sollten Engpässe oder ineffiziente Abläufe im aktuellen Prozess identifiziert und durch Automatisierung oder Vereinfachung verbessert werden. 

4. Technologie und Tools auswählen: Die Auswahl geeigneter digitaler Tools oder Softwarelösungen ist entscheidend. Diese sollten mit bestehenden Systemen kompatibel sein und die Automatisierung von Arbeitsschritten ermöglichen. 

5. Messgrößen festlegen: KPIs (Key Performance Indicators) helfen, den Erfolg der neuen Prozesse zu messen und den Fortschritt kontinuierlich zu überwachen. Diese Kennzahlen ermöglichen eine gezielte Anpassung bei Bedarf. 

6. Prozessdokumentation erstellen: Eine detaillierte Dokumentation des SOLL-Prozesses ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den neuen Ablauf verstehen und korrekt umsetzen können. 

Diese Schritte helfen, den SOLL-Prozess nicht nur theoretisch zu optimieren, sondern auch praktisch in die Unternehmensstruktur zu integrieren. 

Auswahl und Implementierung passender Technologien 

Die Auswahl und Implementierung passender Technologien ist ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung und Prozessoptimierung eines Unternehmens. Dabei geht es nicht nur um den Einsatz moderner Beschaffungssoftware, sondern darum, Systeme zu wählen, die miteinander kompatibel sind und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Die richtige Kombination von Technologien sorgt dafür, dass Daten und Informationen nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen und Abteilungen fließen, was zu einer höheren Effizienz und besseren Zusammenarbeit führt. 

Ein Beispiel für eine solche effektive Kombination ist die Integration von d.velop Software mit SAP und Microsoft SharePoint. Während SAP als leistungsfähiges ERP-System die Grundlage für viele Geschäftsprozesse bildet, ermöglicht SharePoint eine effiziente Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit. Die d.velop Software sorgt dafür, dass diese beiden Systeme miteinander kommunizieren und die Geschäftsprozesse optimiert werden. So können Unternehmen Informationen zum Beschaffungsprozess mit SAP und SharePoint in einem einzigen System bündeln, was das Arbeiten mit verschiedenen Quellen vereinfacht und Zeit spart. 

Blogartikelreihe zum Thema Purchase to Pay in SAP

Dem gesamten Purchase to Pay-Prozess haben wir eine eigene Blogartikelreihe gewidmet, um Unternehmen, die SAP verwenden, zu zeigen, wie sich mit unserer Software der gesamte Purchase to Pay-Prozess unterstützen lässt. Von der Erklärung des Maverick Buying, über die Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) bis hin zu exklusiven Einblicken in die Software.