Künstliche Intelligenz polarisiert. Während viele in ihr die Zukunft sehen, stehen ihr andere noch mit Skepsis gegenüber. Das liegt vor allem an der Angst, dass die fortschreitende Digitalisierung die Arbeit übernimmt und den Menschen ersetzbar macht. Dabei kann eine KI den Wissensmitarbeiter:innen nicht ersetzen, die lästigen Aufgaben abnehmen hingegen schon. In dem Zusammenhang betrachten wir die automatische Kontierung etwas genauer.
Was bedeutet Kontierung? Definition, Ablauf und Bedeutung im Überblick
Bevor wir zu den 5 wichtigsten Gründen für eine automatische Kontierung von Rechnungen kommen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Definition und Bedeutung der Kontierung.
Definition Kontierung
Die Kontierung bezeichnet eine Methode der Buchführung, bei der Geschäftsvorfälle mittels Buchungssatz ordnungsgemäß verbucht werden können. Anhand von Belegen wird entschieden, welcher Geschäftsvorfall auf welches Sachkonto gebucht wird. Die Kontierung erfolgt auf Basis der GoBD.
Beleg kontieren – Wie funktioniert die Kontierung nach Kontenplan?
Ob Eingangsrechnung, Lieferschein oder Gutschrift – das Kontieren von Belegen ist fester Bestandteil unternehmerischen Handelns. Der eigentlichen Kontierung geht die sogenannte Vorkontierung voraus. Diese findet in der Regel manuell mittels Kontierungsstempel statt, der sich aus individuell gestalteten Feldern zur Eintragung relevanter Information für die Kontierung zusammensetzt. Grundsätzlich funktioniert die (manuelle) Kontierung wie folgt:
- Vorbereiten: Manuelle Erfassung mittels Eingangs- und Datumsstempel
- Sortieren: Manuelle Sortierung nach Buchungskreisen für Sammelbuchungen
- Prüfen: Manuelle Prüfung, ob Belege ordnungsgemäß ausgestellt wurden
- Kontieren: Tatsächliche Kontierung in der Buchhaltung
- Archivieren: Revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der Aufbewahrungsfrist
Automatische Kontierung mittels Software
Die manuelle Kontierung beinhaltet neben hohem Zeitaufwand auch die Gefahr von Fehlern. Bei der automatischen Kontierung können durch den Einsatz einer Software-Lösung zahlreiche manuelle Schritte eliminiert werden und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet werden. Die folgenden 5 Gründe unterstreichen, warum sich die Umstellung auf eine automatische Kontierung von Rechnungen für jedes Unternehmen lohnt.
Grund 1: Mitarbeiter:innen entlasten durch die automatisierte Kontierung
Zu den lästigsten Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung gehören die sachliche und formelle Prüfung sowie die Kontierung der Belege. Genau bei diesen Arbeitsschritten geht viel Zeit verloren.
Formelle Prüfung
Schon hier kann eine Software unterstützen. Das System übernimmt die Prüfung der Rechnung nach rechtlichen Vorschriften und macht für Mitarbeiter:innen Abweichungen kenntlich. Die manuelle Überprüfung dauert dann nur noch wenige Sekunden.
Sachliche Prüfung
Durch eine Anbindung an dein ERP-System kann die Software die Rechnung mit dem dazugehörigen Lieferschein abgleichen. Abweichungen sind für den Mitarbeitenden direkt ersichtlich. Auch hier nimmt die manuelle Überprüfung durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nur noch wenig Zeit in Anspruch.
Vorkontierung und Kontierung
Basierend auf den Inhalten der Rechnung und den Daten des Kreditors erstellt die KI eigenständig einen Vorschlag zur Kontierung auf Belegebene. Der zuständige Mitarbeiter oder die zuständige Mitarbeiterin kann den Vorschlag dann annehmen oder entsprechend bearbeiten. Da die KI selbstlernend ist, minimiert sich der Bearbeitungsaufwand mit der Zeit auf ein Minimum. Die Entlastung sorgt für deutlich beschleunigte Workflows und außerdem für mehr Zufriedenheit in der Belegschaft.
Definition Vorkontierung
Die Vorkontierung ist eine vorbereitende Tätigkeit zur Verbuchung von Geschäftsvorgängen. Durch die Vorkontierung wird festgelegt, auf welchen Buchhaltungskonten intern und extern Belege erfasst und gebucht werden.
Grund 2: Fehlerquote minimieren durch automatisches Kontieren von Belegen
Fehler in der Buchführung können schnell teuer werden, dennoch kommen sie vor. Monotone Arbeitsabläufe und lästige Routinearbeiten fördern die Fehleranfälligkeit von Prozessen. Die KI-basierten Kontierungsvorschläge für Belege sorgen dagegen unmittelbar für eine Minimierung der Fehlerquote in deiner Buchhaltung.
Automatische Dublettenprüfung
Ein weiterer typischer Fehler bei der manuellen Eingangsrechnungsverarbeitung ist beispielsweise das doppelte Vorliegen von Rechnungen im System – sogenannte Dubletten. Durch eine automatisierte Dublettenprüfung lassen sich Dubletten per Mausklick anzeigen und so potenziell doppelte Zahlungen durch Rechnungskopien verhindern.
Grund 3: Dank automatischer Kontierung zur stetigen Prozessoptimierung
Der Einsatz einer intelligenten, selbstlernenden KI hält deine Kontierung und Buchführung stets auf dem neuesten Stand. Durch smarte Kontierungsvorlagen lassen sich wiederkehrende Geschäftsvorfälle den entsprechenden Buchungen vollautomatisch zuordnen.
Das Besondere von d.velop invoices: Die KI-basierte Rechnungslösung bietet statt eines übergreifenden Trainingsmodells, je Kreditor ein eigenes dynamisches Modell. Dadurch ist die KI deutlich flexibler und anpassungsfähiger. Schon mit wenigen Trainingsdokumenten kann die KI passende Vorschläge für Sachkonto und Kostenstelle liefern. Mit der Zeit verbessert sich die KI so weit, dass kaum noch Anpassungen nötig sind.
5 Vorteile einer KI-basierten und automatisierten Rechnungsverarbeitung
Grund 4: Für Klein und Groß: skalierbare Software
Ob großes Unternehmen oder Mittelstand – von einer KI-basierten Kontierung profitiert jede Unternehmensform. Schon bei wenigen Rechnungen pro Tag zeigt sich eine Arbeitserleichterung und Reduzierung der Fehlerquote.
Skalierbare Rechnungsverarbeitung
Am Beispiel von Schalke 04 zeigt sich, dass die KI-basierte Kontierung keine Grenzen hat. Der 160.000 Mitglieder starke Verein arbeitet mit rund 7.500 Belegen pro Quartal, ca. 500 Sachkonten, 100 Kostenstellen und über 1.200 Kreditoren. Der Einsatz der automatisierten Kontierung innerhalb der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop wird bei den Mitarbeiter:innnen sehr geschätzt.
Grund 5: Sie profitieren von einer Produktivitätssteigerung dank optimaler Systemintegration
Du kannst die KI-basierte Kontierung von Rechnungen als wesentlichen Bestandteil deiner individuellen Digitalisierungsstrategie in Richtung papierloses Büro betrachten. Die Kontierungsvorschläge werden automatisch auf Belegebene erstellt und das jeweilige Sachkonto sowie die Kostenstelle können vollautomatisiert in dein ERP-System übertragen werdem. Derartige Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Workflow und unterstützen langjährige Mitarbeiter:innen wie auch Neuangestellte bei ihrer täglichen Arbeitsroutine.
Bei der Vielzahl an möglichen Posten, die beim Buchungssatz angesprochen werden können, kann oftmals schnell der Überblick verloren gehen. Automatisches Kontieren und Buchen lässt die Produktivität im Rahmen deiner buchhalterischen Prozesse signifikant steigen.
Wie du ganz einfach und automatisch Eingangsrechnungen kontieren und digital in der Cloud erfassen, erfährst du im Webinar zum Thema KI-basierte Rechnungsverarbeitung.
Häufige Fragen zur Kontierung
Die Kontierung ist eine Buchführungsmethode, die es ermöglicht, Geschäftsvorfälle mittels Buchungssätzen korrekt zu verbuchen. Dabei wird anhand von Belegen entschieden, welchem Sachkonto der Geschäftsvorfall zugeordnet wird. Die Kontierung erfolgt gemäß den Vorschriften der GoBD.
Die Vorkontierung ist eine Vorbereitungsmaßnahme für die Buchung von Geschäftsvorfällen. Bei der Vorkontierung wird festgelegt, auf welchen Konten intern und extern Belege erfasst und gebucht werden.
Bei der manuellen Kontierung erfolgt in der Regel zunächst eine händische Erfassung der Belege mittels Eingangs- und Datumsstempel. Anschließend werden die Belege nach Buchungskreisen sortiert. Im nächsten Schritt erfolgt eine manuelle Prüfung, um sicherzustellen, dass die Belege ordnungsgemäß ausgestellt wurden, dann folgt die eigentliche Kontierung in der Buchhaltung. Abschließend werden die Belege revisionssicher archiviert und dabei die Aufbewahrungsfristen beachtet.
Ja, bei der automatischen Kontierung werden die manuellen Schritte mit Hilfe einer Software-Lösung eliminiert und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet. Dabei werden OCR-Technologie und künstliche Intelligenz eingesetzt, um relevante Informationen aus der Rechnung zu extrahieren und automatisch zu buchen.
Die automatische Kontierung von Rechnungen minimiert manuelle Eingriffe und spart Zeit und Kosten. Mitarbeiter:innen werden entlastet und Fehler minimiert. Skalierbare Software ermöglicht den Einsatz für Klein- und Großunternehmen und trägt zur stetigen Prozessoptimierung bei.