Unternehmen, ob groß oder klein, beschäftigen sich aktuell mit der Digitalisierung. Dabei stehen sie jedoch an ganz unterschiedlichen Punkten – denken die einen bereits über künstliche Intelligenz nach, stehen andere vor der Herausforderung ihr Papierarchiv abzulösen. Für alle Unternehmen, die noch am Anfang stehen, stellen digitale Akten den perfekten Startpunkt in die Digitalisierung dar. Bei all den neuen Begriffen, hat ein Konzept nach wie vor Bestand: der Aktenplan.
Denn mit der Erstellung von Aktenplänen werden folgende, auch heute noch relevanten Fragen, beantwortet: Welche Dokumente sollen in welchen Akten zu finden sein? Und wer darf diese einsehen und bearbeiten?
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan (auch bekannt als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens (Akten, Daten und Dokumente). Ob privater Aktenplan, für Unternehmen oder ein Aktenplan, für die öffentliche Verwaltung: Der Aktenplan bildet ein inhaltliches Gerüst und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden – und dies unabhängig davon, ob sie in analoger oder digitaler Form vorliegen. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es zudem, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.
Aktenplan erstellen: So funktioniert es im digitalen Zeitalter
Damit man also jederzeit die richtigen Informationen in seinen Akten findet, müssen Aktenpläne erstellt werden. Das ändert sich auch nicht beim digitalen Archiv. Was sich jedoch ändert: Man muss nicht mehr mühselig manuell die Dokumente nach dem erstellten Aktenplan ablegen. Dies geschieht dank digitaler Dokumentenarchivierung von selbst. Denn es werden in den Aktenplänen Kriterien definiert, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.
5 Schritte zum Aktenplan – So erstellen Sie einen Aktenplan
Um erfolgreich einen digitalen Aktenplan zu erstellen, gilt es im ersten Schritt die aktuelle Ablagestruktur zu erfassen und auf Optimierungspotenziale zu untersuchen. Des Weiteren sind sinnvolle Haupt- und Untergruppen zu definieren und die entsprechende Struktur in der eigenen Software-Lösung abzubilden. Zusammengefasst sind somit 5 einfache Schritte nötig, um einen digitalen Aktenplan zu erstellen:
- Aktuelle Ablagestruktur erfassen
- Hauptgruppen festlegen
- Untergruppen festlegen
- Haupt- und Untergruppen Ziffern zuordnen
- Identische Ziffern-Struktur in der bestehenden Software-Lösung erstellen
Wie man dazu genau vorgeht, erfährst du im Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten“.
Integration von Aktenplänen in bestehende Prozesse
Aktenpläne erstellen ist die eine Sache – die optimale Integration in bestehende Unternehmensprozesse die andere. Aktenpläne sind zentraler Bestandteil des Prozesses vom Scannen bis zum revisionssicheren Archivieren bzw. des Dokumentenmanagements.
Digitale Akten fassen, ganz ähnlich wie eine Papierakte, Dokumente und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören. So findet man ein Dokument in mehreren Akten wieder. Der große Vorteil: Ein Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Die Reproduktion und das ständige Kopieren hat ein Ende.
Die Erstellung eines digitalen Aktenplans am Beispiel der digitalen Lieferantenakte
Um zu verstehen, wie genau ein digitaler Aktenplan aussieht und was er beinhalten muss, hilft es sich ein Beispiel für einen digitalen Aktenplan anzuschauen. In diesem Fall dient der Standardaktenplan der d.velop zur Lieferantenakte als Anschauungsobjekt.
Welche Anforderungen erfüllt ein digitaler Aktenplan?
Der Aktenplan soll folgende Anforderung erfüllen: In einem Unternehmen sollen ausgehende Bestellungen und dazu gehörende Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Schriftverkehr in einer gemeinsamen Bestellakte gesammelt werden. Bestellakten zu einem Lieferanten sollen in einer gemeinsamen Lieferantenakte und nach Jahren geordnet gesammelt werden.
Mit diesem Aktenplan kann ein Dokument anhand der Angabe der Eigenschaften „Lieferantennummer“, „Lieferant“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ beim Ablegen gleichzeitig mit der Lieferantenakte, der Lieferantenjahresakte und der Bestellakte verknüpft werden.
Wie ist ein digitaler Aktenplan aufgebaut?
Die Aktenstruktur am Beispiel einer Lieferantenakte sieht wie folgt aus:
Musteraktenplan: Darauf ist bei der Bestellakte zu achten
Beim Import einer Bestellung wird eine Bestellakte angelegt, in welche der Lieferantenname und das Bestelldatum gespeichert werden. Die Bestellakte wird mit der Lieferantenjahresakte und der Lieferantenakte verknüpft. Existiert noch keine Lieferantenakte, wird diese angelegt. Die Lieferantenakte enthält den Lieferantennamen, sowie die Anschrift und die Kundennummer. Die Informationen werden anhand des Lieferantennamen aus einer Datenbanktabelle übernommen. Die Auftragsbestätigung enthält den Lieferantennamen und das Datum. Demnach sind folgende Eigenschaften notwendig:
- Lieferant: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Straße: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- PLZ, Ort, Land: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Lieferantennummer: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Datum: Datumswert
Die Vererbung verläuft von untergeordnet zu übergeordnet, d.h. wenn ein Dokument in die Bestellakte abgelegt wird, kann dieses auch über die Lieferantenjahresakte bzw. der Lieferantenakte gefunden werden, da diese miteinander verknüpft sind.
Projektguide: In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten
Der erstellte Aktenplan im Flussdiagramm
Erst, wenn man etwas Komplexes einfach darstellen kann, hat man es wirklich verstanden. Die Darstellung des erstellten Aktenplans im Flussdiagramm ermöglicht einen gesamtheitlichen Überblick über alle Informationen und unterstützt bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Fazit: Einen Aktenplan zu erstellen ist nicht schwierig – auf die stetige Optimierung kommt es an
Es bleibt festzuhalten: Egal ob analog oder digital, der Aktenplan stellt ein zentrales Element in der Archivierung von Dokumenten dar. Mit ihm wird sichergestellt, dass in einer durchdachten Struktur abgelegt wird. Ein Aktenplan stellt jedoch kein starres Konstrukt dar. Er kann jederzeit optimiert werden, denn oftmals ergeben sich erst im täglichen Arbeiten Optimierungspotenziale.
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