Eine korrekt durchgeführte Kontierung ist die Grundlage für die ordnungsgemäße Buchführung. Sie hilft dabei, sicherzustellen, dass jeder Geschäftsvorfall korrekt erfasst und verbucht wird. Die Nutzung einer KI-gestützten automatischen Kontierung von Rechnungen kann hierbei nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Buchführung verbessern. In diesem Artikel beschäftigen wir uns zunächst mit den Grundlagen und Begrifflichkeiten der Kontierung, bevor wir uns auf drei Hauptgründe konzentrieren, wie eine automatische Kontierung die Buchhaltung in deinem Unternehmen oder deiner Organisation unterstützen kann.
Definition Kontierung
Im Kontext der Buchhaltung beschreibt der Begriff Kontierung die Entscheidung, auf welche Konten ein bestimmter Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Dies geschieht durch einen Buchungssatz, der angibt, von welchem Konto auf welches Konto gebucht wird. Der Buchungssatz folgt dem Muster: Soll-Konto an Haben-Konto. Dieser Vorgang ist für Unternehmen essenziell, da nur so sichergestellt werden kann, dass die entstandenen Kosten korrekt auf die jeweiligen Kostenstellen und Kostenträger verteilt werden.
Vorkontierung vs. Kontierung
Die Vorkontierung und Kontierung sind zwei eng miteinander verbundene Schritte in der Buchhaltung, die jedoch einige entscheidende Unterschiede aufweisen:
Vorkontierung
Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Prozess in der Buchhaltung, bei dem Geschäftsvorfälle vorläufig den entsprechenden Konten zugewiesen werden, bevor sie endgültig verbucht werden. Im Wesentlichen geht es darum, Informationen auf bzw. an einem Beleg festzuhalten, um später die entsprechenden Buchungssätze bilden zu können. Obwohl dieser Vorgang auf den ersten Blick unbedeutend erscheint, spielt er eine wichtige Rolle in der Buchhaltung. Durch die Vorkontierung wird der Grundsatz der ordnungsmäßigen Buchführung gewahrt und die Produktivität in buchhalterischen Prozessen gesteigert. Die vorherige Zuordnung der Konten vereinfacht und beschleunigt die Arbeit des Buchhalters/ der Buchhalterin.
Kontierung
Die Kontierung bezeichnet die eigentliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Büchern des Unternehmens, sie führt zu Veränderungen der Kontostände auf der aktiven und passiven Seite. Die erforderlichen Buchungssätze werden dabei auf Basis der Vorkontierung erstellt. Mit Hilfe der Kontierung wird eine chronologische und systematische Abbildung der Geschäftsvorgänge ermöglicht.
Zusammenfassend lässt sich damit sagen, dass die Vorkontierung als vorbereitender Schritt zur Kontierung dient. Die Kontierung wird durch die Vorkontierung vereinfacht. Dies trägt zu einer effizienten und fehlerfreien Buchhaltung bei.
3 Gründe für die automatische Kontierung mittels Software
Die manuelle Kontierung beinhaltet neben hohem Zeitaufwand auch die Gefahr von Fehlern. Bei der automatischen Kontierung können durch den Einsatz einer Software-Lösung viele manuelle Schritte eliminiert und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet werden. Die folgenden drei Gründe unterstreichen, warum sich die Umstellung auf eine automatische Kontierung von Rechnungen für jedes Unternehmen lohnt.
Grund 1: Mitarbeiter:innen entlasten durch die automatische Kontierung
Eine manuelle Zuordnung der Belege zu den entsprechenden Konten ist je nach Unternehmensgröße und Umfang des Kontenplans eine zeitintensive Aufgabe. Bei der automatischen Kontierung erstellt die Künstliche Intelligenz (KI) basierend auf den Inhalten der Rechnung und den Stammdaten zu dem jeweiligen Kreditor eigenständig einen Vorschlag für die Vorkontierung auf Belegebene. Der zuständige Mitarbeiter oder die zuständige Mitarbeiterin können den Vorschlag dann annehmen oder entsprechend bearbeiten. Da die KI selbstständig aus den Eingaben der Anwender:innen lernt, minimiert sich der Bearbeitungsaufwand mit der Zeit auf ein Minimum. Diese Entlastung kann sowohl für eine deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung als auch für mehr Zufriedenheit in der Belegschaft sorgen.
Entsprechende Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützt Anwender:innen neben der automatischen Kontierung auch bei der Rechnungsprüfung. Das System prüft beispielweise, ob ein Rechnungsbeleg alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthält und weist Mitarbeiter:innen auf fehlende Angaben hin.
Grund 2: Fehlerquote minimieren durch automatisches Kontieren von Belegen
Fehler in der Buchführung können schnell teuer werden, dennoch kommen sie vor. Monotone Arbeitsabläufe und lästige Routinearbeiten fördern die Fehleranfälligkeit von Prozessen. KI-basierte Kontierungsvorschläge sorgen dagegen unmittelbar für eine Minimierung der Fehlerquote in der Buchhaltung. Egal, ob großes Unternehmen oder Mittelstand – von einer KI-basierten Kontierung profitiert jede Unternehmensform oder Organisation. Schon bei wenigen Rechnungen pro Tag zeigt sich eine Arbeitserleichterung und Reduzierung der Fehlerquote.
Automatische Dublettenprüfung
Ein typischer Fehler bei der manuellen Verarbeitung eingehender Rechnungen ist beispielsweise das doppelte Vorliegen von Rechnungen im System – sogenannte Dubletten. Durch eine automatisierte Dublettenprüfung lassen sich Dubletten per Mausklick anzeigen und so potenziell doppelte Zahlungen durch Rechnungskopien verhindern.
Grund 3: Dank automatischer Kontierung zur stetigen Prozessoptimierung
Der Einsatz einer intelligenten, selbstlernenden KI hält deine Kontierung und Buchführung stets auf dem neuesten Stand. Durch smarte Kontierungsvorschläge lassen sich Geschäftsvorfälle den entsprechenden Buchungen einfach und schnell zuordnen.
Das Besondere an der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop: Die integrierte KI-basierte Lösung zur automatischen Kontierung von Rechnungen bietet statt eines übergreifenden Trainingsmodells je Kreditor ein eigenes dynamisches Modell. Solch ein kleineres Modell ist deutlich flexibler und anpassungsfähiger. Schon mit wenigen Trainingsdokumenten kann die KI passende Vorschläge für Sachkonto und Kostenstelle liefern und mit der Zeit verbessern sich die Kontierungsvorschläge weiterhin kontinuierlich.
Zusammenfassung: Automatische Kontierung von Rechnungen
Du kannst die KI-basierte Kontierung von Rechnungen als wesentlichen Bestandteil deiner individuellen Digitalisierungsstrategie in Richtung papierloses Büro betrachten. Die Kontierungsvorschläge werden automatisch auf Belegebene erstellt und es wird entweder ein fertiger Buchungssatz oder Buchungsvorschlag an dein ERP- oder FiBu-System übertragen. Derartige Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Ablauf und unterstützen bei der täglichen Arbeitsroutine.
Bei der Vielzahl an möglichen Posten, die beim Buchungssatz angesprochen werden können, kann oftmals schnell der Überblick verloren gehen. Automatisches Kontieren und Buchen lässt die Produktivität im Rahmen deiner buchhalterischen Prozesse signifikant steigen.
In unserem Whitepaper bekommst du neben der automatischen Kontierung von Rechnungen einen umfassenden Überblick über weitere Funktionen, die unter anderem dabei helfen, für gesetzliche Anforderungen wie die kommende E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein:
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Häufige Fragen zur Kontierung
Im Kontext der Buchhaltung beschreibt die Kontierung die Entscheidung, auf welches Konto ein Geschäftsvorgang gebucht wird. Buchungssätze folgen dabei stets dem Muster: Soll-Konto an Haben-Konto. Eine korrekte Kontierung ist essenziell, um Kosten richtig auf Kostenstellen und Kostenträger zu verteilen.
Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Schritt in der Buchhaltung, bei dem Geschäftsvorfälle vorläufig den entsprechenden Konten zugewiesen werden. Dabei werden Informationen auf/an einem Beleg festgehalten, um später die notwendigen Buchungssätze erstellen zu können.
Bei der manuellen Kontierung erfolgt in der Regel zunächst eine händische Erfassung der Belege mittels Eingangs- und Datumsstempel. Anschließend werden die Belege nach Buchungskreisen sortiert. Im nächsten Schritt erfolgt eine manuelle Prüfung, um sicherzustellen, dass die Belege ordnungsgemäß ausgestellt wurden, dann folgt die eigentliche Kontierung in der Buchhaltung. Abschließend werden die Belege revisionssicher archiviert und dabei die Aufbewahrungsfristen beachtet.
Ja, bei der automatischen Kontierung werden viele manuelle Schritte mit Hilfe einer Software-Lösung eliminiert und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet. Dabei werden u.a. OCR-Technologie und künstliche Intelligenz eingesetzt, um relevante Informationen aus der Rechnung zu extrahieren und automatisch Kontierungsvorschläge zu erstellen.
Die automatische Kontierung von Rechnungen reduziert manuelle Eingriffe und spart Zeit und Kosten. Mitarbeiter:innen werden entlastet und Fehler minimiert. Skalierbare Software ermöglicht den Einsatz für Klein- und Großunternehmen und trägt zur stetigen Prozessoptimierung bei.