Aktenaufbewahrung im Vergleich: Digital vs. Analog

Wie werden zahlreiche Dokumente, Belege oder Akten in deinem Unternehmen aufbewahrt? Ich hoffe, du denkst nicht mehr an altmodische Aktencontainer, Ordnerkartons oder an die typische physische Briefablage? Diese Methoden der Aufbewahrung sind in Zeiten des Digitaloffice längst Geschichte und das Ende der Aktenberge ist in manchen Unternehmen schon lange in Sicht.

Die Aufbewahrung mittels einer papierbasierten Akte ist die gängigste Aufbewahrungsmethode der letzten 600 Jahre. Doch die Welt, Gesellschaft und die gesetzlichen Anforderungen verändern sich. Höchste Zeit, sich von alten Traditionen zu verabschieden und mit dem Wandel der Zeit zu gehen.

Der Status quo im Unternehmen – die analoge Aktenaufbewahrung

Werfen wir mal einen Blick in die Praxis der papierbasierten Aktenaufbewahrung – Stell dir vor, du bist Mitarbeiter:in der Buchhaltung, tagtäglich erreichen dich zahlreiche Dokumente über die verschiedensten Wege: per E-Mail, per Post oder per Fax. Deine Aufgabe ist nun die Organisation und Verwaltung der eingehenden Dokumente, so kann es schon mal vorkommen, dass sich zahlreiche Ordner auf deinem Schreibtisch türmen und du eine gefühlte Ewigkeit damit verbringst, das richtige Dokument für deine Kollegen:innen zu suchen. Doch keine Sorge, da bist du nicht alleine.

So bestimmen Probleme, wie der nicht funktionierende Drucker und die Abwesenheit des Kollegen oder der Kollegin, von dem oder der du schon seit Tagen eine Unterschrift benötigst, deinen Arbeitsalltag. Die vermeidbaren und nervenaufreibenden Tätigkeiten kosten dich wertvolle Zeit und tragen nicht dazu bei, den Aktenberg auf deinem Schreibtisch zu minimieren. Übrigens: Die größten Zeitfresser (beispielsweise in der Personalabteilung) sind laut einer Studie das Bearbeiten von Dokumenten und das Managen von Daten.

Digital ist nicht gleich Digital – Was ist bei der digitalen Aktenaufbewahrung zu beachten?

Verabschiedet man sich von der analogen Aufbewahrungsmethode und springt auf den Zug der digitalen Aktenaufbewahrung auf, wird man schnell feststellen, dass es verschiedene Möglichkeiten der digitalen Dokumentablage gibt.

So könnte man zunächst denken, die digitale Ordnerstruktur auf dem unternehmensinternen Netzwerk sei eine effiziente und zeitgemäße Aufbewahrungsmöglichkeit, jedoch wird man dort schnell merken, dass sich außer der Papiereinsparung im Vergleich zur analogen Version nicht viel verändern wird und auch das Ordnersystem im Laufe der Zeit an seine Grenze stößt:

• Die langwierige Suche findet nun auf dem Laufwerk anstatt auf der Papierablage auf dem Schreibtisch statt
• Mangelhafter Überblick aufgrund eines unstrukturierten Ordnersystems
• Mehrfach vorhandene Versionen und Kopien statt einer klaren Versionsverwaltung

Wer langfristig im Zug der Digitalisierung sitzen bleiben möchte, braucht mehr als eine digitale Variante, die den Prozess der Aufbewahrung fast ein zu eins digital abbildet. Die Lösung: ein Dokumentenmanagement-System.

DMS & Digitale Akten – Aktenaufbewahrung des digitalen Zeitalters

Die Abkürzung DMS steht für das Dokumentenmanagement-System und beschreibt eine Software-Lösung, die den Grundstein für eine strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten legt. Das System funktioniert datengestützt und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung innerhalb des gesamten Unternehmens.

Was versteht man unter einer digitalen Akte?

Die digitale Akte verwandelt die physischen Akte in eine digitale Version und wird zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen eingesetzt. Zudem ist sie der integrale Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems und ist mithilfe eines individuellen Aktenplans für die grundlegende Organisation des Systems verantwortlich.

Mehr als nur Aktenaufbewahrung: Vorteile eines DMS und digitaler Akten

Die Vorteile der Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems und dem Arbeiten mit digitalen Akten liegen auf der Hand. Die wichtigsten Vorteile sind folgende:

• Überblick: Alle Dokumente werden zentral in einem System abgelegt.
• Zeitersparnis: Die langwierige Suche nach einem bestimmten Dokument bleibt durch die Volltextsuche erspart und Dokumente lassen sich innerhalb von Sekunden finden.
• Rechtssicherheit: Mit einem individuellen Berechtigungssystem ist das digitale Archiv sicherer als der bekannte Aktenschrank und es besteht zusätzlich kein Risiko auf Diebstahl oder Brandgefahr.
• Zusammenarbeit: Die Mitarbeiter: innen können zeitgleich auf ein und dieselbe Akte zugreifen und somit effizient zusammenarbeiten und Wartezeiten vermeiden.
• Einfache und schnelle Ablage: Anhand von Eigenschaften können Dokumente automatisch zur passenden Akte zugeordnet werden.
• Einfache Anwendung: Der eigentliche Prozess der Dokumentablage ist im Vergleich zur Papierakte nahezu identisch. Ein Vorteil: Ein Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen und das ständige Kopieren bleibt somit erspart.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Den Mitarbeitenden wird Flexibilität geboten, sodass auch Homeoffice und Remote Work möglich sind.
• Versionierung von Dokumenten: Dokumente werden nicht nur standardgemäß archiviert, sondern es wird nach jeder Änderung des Dokuments automatisch eine neue Version des Dokuments abgelegt. Zusätzlich wird protokolliert, welche Änderung wann und von welchem Mitarbeitenden unternommen wurde.
• Workflowmanagement: Durch sogenannte Workflows können unterschiedlichste Geschäftsprozesse im Unternehmen automatisiert werden. Sei es die automatische Ablage von Dokumenten oder die Prüfung von Genehmigungsworkflows wie dem Urlaubsantrag.

Ist die Entscheidung gefällt, folgt nun die Umsetzung. Wie man bei der Umstellung der Aktenaufbewahrung vorgehen sollten, klären wir im Blogartikel „Einführung DMS: Diese 3 Schritte sollten Sie beherzigen“.

Sind die Dokumente und Akten abgelegt, ist die gesamte Arbeit noch nicht getan. Bei einer strukturierten Aktenaufbewahrung spielt auch die Organisation der Ablage eine große Rolle: Wann darf welches Dokument im Papierkorb landen? Und wann wird es Zeit für eine neue Aktenstruktur?

Für diese Fragen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die genau definieren, wie lange ein Dokument im Unternehmen aufbewahrt werden muss. So kann etwa der empfange Handels- oder Geschäftsbrief schon nach 6 Jahren das Archiv verlassen – der Lagerbericht hingegen muss aber noch weitere vier Jahre im Archiv verwahrt werden.

Die permanente Organisation und Prüfung der Dokumente sind mit viel Arbeitsaufwand und Zeit verbunden. Das Dokumentenmanagement-System erinnert dich an Fristen und wird allen rechtlichen Voraussetzungen wie der GoBD gerecht. Zudem darf nicht vergessen werden, dass sich die digitalen Akten individuell auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Nutzer anpassen lassen. Ganz egal, ob Personalakte, Lieferantenakte oder Kundenakte.