Personalabteilungen nehmen oft die Rolle des digitalen Pioniers in der Organisation ein, indem sie wiederkehrende Dokumentenprozesse ganzheitlich digitalisieren. In diesem Zuge gewinnt das digitale Ausbildungszeugnis immer mehr an Bedeutung. Es repräsentiert den Wandel hin zu einem effizienten Dokumentenmanagement in Personalabteilungen. Durch die Integration digitaler Signaturen können Unternehmen und Organisationen nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch ihre Position als innovative Arbeitgeber stärken. Diese Einführung beleuchtet, warum das digitale Ausbildungszeugnis der neue Standard im Personalwesen ist und welche Anforderungen unbedingt bedacht werden sollten.
Was ist ein Ausbildungszeugnis?
Ein Ausbildungszeugnis ist ein offizielles Dokument, das einem Auszubildenden nach Abschluss seiner Ausbildung ausgestellt wird. Es enthält wichtige Informationen über die Art und Dauer der Ausbildung sowie die erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse. Überdies bewertet es die Leistungen und das Verhalten des Auszubildenden während der Ausbildungszeit. Ein gut formuliertes Ausbildungszeugnis ist entscheidend für die berufliche Zukunft der Auszubildenden, da es potenziellen Arbeitgebern einen umfassenden Überblick über ihre Qualifikationen und Kompetenzen bietet. Das Ausbildungszeugnis wird in § 16 Bundesbildungsgesetz (BBiG) geregelt.
§ 16 BBiG: Ausbildungszeugnis
(1) Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Das Zeugnis kann mit Einwilligung der Auszubildenden in elektronischer Form erteilt werden. Haben Ausbildende die Berufsausbildung nicht selbst durchgeführt, so soll auch der Ausbilder oder die Ausbilderin das Zeugnis unterschreiben.
(2) Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden. Auf Verlangen Auszubildender sind auch Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen.
Welche Vorteile bietet ein digitales Ausbildungszeugnis?
Ein digitales Ausbildungszeugnis bietet sowohl Auszubildenden als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile:
Vorteile für Auszubildende:
- Schnelle Verfügbarkeit: Digitale Zeugnisse können unmittelbar nach Abschluss der Ausbildung ausgestellt und versendet werden, was den Bewerbungsprozess beschleunigt.
- Einfache Handhabung: Digitale Dokumente sind leicht zu speichern, zu teilen und bei Bewerbungen einzureichen. Dies erleichtert den Bewerbungsprozess erheblich und spart Zeit.
- Sicherheit: Durch digitale Signaturen wird die Authentizität und Integrität des Dokuments gewährleistet. Dies schützt vor Fälschungen und Manipulationen.
- Zugänglichkeit: Ein digitales Zeugnis kann jederzeit und von überall abgerufen werden, was besonders praktisch ist, wenn man sich international bewirbt.
Vorteile für Arbeitgeber:
- Effizienz: Der Prozess der Ausstellung und Verwaltung von Zeugnissen wird durch digitale Lösungen erheblich beschleunigt. Dies spart Zeit und Ressourcen.
- Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf Papier und Druckkosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Umweltfreundlichkeit bei und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens.
- Einfache Archivierung: Digitale Zeugnisse können problemlos, z.B. in einem Dokumentenmanagement-System, archiviert und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden, was die Verwaltung erleichtert.
Diese Vorteile machen digitale Ausbildungszeugnisse zu einer modernen und praktischen Lösung für alle Beteiligten, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit und Nachhaltigkeit fördern.
Darf ich ein Ausbildungszeugnis digital unterschreiben?
Ja, ein Ausbildungszeugnis kann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur digital unterschrieben werden. Damit ein Ausbildungszeugnis gültig und rechtlich wirksam ist, muss die jeweilige gesetzliche Formvorschrift eingehalten werden. Ansonsten kann es nach § 125 BGB wegen Formmangels angefochten und für nichtig erklärt werden. Im Folgenden haben wir dir die Herleitung stufenweise aufbereitet:
- Für ein Ausbildungszeugnis nach § 16 BBiG gilt die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB.
- Die Schriftform bedeutet, dass ein Dokument – in diesem Fall das Ausbildungszeugnis – mit Stift auf Papier unterschrieben wird.
- Die gesetzliche Schriftform kann in diesem Fall durch die elektronische Form nach § 126a BGB ersetzt werden, wenn der Auszubildende zustimmt.
- Zur Einhaltung der elektronischen Form ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig.
So kannst du mit d.velop sign ein Ausbildungszeugnis unterschreiben
d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen und Organisationen Dokumente digital und rechtssicher unterschreiben können. d.velop sign wird in Deutschland entwickelt und von der Open Telekom Cloud (OTC) auf ausschließlich europäischen Servern betrieben. Mit d.velop sign können PDF- und XML-Dokumente von einer Person selbst signiert oder gemeinsame Signaturumläufe mit mehreren Personen gestartet werden. Alle eIDAS-Signaturarten, darunter die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sind im Standard verfügbar. Zur Verifizierung von digitalen Identitäten arbeitet d.velop sign mit zertifizierten Vertrauensdiensten nach der EU Trusted List zusammen. d.velop sign kann standalone genutzt oder über verschiedene Integrationsstufen in die bestehenden Arbeitswelten und Systemlandschaften integriert werden.
Ausbildungszeugnis mit d.velop sign digital unterschreiben
- Das Ausbildungszeugnis erstellen
- Das Ausbildungszeugnis in d.velop sign hochladen
- Die qualifizierte elektronische Signatur als Signaturstufe auswählen
- Ausbildungszeugnis digital unterschreiben
- Das digitale Ausbildungszeugnis wird automatisch dem Auszubildenen und Arbeitgeber zur Verfügung gestellt
Das digitale Ausbildungszeugnis als neuer Standard im Personalwesen
Die Einführung des digitalen Ausbildungszeugnisses markiert einen bedeutenden Schritt in der digitalen Transformation von Personalabteilungen. Diese Entwicklung spiegelt den Wandel hin zu effizienteren, sichereren und nachhaltigeren Dokumentenprozessen wider. Personalabteilungen, die digitale Signaturen integrieren, profitieren von einer optimierten Verwaltung und stärken ihre Position als moderne und zukunftsorientierte Arbeitgeber. Die Digitalisierung von Ausbildungszeugnissen ist nicht nur ein Zeichen des Fortschritts, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der strategischen Ausrichtung von Unternehmen im digitalen Zeitalter. Neben dem Ausbildungszeugnis kann der digitale Signaturprozess auf weitere Dokumente wie Arbeitsverträge, Mietverträge, Kaufverträge und Co. erweitert werden.