Digitale Arbeitsanweisung: Darum solltest Du eine Arbeitsanweisung digital unterschreiben

In der heutigen Arbeitswelt gewinnt die Digitalisierung zunehmend an Bedeutung, und Prozesse werden kontinuierlich optimiert, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Eine dieser Optimierungen betrifft die Art und Weise, wie Arbeitsanweisungen unterzeichnet werden. Eine Arbeitsanweisung digital zu unterschreiben, bietet zahlreiche Vorteile, die über den einfachen Komfort hinausgehen. Neben der Zeitersparnis und der Reduzierung von Papierverbrauch ermöglicht es eine digitale Signatur, Arbeitsprozesse sicherer und nachvollziehbarer zu gestalten. Die Authentizität und Integrität der Unterschrift werden gewahrt, während gleichzeitig die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten erleichtert wird. Unternehmen, die ihre Arbeitsanweisungen digital unterschreiben lassen, profitieren von einem modernen, effizienten und umweltfreundlichen Arbeitsablauf.

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Eine Arbeitsanweisung (engl. Basic Operating Procedures, BOP) stellt eine Vorgabe für die ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Arbeit dar. Sie beschreibt detailliert und für den Ausführenden (Anwender) verständlich, verbindlich und verpflichtend, wann, wo und auf welche Art eine Arbeit/Tätigkeit (was) auszuführen ist. Sie besitzt häufig den Charakter einer Checkliste. Falls erforderlich, werden Schutzbestimmungen in Arbeitsanweisungen benannt. In Unternehmen sind neben Arbeitsanweisungen auch Verfahrens-, Prozess- und Betriebsanweisungen vorhanden. Arbeitsanweisungen kommen in Unternehmen aller Branchen zur Anwendung. Sie dienen einem Arbeitgeber oft dazu, sein Direktionsrecht auszuüben, das ihm laut Gewerbeordnung zusteht.

Das Direktionsrecht bildet die Grundlage einer Arbeitsanweisung

In arbeitsteiligen Organisationen sind Arbeitsanweisungen eine wichtige Voraussetzung für eine wirksame Betriebsführung. Um ein gewünschtes Arbeitsergebnis ohne unnötige Abweichungen (z. B. Fehler) erzielen zu können, sind die Arbeitsziele bzw. Arbeitsaufgaben genau, verständlich und verbindlich zu beschreiben bzw. zu vereinbaren. Der Gesetzgeber räumt u. a. deshalb dem Arbeitgeber in § 106 Satz 1 Gewerbeordnung (GewO) ein Direktionsrecht bei der Beauftragung seiner Beschäftigten ein.

§ 4 Arbeitsschutzgesetz fordert, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten bei sicherheitsrelevanten Arbeiten geeignete Anweisungen zu erteilen hat. Arbeitsanweisungen – in welcher Form auch immer – sind dafür ein geeignetes Hilfsmittel (Werkzeug). Zwar unterliegen Arbeitsanweisungen in der Regel keiner Norm. Arbeitgeber sollten jedoch stets sicherstellen, dass diese rechtskonform ausgearbeitet sind. Für Beschäftigte sind Arbeitsanweisungen schließlich verbindlich, ihre Nichtbefolgung kann leicht mit einer Abmahnung enden. Lediglich im Falle von rechtswidrigen Anordnungen dürfen Mitarbeiter:innen die Ausführung verweigern.

Was sollte in einer schriftlichen Arbeitsanweisung drinstehen?

Für die Aufgaben und Tätigkeiten, die unter Qualitätsgesichtspunkten, wirtschaftlichen Erwägungen, Sicherheitsaspekten sowie externen Forderungen (z. B. von Kunden und dem Gesetzgeber) besonders wichtig sind, sollte ein Unternehmen Arbeitsanweisungen erstellen, abstimmen und in Kraft setzen. Diese betreffen i. d. R. einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine Arbeitsmethode (z. B. eine Prüfmethode oder ein Prüfverfahren). Arbeitsanweisungen im engeren Sinne beschreiben konkrete Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz. Sie beinhalten – durch das ihnen zugrundeliegende Wissen – betriebliches Know-how. Die gängigen Arbeitsanweisungen vermitteln den Beschäftigten die folgende Punkte:

• Ziele und Zweck der Aufgabe oder Tätigkeit
• Anwendungsbereich
• welche konkreten Arbeitsschritte, in welcher Reihenfolge und womit auszuführen sind
• wer wofür zuständig ist
• welche Qualifikationen erforderlich sind
• welche Schutzbestimmungen zu beachten sind sowie
• was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist

Wer darf eine Arbeitsanweisung geben?

In Deutschland dürfen Arbeitsanweisungen grundsätzlich von Personen gegeben werden, die aufgrund ihrer Position oder Funktion im Unternehmen dazu befugt sind. Dies umfasst insbesondere die folgenden Personengruppen:

• Arbeitgeber: Der Arbeitgeber selbst hat das Recht, Arbeitsanweisungen zu erteilen, da er die Weisungsbefugnis über seine Angestellten hat.

• Vorgesetzte Personen, die vom Arbeitgeber mit Führungsaufgaben betraut wurden, wie Abteilungsleiter:innen, Teamleiter:innen oder sonstige Führungskräfte, dürfen Arbeitsanweisungen im Rahmen ihrer Zuständigkeit erteilen.

• Beauftragte Personen: Der Arbeitgeber kann bestimmte Mitarbeiter:innen oder externe Fachleute beauftragen, Arbeitsanweisungen zu geben, insbesondere wenn diese Personen über spezielle Fachkenntnisse verfügen, die für die Erteilung der Anweisungen erforderlich sind.

Zusätzlich muss der Betriebsrat, sofern vorhanden, bei der Einführung und Änderung von Arbeitsanweisungen beteiligt werden, wenn diese Fragen der Ordnung des Betriebs oder des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb betreffen (§ 87 BetrVG). Wird eine rechtskonforme Arbeitsanweisung an Mitarbeiter:innen dirigiert, darf diese nicht verweigert werden – andernfalls droht eine Abmahnung. Bemerkt man als Mitarbeiter:in vermeintliche rechtswidrige Anweisungen, sollte man in Dialog mit dem Arbeitgeber treten.

Wann ist eine Arbeitsanweisung rechtswidrig?

Arbeitsanweisungen erweisen sich mitunter als rechtswidrig, wenn sie gegen Gesetze, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeits- bzw. Tarifvertrag verstoßen. Auch dürfen von Arbeitnehmer:innen keine Handlungen verlangt werden, die beispielsweise mit ihrem religiösen Glauben unvereinbar sind. Letztlich können derartige Rechtswidrigkeiten nur durch ein Gericht festgestellt werden. Arbeitsanweisungen müssen immer verhältnismäßig und zumutbar sein und dürfen nicht gegen geltendes Recht oder die guten Sitten verstoßen.

Sind Arbeitsanweisungen Pflicht?

In mehrfacher Hinsicht besteht für Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitsanweisungen für Mitarbeitende zu erstellen. Zum einen existieren rechtliche Grundlagen für Arbeitsanweisungen zu sicherheitsrelevanten Tätigkeiten – dazu zählen unter anderem das Arbeitsschutzgesetz und die Betriebssicherheitsverordnung. Ferner sind Mitarbeitende zur Befolgung entsprechender Anweisungen verpflichtet, die vom Arbeitgeber angeordnet bzw. verschriftlicht wurden.

Eine Arbeitsanweisung bietet Vorteile für alle Beteiligten

Arbeitsanweisungen sind ein wichtiges Werkzeug der operativen Betriebsführung und fester Bestandteil jedes Managementsystems. Richtig gestaltet und eingesetzt, bieten Arbeitsanweisungen einige Vorteile:

• Qualitätssicherung: Wesentliche Arbeitsprozesse werden beschrieben und relevante Anforderungen festgelegt. So wird den beauftragten Mitarbeiter:innen klar vermittelt, was der Beauftragende von ihnen konkret erwartet. Bei Unklarheiten, unzureichenden Kenntnissen, Kompetenzen oder Ressourcen können und sollen die Mitarbeiter:innen nachfragen. Dies trägt zur Prävention bei, d. h. mögliche Fehler, sicherheitswidrige Zustände und Verhaltensweisen und damit Unfälle und Schäden werden vermieden oder zumindest deutlich reduziert.

• Effizienzsteigerung: Klare Vorgaben sind verfügbar, um eine einheitliche und nachvollziehbare Durchführung der Arbeiten, die Steuerung der Arbeitsprozesse, die Bewertung des Erreichten sowie bei Bedarf die Einleitung eines Verbesserungsprozesses zu gewährleisten; für neue Mitarbeiter dienen Arbeitsanweisungen als Leitfaden, während eingearbeitete Mitarbeiter:innen sie eher als Nachschlagewerk nutzen.

• Optimiertes Onboarding: Verkürzung der Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeiter:innen

So kannst du eine Arbeitsanweisung erstellen

Um eine vollumfängliche Arbeitsanweisung mit allen wichtigen Punkten aufzusetzen, bietet sich eine systematische Vorgehensweise an. Im Folgenden stellen wir dir zwei Möglichkeiten zur Strukturierung vor.

7-Schritte-Verfahren für Arbeitsanweisungen

1. Bestandsaufnahme und Brainstorming: Zunächst wird der Bedarf einer Arbeitsanweisung für die betreffende Tätigkeit evaluiert. Zudem gilt es zu überprüfen, ob bereits ein ähnliches Dokument existiert, das angepasst werden kann.
2. Zweck, Kontext oder Teilprozess benennen
3. Benötigte Arbeitsutensilien, Werkzeuge und Dokumente auflisten
4. Ablauf skizzieren: Die einzelnen Schritte der Arbeitszeiterfassung werden nun – aus Sicht der Mitarbeitenden – in einem übersichtlichen Flussdiagramm dargestellt.
5. Schritt-für-Schritt-Anleitung verfassen: In leicht verständlichen, übersichtlich gestalteten und aufeinander aufbauenden Einzelschritten wird beschrieben, wie und wann die Tätigkeit ausgeführt werden soll. Spezielle Fachbegriffe werden entweder vermieden oder erklärt. Screenshots dienen der Veranschaulichung.
6. Mögliche Probleme sowie Lösungswege beschreiben
7. Überprüfung, Genehmigung und Freigabe: Eine weitere Person überprüft die erstellten Anweisungen auf Verständlichkeit und Vollständigkeit. Der/Die Personalchef:in signiert das Dokument und gibt es frei. Im letzten Schritt wird die Arbeitsanweisung allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Dies geschieht zum Beispiel über ein System zur Dokumentenlenkung.

W-Fragen-Format kann bietet zusätzlich Orientierung

Beim Verfassen von Arbeitsinstruktionen dienen viele Unternehmen die zehn W-Fragen als Grundgerüst. Diese Vorgehensweise ist ausgesprochen nachvollziehbar und eignet sich grundsätzlich für jede Art der Arbeitsanweisung.

• Wer soll die Tätigkeit erledigen?
• Was genau ist zu tun?
• Wie ist die Arbeit zu erledigen?
• Womit soll gearbeitet werden?
• Wofür wird gearbeitet?
• Wo findet die Tätigkeit statt?
• Wie viel wird gebraucht?
• Wie lange darf die Tätigkeit in Anspruch nehmen?
• Wie gut muss das Ergebnis sein?
• Wie sehen die Sicherheitsmaßnahmen aus?

Tipp: Im Einzelfall bietet es sich an, die Anzahl der Fragen zu reduzieren.

Warum sollte ich eine Arbeitsanweisung unterschreiben?

Das Unterschreiben einer Arbeitsanweisung, insbesondere in digitaler Form, bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Eine digitale Unterschrift bietet rechtliche Sicherheit, da sie die Authentizität und Integrität des Dokuments gewährleistet und Missverständnisse über den Inhalt der Anweisung vermeidet. Darüber hinaus sorgt das digitale Unterschreiben einer Arbeitsanweisung für eine nahtlose Integration in bestehende digitale Prozesse, wodurch Medienbrüche vermieden werden. Dies führt zu einer effizienteren Dokumentenverwaltung und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Gleichzeitig sinken die Prozesskosten, da der Bedarf an physischem Papier und der damit verbundene Aufwand für Lagerung und Archivierung entfallen. Die digitale Signatur ermöglicht zudem eine schnelle und unkomplizierte Nachverfolgung, was insbesondere in regulierten Branchen von großem Vorteil ist. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Compliance und einem höheren Maß an Transparenz, da digitale Arbeitsanweisungen jederzeit leicht zugänglich und nachvollziehbar sind. Insgesamt trägt das Arbeitsanweisung digital unterschreiben wesentlich zu einer modernen, effizienten und rechtssicheren Arbeitsweise bei.

Eine digitale Arbeitsanweisung ist die beste Lösung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Entscheidung, eine Arbeitsanweisung digital zu unterschreiben, zahlreiche Vorteile für Unternehmen bietet. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses werden nicht nur Effizienz und Sicherheit erhöht, sondern auch die Umwelt geschont. Die digitale Unterschrift gewährleistet die Authentizität und Integrität der Dokumente und erleichtert ihre Verwaltung und Archivierung. Unternehmen und Organisationen, die auf diesen modernen Ansatz setzen, können ihre Arbeitsabläufe optimieren und sich gleichzeitig zukunftsorientiert aufstellen. Es ist klar, dass die Arbeitsanweisung digital zu unterschreiben, ein Schritt in die richtige Richtung ist, um den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden.