Die Bedarfsanforderung ist ein Prozessschritt im Rahmen der Beschaffung in Unternehmen. Welche Arten von Bedarfsanforderungen existieren, wie der Prozess hinter Bedarfsanforderungen aussieht und welche Herausforderungen und bewährte Verfahren es gibt, erklären wir im folgenden Blogartikel.
Definition Bedarfsanforderung
Die Bedarfsanforderung ist eine schriftliche Anforderung, die in der Regel an die Einkaufsabteilung des Unternehmens übermittelt wird und den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen beinhaltet. Ein ebenso gängiger Begriff ist die Bestellanforderung. Beides wird häufig mit dem Begriff BANF abgekürzt. Die Bedarfsanforderung ist Bestandteil eines einheitlichen Systems, mit dem Mitarbeitende oder automatische Bedarfsplanungssysteme den Bedarf dokumentieren und eine Bestellung durch den Einkauf auslösen.
Arten von Bedarfsanforderungen
Die Bedarfsanforderung kann sowohl in Papierform als auch digital erstellt und übermittelt werden. In Papierform muss ein vorgefertigter Ausdruck ausgefüllt an die Einkaufsabteilung gegeben werden. Bei der digitalen Lösung spricht man auch von einer eBANF. Die digitale Erstellung und Übermittlung bringt einige Vorteile mit sich, wie zum Beispiel die direkte Integration in die IT-Systemlandschaft, die Bedarfsanforderung kann ortsunabhängig ausgefüllt werden, die Übermittlung verläuft lückenlos, fehlerfrei und zeiteffizient. Zudem kann die digitale Bedarfsanforderung individuell angepasst werden, indem zum Beispiel mit hinterlegten Online-Katalogen oder mit Dropdown-Feldern vordefinierte Standards ausgewählt werden können, sodass in jedem Fall die richtige Ware oder Dienstleistungen bestellt werden.
Prozess der Bedarfsanforderung
Sprechen wir von einer digitalen Bedarfsanforderung, lässt sich diese problemlos in viele IT-Systeme direkt integrieren. Verschiedene Plattformen wie SAP haben bereits die Voraussetzungen für eine unkomplizierte Umsetzung.
Im digitalen System durchläuft die Bedarfsanforderung folgende Stationen:
- BANF erstellen
- Kontrolle der Anforderung im Einkauf sowie Freigabe
- Bestellung auslösen
- Auftragsbestätigung prüfen
- Wareneingang
- Rechnungsprüfung und Zahlung
- Archivierung der Bedarfsanforderung
Erklärung des dargestellten Ablaufs
Nachdem der Bedarf durch automatische Systeme oder auch Mitarbeiter:innen festgestellt wurde, wird die Bedarfsanforderung erstellt und an die Einkaufsabteilung übermittelt. Diese kontrolliert die Bedarfsanforderung und gibt sie frei. Danach wird die Bestellung durch den Einkauf ausgelöst. Nach der Bestellung folgt in der Regel eine Auftragsbestätigung, welche dann mit der Bestellung abgeglichen wird. Auch der Wareneingang sowie die eingegangene Rechnung werden nochmals mit den vorherigen Dokumenten abgestimmt, sodass der gesamte Beschaffungsprozess bis hin zur Zahlung transparent ist. Diese Prozesskette nennt man auch Purchase-to-Pay
Herausforderungen bei der Bedarfsanforderung
Die Bedarfsanforderung spielt eine entscheidende Rolle in Unternehmen und Organisationen, wenn es darum geht, den Bedarf an Ressourcen, Materialien oder Dienstleistungen zu ermitteln. Dabei gibt es jedoch einige Herausforderungen, die bewältigt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Unklare Anforderungen
Oftmals fehlt es an einer klaren Definition der genauen Spezifikationen und Anforderungen des Bedarfs, was häufig zu Missverständnissen führt.
Unzureichend definierte Prozesse
Prüf- und Freigabeschritte sind nicht definiert und müssen jeweils neu definiert und durchschritten werden.
Mangelnde Datenverfügbarkeit
Es kommt vor, dass unzureichende Daten oder Informationen zur Verfügung stehen. So kann die Bedarfsanforderung nicht ausreichend bewertet werden und beeinträchtigt die Bedarfsermittlung.
Begrenzte Ressourcen
Nicht selten ist der Bedarf größer als die verfügbaren Ressourcen. Hier muss eine Priorisierung der Bedarfe vorgenommen werden, damit knappe Ressourcen optimal genutzt werden.
Komplexität und Dynamik
In dynamischen Umgebungen ändert sich der Bedarf ständig. Die Herausforderung besteht darin, mit dieser Dynamik umzugehen und Bedarfe kontinuierlich zu überwachen und anzupassen.
Bewährte Verfahren
Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, haben sich bewährte Verfahren etabliert. Durch deren Anwendung kann eine effiziente und zielgerichtete Bedarfsanforderung erreicht werden.
Festlegung des Beschaffungsprozesses
Der gesamte Prozess sollte genau definiert sein. Das bedeutet, alle Beteiligten sollten die einzelnen Prozessschritte, erforderlichen Dokumente sowie Freigaben kennen und mit dem Prozess vertraut sein.
Definition des Bedarfs
In der Bedarfsanforderung sollte klar und präzise definiert werden, um welchen Bedarf es sich handelt inklusive aller relevanten Informationen, wie die Art des Bedarfs, die erforderliche Menge, der Qualitätsstandard sowie der Zeitrahmen.
Dokumentation
Eine klare Dokumentation erleichtert die Kommunikation und verhindert Missverständnisse. Alle relevanten Informationen innerhalb der Bedarfsanforderung sollten dabei festgehalten werden. Dies sind zum Beispiel Mengenangaben, Lieferfristen oder auch technische Spezifikationen.
Kommunikation
Die Bedarfsanforderung sollte klar und eindeutig an die zutreffenden Personen oder Abteilungen kommuniziert werden. Dabei sollten offene Fragen geklärt sein, damit alle Prozessbeteiligten ein gemeinsames Verständnis haben.
SAP BANF – Die Bedarfsanforderung in SAP
Das ERP-System SAP bietet verschiedene Module, wie SAP Materials Management (MM) oder SAP Supplier Relationsship Management (SRM), welche den Beschaffungsprozess in Unternehmen effektiver gestalten und erleichtern. In diesen Modulen kann die Bedarfsanforderung ein Bestandteil sein. In einem komplett digitalisierten Beschaffungsprozess innerhalb SAP, ist die Bedarfsanforderung oder auch kurz BANF der Anfang der Prozesskette des digitalen Purchase-to-Pay Prozesses und zugleich das ausgehende Dokument für nachfolgende prozessrelevante Dokumente, wie die Bestellung, die Auftragsbestätigung oder auch der Lieferschein. Die digitale Bedarfsanforderung gewährleistet von Anfang an einen transparenten Beschaffungsprozess und verhindert den Maverick Buying Effekt (wildes Kaufverhalten).
Die Bedarfsanforderung als Bestandteil des digitalen Purchase-to-Pay Prozesses
Der Grundstein und Startpunkt für diesen Prozess ist der in diesem Blogartikel beschriebene Prozess der digitalen Bedarfsanforderung an den Einkauf. Der Einkauf bestellt dann die Ware und prüft die Auftragsbestätigung basierend auf der Bestellung und der Bedarfsanforderung. Nach Wareneingang wird der Lieferschein digital mit der Auftragsbestätigung abgeglichen, um mögliche Abweichungen zu überprüfen. Nach Rechnungseingang wird die Rechnung digital mit den vorangegangenen prozessrelevanten Dokumenten abgeglichen und rundet somit den digitalen Purchase-to-Pay Prozess ab.
Der oben beschriebene Purchase-to-Pay Prozess wird vollständig digital im System abgebildet und durchläuft digital (inkl. Rückfragen) die einzelnen Abteilungen des jeweiligen Prozesses. Somit werden die oben beschriebenen Herausforderungen durch die digitale Abbildung des Prozesses gelöst und die Unternehmung und jeder einzelne Mitarbeitende erfährt eine Prozessverbesserung.
Um den Prozess revisionssicher zu gestalten, empfiehlt es sich, alle relevanten Dokumente bereits zu Anfang digital zu archivieren. So bekommt jede mitwirkende Person einen transparenten Einblick in die Prozesse und ist zu jeder Zeit vollständig aussagefähig (im entsprechenden Bereich / entsprechend den jeweiligen Berechtigungen).
Der digitale Purchase to Pay-Prozess in SAP