Archivsysteme – dem schnellen Gedanken folgend landet man bei langen Listen und Katalogen, kleinen Karteikarten in Schubladen und endlosen Regalen. Ein klassisches Archiv wichtiger Dokumente – ein Relikt von „damals“. Denn Papier ist heute nur noch eine mögliche Ausgabeversion oder Repräsentation wichtiger Dokumente, denn fast alles wird heute direkt digital erstellt. Wie also sind Archivsysteme und Aktensysteme heute gestaltet und was kann man sich darunter vorstellen? Dass ein Archivsystem mehr ist als eine Fundgrube, dass gerade Struktur und Wiederauffindbarkeit essenziell sind, betrachten wir in diesem Blogbeitrag.
Archivsysteme damals und heute
In Archiven fristen Unterlagen oder auch Gegenstände ihr Dasein, die nicht mehr konstant benötigt werden, aber auch nicht entsorgt werden können oder sollen. Damit die Jagd nach einer Information nicht zur unendlichen Geschichte wird, gibt es Archivsysteme oder auch Aktensysteme – je nachdem, ob man speziell Dokumente bezeichnen möchte, oder der Begriff auch weitläufiger verwendet wird. Eines hatten Archivsysteme und Akten Aufbewahrungssysteme bis vor einigen Jahren gemein – den unvermeidlichen Archivar, den Hüter des Wissens über das System und die dahinterliegende Struktur. Als Torwächter und Wegweiser waren Archivare unentbehrlich. Damals. Heute werden sowohl physische als auch rein digitale Archive mit Software verwaltet und Suchfunktionen erleichtern auch ungeschulteren Personen den Zugang zu Wissen. Was genau muss man sich aber unter einem elektronischen Archivsystem vorstellen?
Definition: Archivsystem
Ein Archivsystem bezeichnet eine Speicherung oder Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten, meist in elektronischer Form. Dabei ist die langfristige Speicherung ein Kernaspekt. Häufig handelt es sich hier vornehmlich um handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente, bei denen Themen wie Unveränderbarkeit eine Rolle spielen. Im englischen Sprachraum werden oft Begrifflichkeiten wie Records Management und Storage Systeme verwandt. Abzugrenzen sind Archivsysteme auch von Akten Aufbewahrungssystemen, die oftmals noch analoge Varianten der Medienaufbewahrung bezeichnen.
Was sollte ein Archivsystem können?
Ein Archivsystem sollte in der Lage sein, Unterlagen oder im weitesten Sinne Informationen sicher, geordnet und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Historische Archive haben dabei noch größere Dimensionen und reichen in der Zeitgeschichte mehrere Jahrhunderte zurück, was das Finden nicht gerade erleichtert, und ein klares System erfordert. Die Auffindbarkeit muss aber selbstverständlich auch in modernen Aktensystemen gegeben sein.
Im digitalen Bereich schaffen die Schnelllebigkeit und immer neue Innovationen eine weitere Herausforderung. Dateiformate sind im Laufe der Zeit unterschiedlich populär, teils nicht von jeder Software lesbar oder nicht ausreichend gegen Datenverlust geschützt. Ein Archivsystem muss dem Umgang der Informationsgesellschaft mit neuen Techniken und Standards gewachsen sein und die Lesbarkeit der Informationen über lange Zeiträume sicherstellen können.
In diesem Zusammenhang ist auch die konstante Weiterverbreitung digitaler Unterschriften zu erwähnen. Weil immer Dokument, die eine hohe rechtsgültig haben, digital signiert werden, wächst auch die Masse an aufzubewahrenden Dokumenten. Zeitgleich müssen diese Unterlagen rechtssicher verwahrt werden, d.h. ein Archivsystem muss auch mit verschiedenen Berechtigungen seiner Nutzer arbeiten können. Nicht jeder Vertrag darf von jeder Person eingesehen werden, muss aber dennoch in 10 Jahren noch verfügbar sein.
Diese Entwicklungen zwingen Unternehmen sich mit rechtlich korrekter Archivierung solcher Unterlagen auseinanderzusetzen. Ein Aktensystem muss revisionssicher sein – ein Aspekt, den wir uns gleich noch näher ansehen werden.
Zudem sollte das Archivsystem in der Lage seine Unterlagen auszulesen, damit es eigenständig versteht, um was für ein Dokument es sich handelt. Dies ist nötig, um schnell korrekte Aufbewahrungsfristen zu ermitteln, oder auch ein Dokument dem passenden Lieferanten zu ordnen zu können und es in eine digitale Akte einzusortieren. Dies trägt zur leichteren Arbeit des Endanwenders bei, wenn Unterlagen manuell im Archiv gesucht werden. Das kann z.B. der Fall sein, wenn Angebotsnummern oder Inhalte eines Dokuments nicht bekannt sind. Eine gute Erkennung, was das Dokument beinhaltet und die korrekte Zuordnung nehmen Anwender:innen daher beim Ablegen, aber auch beim Wiederfinden viel Arbeit ab.
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Ein Archivsystem braucht exzellente Schnittstellen und einen Archivar 2.0
Archivsysteme sind dann besonders gut, wenn die Endanwender sie nicht bemerken. Perfekt ist es, wenn Nutzer in ihren gewohnten Systemen – sei es HR-Software, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement – arbeiten, und die Unterlagen beim Speichern automatisch abgelegt werden. Mit Verschlagwortung und der korrekten Aufbewahrungsfrist versehen, damit es keine Mühe macht. Die volle Integration, die alles ineinanderfließen lässt, ist das optimale Ziel. Dazu muss aber auch eine clevere Suche mitgeliefert werden, die alle Unterlagen vollständig durchsucht. Nur so wird gewährleistet, dass archivierte Dokumente unaufwändig wiedergefunden werden – denn für ein elektronisches Akten Aufbewahrungssystem möchte man schließlich keinen Archivar anstellen. Die Suche ist der Archivar 2.0.
Ein Archivsystem sollte revisionssicher sein – sonst braucht man es nicht
Ein Akten Aufbewahrungsystem oder Archivsystem enthält viele geschäftsrelevante Informationen. Nach dem HBG, sowie z.B. §146 und §147 AO müssen diese Dokumente meist 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem gibt es aber weitere Ansprüche an Revisionssicherheit eines Archivsystems. Die Unterlagen müssen sicher, vollständig und ordnungsgemäß verwahrt werden. Dazu haben wir einen eigenen Blogartikel verfasst: „Revisionssicherheit – Was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher?“
Betriebsformen von Archivsystemen
Archivsysteme können On-Premises, also lokal auf eigenen Servern, oder aber als Software as a Service aus der Cloud heraus betrieben werden. Für den Endanwender spielt es keine Rolle, welche Infrastruktur dem System zugrunde liegt, solange alle passenden Programme nahtlos ineinandergreifen und jederzeit verfügbar sind. Die Entscheidung für die eine oder andere Betriebsform ist eher eine des eigenen Sicherheitsgefühls, bzw. der datenschutzrechtlichen Anforderungen, und der Möglichkeiten. Auch Archivsysteme müssen gepflegt und gewartet werden, sodass eine IT-Administration nötig ist. Archive haben das typische Symptom, dass sie konstant wachsen. Daher ist es auch nötig, rechtzeitig mehr Speicherplatz einzuplanen, damit das Archivsystem problemlos seine Aufgaben erfüllen kann. Im Cloud-Betrieb ist das ohne Vorlaufzeit möglich, der Speicherplatz wächst einfach mit und man bekommt in der Regel exakt das berechnet, was benötigt wird.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) können heutzutage oftmals leisten, was man von einem Archivsystem erwartet: nämlich mehr sein, als reine Fundgruben, in denen die Wiederauffindbarkeit so zufällig ist wie auf manchen Laufwerkstrukturen. Wenn man jedoch auf eine langfristige und rechtssichere Archivierung seiner Unterlagen angewiesen ist, empfiehlt sich, einmal genau hinzusehen, wie es das DMS mit den Themen OCR, Archivierung, Revisionssicherheit und Versionierung, und dem Umgang mit verschiedenen Dateiformaten hält. Was ein Dokumentenmanagement-System sonst noch so kann, haben wir in unserem Grundlagen-Whitepaper „Dokumentenmanagement einfach erklärt“ zusammengefasst.