Anforderungen an DMS: Die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl

Was unterscheidet einen Aktenschrank von einem Filesystem? Es klingt wie der Anfang eines schlechten Witzes. Die Antwort ist leider nicht vielversprechender und liegt im Grunde genommen auf der Hand: Wenn man es genauer betrachtet, ist der Unterschied wirklich nur technologischer Natur. Der eine ist analog, der andere das digitale Pendant.

Digitale Ordnerstrukturen bzw. Filesysteme auf dem unternehmensinternen Netzwerk haben uns klar um Platz- und Papierersparnis bereichert. Funktional haben sie im Vergleich zu ihrem analogen Vorgänger tatsächlich wenig gebracht, besonders in Hinblick auf den undurchschaubaren Ordneraufbau, der mir dabei als erstes in den Sinn kommt. Wenn man nicht genau weiß, wo bestimmte Informationen oder Dokumente gespeichert sind, steht man ratlos vor einem Berg von Daten und beginnt eine mitunter verzweifelte Suche.

Eine Suche, die durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) vermeidbar wäre. Was aber macht eine DMS-Software aus? Welche Anforderungen sollte ein DMS erfüllen? Welche Rolle spielt Compliance im Kontext eines professionellen Dokumentenmanagements?

So funktioniert Dokumentenmanagement

Beim Dokumentenmanagement geht es um mehr als das reine Ablegen von Dokumenten in einer digitalen Struktur. Es bedeutet vielmehr die beschleunigte digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen in Übereinstimmung mit den GoBD– und Datenschutzrichtlinien sowie die Optimierung von Arbeitsabläufen. Das sind lediglich zwei von zahlreichen weiteren Anforderungen, die ein hochwertiges DMS erfüllen sollte.  

Ein zusätzlicher Nutzen liegt darin, dass es eine zentrale Ablage für Dokumente eines Unternehmens ermöglicht, unabhängig davon, ob sie lokal, hybrid oder in der Cloud gespeichert sind. Dokumente werden so organisiert, dass sie einfach und schnell zugänglich sind. Dies beinhaltet auch das Extrahieren von Informationen aus den Dokumenten, die für das spätere Wiederfinden nützlich sind. Das gilt für die verschiedensten Arten von Dokumenten, egal ob Vertrag, Rechnung oder andere Geschäftsdokumente.

Hier zeigt sich direkt einer der vielen Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Damit Dateien in Netzwerkordnern wieder auffindbar werden, muss man sich bereits bei der Ablage und Benennung der Dateien auf einige wenige Haupt-Schlagwörter beschränken, Voraussetzung man erinnert sich an diese stichwortartige Benamung. Digitale Attribute in einer DMS-Software können deutlich umfangreicher sein und damit den Inhalt eines Dokumentes wesentlich detaillierter beschreiben. So wird letztendlich auch das Auffinden eines Dokumentes deutlich erleichtert.

Wie stellst du dich üblicherweise der Suche nach einem Dokument? In meinem Blogbeitrag zum Thema „Dokumente suchen“ gehe ich näher auf allgemeines Wissen und Vorteile der Dokumentensuche per DMS ein.

9 Anforderungen an ein DMS

Sobald die Methoden und Ziele für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems im Unternehmen klar definiert sind, sollte bei der Auswahl einer geeigneten Software auf das Vorhandensein dringend benötigter Funktionen geachtet werden. Die wichtigsten Anforderungen an ein DMS im Überblick:

• Revisionssichere und GoBD-konforme Datenhaltung und Archivierung
• Einfache Erfassung und Digitalisierung von Belegen und Dokumenten
• Geringer Suchaufwand durch schnelle Auffindbarkeit dank verschiedenster Suchparameter
• Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten in digitalen Akten
• Einbezug von Geschäftsprozessen für einen optimalen Workflow
• Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente
• Einfache Bedienbarkeit in der Softwareoberfläche
• Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente für unabhängiges Arbeiten
• Hohe Integrierbarkeit, um System- und Anwendungsübergreifend zu arbeiten

Wie Versionierung die Dokumentenwelt verändert

Vermutlich geht es dir genauso: Du suchst nach einem Dokument, das du vor einiger Zeit bearbeitet hast, kannst dich aber nicht mehr an den genauen Betreff oder Dateinamen erinnern. Du weißt aber genau, dass das Wort „Frühling“ darin vorkam? Also gibst du in der Suchleiste „Frühling“ ein und das Dokumentenmanagement-System filtert daraufhin alle Dokumente heraus, die dieses Stichwort enthalten – eine der zuvor genannten Anforderungen, die ein DMS erfüllen sollte. Durch die Verknüpfung weiterer Attribute bei der Suche lässt sich die Menge der anzeigten Dateien, die sogenannte Treffermenge, reduzieren, was schließlich zum gesuchten Dokument führt.

Klar gelingt dies beim Dateiverzeichnis auch mit einer guten Volltext-Suche, hier besteht aber ein kleiner Unterschied: Dokumente leben! Am einfachsten ist das am Beispiel eines Vertrages darzustellen. Vor einer Unterzeichnung durchlaufen Verträge oft zahllose Versionen, die fortlaufend überarbeitet und angepasst werden. Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet all diese Versionen und ermöglicht es jederzeit auf frühere Versionsstände zurückzugreifen. Merke: Eine Volltext-Suche macht eben noch kein DMS aus.

Eine weitere Frage, die sich stellt, ist, was mit dem Dokumenteninhalt geschieht, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten? Ohne ein DMS könnten Kollisionen auftreten, wenn Änderungen nicht koordiniert werden und diese individuellen Bearbeitungen im Zuge dessen im digitalen Nirwana verschwinden. Versionierung ist hier der Schlüssel! Bei der Versionierung werden alle Änderungen an Dokumenten oder Dateien vom System erfasst und in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt.

Eine unverzichtbare Anforderung? Revisionssichere Aufbewahrung.

Apropos Verschwinden. Finanzbeamte, Revisoren oder auch Qualitätsmanagementbeauftrage sind, um es umgangssprachlich auszudrücken, nicht gerade „happy“, wenn Dokumente nicht mehr auffindbar sind. Rechtliche Vorgaben, wie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, und firmeninterne Regeln – auch bekannt als Compliance – bestimmen als Anforderungen an DMS genau, was, wie lange aufbewahrt werden muss. Hinzu kommt, dass die archivierten Dokumente immer die Form des Originals zum Zeitpunkt der Archivierung abbilden müssen. Und das unverändert – die Fachbegriffe dafür lauten langzeitstabil oder auch revisionssicher.
Die Illusion, aus Sicherheit nun doch auf die altbekannte Papier-Aktenschrankmethode zurückzugreifen, ist nicht geeignet. Denn gesetzlich ist ganz klar geregelt: Elektronisch erzeugte Dokumente müssen auch digital archiviert werden. Außerdem würde die Umsetzung dieses Gedankens automatisch zurück zum Anfang dieses Blog-Beitrags führen.

Die digitale Akte als Fundament jeder DMS-Software

Dennoch birgt dieser Sicherheitsgedanke auch etwas Positives, indem er zeigt, dass Menschen oft an Vertrautem festhalten möchten. Genau deshalb ist ein digitales DMS auch strukturiert wie der bekannte Aktenschrank. In beiden finden sich Akten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten und viele mehr, in denen sämtliche Dokumente zum jeweiligen Kontext zentral zusammengefasst sind. Dabei können eingescannte Briefe, E-Mails, Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge oder einfacher Schriftverkehr sein.

Auch bei dieser Anforderung an ein DMS zeigt die Software erneut ihre Stärken. Eine elektronische Akte kann sich aus zahlreichen verschiedenen Unterakten zusammensetzen und dennoch übersichtlich bleiben, was in physischer Form unmöglich ist. Noch vorteilhafter ist jedoch, dass ein bestimmtes Dokument in zahlreichen digitalen Akten vorhanden sein kann, aber dennoch nur einmal im gesamten DMS existiert, und das, ohne dass das Dokument mehrfach gespeichert ist und unnötigen Speicherplatz beansprucht! Auf diese Weise ist gewährleistet, dass den Nutzern in allen Akten konstant das aktuellste Dokument verfügbar ist.

Nice to know! Mehr zum digitalen Aktenverwaltungsprogramm

Maximale Transparenz mit passenden Zugriffsberechtigungen

Ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagement-Systems birgt die Anforderung, dass Dokumente zentralisiert, auch unabhängig von Standortgrenzen, abgelegt werden. Dadurch sind sie für jeden Nutzer jederzeit zugänglich – vorausgesetzt, er verfügt über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Diese Berechtigungen können in einem Dokumentenmanagement-System präzise festgelegt werden. Hinsichtlich der Transparenz unterstützt das DMS den Nutzer zudem direkt dabei, passende Bezeichnungen und Attribute für das Dokument zu vergeben, was zudem dabei hilft, einen unübersichtlichen Berg an Bezeichnungen zu vermeiden.

BPM als Schlüsselkomponente für einen effizienten Workflow im DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement-System verwaltet Dokumente nicht einfach nur. Bei d.velop ermöglicht etwa der zusätzliche Einsatz des d.velop process studio innerhalb der d.velop platform, die geschäftlichen Abläufe in einem Unternehmen oder einer Organisation in Bezug auf das Thema Prozessautomatisierung zu unterstützen. Der Prozess der händischen Aktenübergabe entfällt durch dessen Einsatz und geschieht digital. Das DMS steuert die Abläufe über digitale Workflows – in dem es die zu bearbeitenden Dokumente zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Bearbeiter, oder ganz automatisch auch an seine Vertretung, weitergibt. Von Fachleuten wird diese digitale Gestaltung der Abläufe als Business Process Management (BPM)bezeichnet.

DMS für Alle – eine maßgeblicher Entwicklungsschritt der Anforderungen

DMS für Alle, so bezeichnen wir bei d.velop die verbesserte digitale Barrierefreiheit in der Software-Umgebung. Kurz gesagt ermöglicht sie allen Anwendenden, unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten oder Einschränkungen wie Seh- oder Hörbeeinträchtigungen, ein aktives Mitarbeiten an Prozessen und Zurechtfinden in einem leicht zugänglichen und nutzbaren Dokumentenmanagement-System. Mit Blick auf gesetzliche Vorgaben und internationale Standards, wie unter anderem dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz 2025 und die immer wichtiger gewordene Inklusion in digitale Arbeitsprozesse stellt diese Funktion einen maßgeblichen Entwicklungsschritt für die Anforderungen an DMS dar.

Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit bringen Erfolg

Die genannten Anforderungen bei der Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagement-Systems sind wichtig zu beachten. Unternehmen, die ihren Geschäftserfolg durch schnellere und effiziente Prozesse steigern, Dokumente transparent und übersichtlich verwalten sowie diese gemäß rechtlicher Vorgaben sicher aufbewahren möchten, können von einem passenden DMS erheblich profitieren.