Angebot unterschreiben: Mit der E-Signatur zu schnelleren Abwicklungen

„Angebot und Annahme“ – bekannt als das Einmaleins der Juristen – erfahren durch die digitale Unterschrift eine kleine Revolution. Denn durch die neuen digitalen Identitäten verändert die digitale Unterschrift auch die Art und Weise, wie wir heute ein Angebot unterschreiben. In diesem Blogartikel erfährst du, warum wir überhaupt ein Angebot unterschreiben sollten, welche Mehrwerte der digitale Weg bietet und wie du mit einer E-Signatur-Software direkt durchstarten kannst.

Darum solltest du ein Angebot unterschreiben

Im ersten Schritt gilt es zu klären, warum wir im Arbeitsalltag überhaupt ein Angebot unterschreiben sollten. In Deutschland kommt grundsätzlich ein rechtskräftiger Vertrag zustande, wenn zwei Parteien übereinstimmende Willenserklärungen abgeben und die wesentlichen Vertragsbestandteile festgelegt sind (§§ 145 bis 150 BGB). Gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch kann ein Vertrag grundsätzlich formfrei geschlossen werden, es sei denn, es besteht eine gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Formvorschrift. In vielen Fällen können Verträge daher auch mündlich oder sogar konkludent (durch schlüssiges Verhalten) abgeschlossen werden.

Jedoch kann eine Unterschrift die Beweisbarkeit und Klarheit eines Vertrags erhöhen, da sie als Nachweis für die Zustimmung zu den Vertragsbedingungen dienen kann. Es wird daher meistens empfohlen, Verträge schriftlich zu fixieren und zu unterzeichnen, um potenzielle Streitigkeiten über den Inhalt oder das Zustandekommen des Vertrags zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass spezifische rechtliche Anforderungen je nach Vertragstyp variieren können. Im Zweifelsfall ist es ratsam, sich von einem Rechtsanwalt oder einer Rechtsberatungsstelle beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Angebot unterschreiben: Aber warum digital?

Du fragst dich bestimmt: „Warum sollte ich mich beim Angebot unterschreiben überhaupt mit der E-Signatur beschäftigen?“ – Ganz einfach, die elektronische Signatur bietet zahlreiche Mehrwerte, die du nicht mehr missen möchtest, sobald du sie einmal aktiv erlebt hast:

• Zeitaufwand reduzieren: Nie mehr physische Unterschriftenhefter, Klemmbretter oder den Verantwortlichen „hinterherlaufen“. Nutze zahlreiche Möglichkeiten, wie die automatische Erinnerungsfunktion, Anhänge oder Signaturreihenfolgen, um deine Unterschriftenprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
• Kosten für Papier, Druck und Versand einsparen: Unterschreibe deine Dokumente vollkommen digital und rechtssicher, ohne dafür den Gang zum Drucker und zur Post antreten zu müssen. Vermeide unnötige Kosten, z.B. hohe Portogebühren.
• Angebote unterschreiben – von überall und jederzeit: Unterschreibe deine Dokumente, wann und wo du möchtest. Mithilfe einer mobilen App kannst du Angebote einfach per Smartphone, Tablet oder Notebook online unterschreiben und überblicken.
• Umwelt schonen: Indem wir Angebote digital unterschreiben, schonen wir die natürlichen Ressourcen, z.B. durch einen geringeren Papierverbrauch und die Vermeidung von physischen Anreisen für Meetings.
• Medienbrüche abschaffen: Ein Prozess ist nur digitalisiert, wenn kein Teilschritt mehr in der analogen Welt stattfindet. Mithilfe der digitalen Unterschrift kannst du Verträge digital erstellen, unterschreiben und archivieren – ohne Druck und Scan.

Darum ist eine Software beim Angebot unterschreiben unerlässlich

Im nächsten Schritt stellt sich nun die Frage, warum du überhaupt eine Software benötigst, wenn du ein Angebot unterschreiben möchtest. Die wichtigsten Punkte erläutern wir dir im Folgenden.
Der erste Grund liegt in den erheblichen Sicherheitsrisiken, die ein gescanntes Unterschriftenbild mit sich bringt. Denn eine gescannte Unterschrift kann ohne großen Aufwand kopiert und auf anderen Angeboten oder Dokumenten verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner davon in Kenntnis gesetzt wird. Darüber hinaus besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der behaupteten Person stammt. In extremen Fällen kann dies zu Betrug und der Missachtung von persönlichen Daten führen.

Der zweite Grund liegt in der Beachtung von den bereits erwähnten, gesetzlichen Formerfordernissen. Diese Erfordernisse müssen erfüllt werden, damit das Geschäft rechtswirksam ist (vgl. §§125 ff. BGB). Das Schriftformerfordernis (§126 BGB) steht bei Angeboten und weiteren Vertragstypen besonders im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES), solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (§§126, 126a BGB). Hingegen reicht das Einscannen einer Unterschrift nicht aus, um die Schriftform zu erfüllen. Dies hat zur Folge, dass in einigen Fällen ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erklärt werden kann (§125 BGB).

Zwischenfazit: Aus diesen beiden Gründen sollten digitale Unterschriften nur mit einer zertifizierten E-Signatur-Lösung erstellt werden.

So kannst du digital ein Angebot unterschreiben

Die Gründe, warum du beim Angebot unterschreiben auf den digitalen Weg setzen solltest, haben wir dir erklärt. Stellt sich nun die Frage, wie der Prozess jetzt genau bei der E-Signatur aussieht. Mit den folgenden 5 Schritten kannst du noch heute mit der E-Signatur dein Angebot digital unterschreiben:

1. Angebot als PDF-Dokument in der Signaturoberfläche hochladen
2. Einen neuen Signaturumlauf starten und Sicherheitsstufe auswählen
3. Personen zum Signaturumlauf einladen und bei Bedarf Signaturfelder vorbereiten
4. Mithilfe von Zusatzfunktionen, wie der Signaturreihenfolge, Passwortschutz, automatischer Erinnerung, Anhängen und vieles Mehr den Signaturumlauf weiter individualisieren
5. Alle Personen können nun das Angebot unterschreiben und erhalten im Anschluss automatisch das signierte Dokument.

Am Ende geht es darum, in die aktive Umsetzung des Vorhabens zu gehen. Nutze die Gelegenheit und teste die digitale Unterschrift unverbindlich aus! Über diesen Weg wirst auch du die E-Signatur als Gamechanger für deine Unterschriftenprozesse wahrnehmen und Angebote digital unterschreiben.