„Es gibt viel zu tun – heften wir es ab!“ Und was alles in deutschen Büros so abgeheftet wird, ist manchmal kaum zu glauben, aber dennoch wahr. Manches davon ist dabei im wahrsten Sinne des Wortes für die Tonne. Oder hätten Sie gedacht, dass es eine Abfallakte gibt? Das schöne daran: Selbst die verrücktesten Aktenarten lassen sich digitalisieren und machen die Akte dann gleich etwas weniger skurril. Sprechen wir zuerst über die E-Akte.
Was ist eine E-Akte?
E-Akte, digitale Akte, elektronische Akte: Unterm Strich ist das alles dasselbe, nämlich eine Sammlung aus zusammengehörigen Dokumenten, die digital auf einem Server abgespeichert sind. Was Inhalt dieser Akte ist, wer Zugriff darauf hat oder wo sie „gelagert“ ist, ist dabei erstmal völlig egal.
Elektronische Aktenführung: Pflicht für alle Bundesbehörden
Ab dem 01. Januar 2020 ist die elektronische Aktenführung für alle Bundesbehörden durch das E-Government-Gesetz gesetzlich verpflichtend. Durch das ersetzende Scannen werden Originale direkt überflüssig und können getrost vernichtet werden. Das erleichtert die Bearbeitung von Dokumenten auf allen Seiten. Ab November kommt beispielsweise die Pflicht von E-Rechnung an öffentliche Verwaltungen hinzu.
Die Aktenarten der besonderen Art
Was es damit auf sich hat – und vor allem, was es bringt digitale Akten einzuführen und selbst die verrücktesten Aktenarten durchgängig zu digitalisieren, erfahren Sie in unserer Top 3 Liste der skurrilsten Aktentypen.
Top 1: Die Abfallakte – kein Fall für den Sondermüll
Wenn hier etwas in den Müll gehört, dann die Blätter in der Abfallakte, nachdem sie digitalisiert wurden. Denn dann ist es rechtlich erlaubt, die meisten Dokumente im Original zu vernichten und so Platz im Archiv zu schaffen. Was steckt in so einer Abfallakte und wer braucht so etwas überhaupt?
Abfallakte geht auch digital
Für so ziemlich jeden Gewerbetreibenden, der Abfall erzeugt, ist eine Abfallakte nicht nur sinnvoll, sondern sogar notwendig. Denn laut Gewerbeabfallverordnung (ja, auch die gibt es wirklich), muss jeder Betrieb eine vollständige Dokumentation über seine Abfallentsorgung pflegen. Wenn dann noch zwischen getrenntem und nicht getrenntem Müll unterschieden werden muss, ist klar, dass für diesen Abfall eine Menge Aufwand entsteht – und noch mehr Papier, das wiederum selbst irgendwann zu Müll wird. Es sei denn, Sie archivieren all diese Dokumente, Vereinbarungen mit Entsorgungsbetrieben, Rechnungen, Übernahmescheine und Co. ganz einfach elektronisch: in einer digitalen Abfallakte.
Tipp: Wenn Sie mehr zu den gesetzlichen Anforderungen und den Möglichkeiten dieses besonderen Aktentyp wissen wollen, lesen Sie unseren Blogartikel zur E-Akte und der Gewerbeabfallverordnung, der sich ausschließlich mit diesem Müll befasst.
Top 2: Die Rinderpassakte – Transparenz auf der grünen Wiese
„Auf der saftig grünen Wiese weidet ausgerechnet diese eine Kuh.“ So beginnt ein eher unbekanntes Gedicht des großen Komikers Heinz Ehrhardt. Dieser würde sich vermutlich im Grabe umdrehen, wenn er wüsste, wie komplex die Herausforderungen im Bereich der Rinderzucht heutzutage sind – und wie einfach sie sich digital transparent im Blick halten lassen.
Was ist der Rinderpass?
Als Anlage 7 der „Viehverkehrsverordnung“ (ViehVerkV) war der Rinderpass seit Juli 1998 der Ausweis eines jeden Rindes in Deutschland und wurde im Jahr 2007 durch das weitestgehend identische „Stammdatenblatt“ ersetzt. Der Rinderpass ist aber nach wie vor das geflügelte Wort in der Viehbranche und beinhaltet auf das entsprechende Rind bezogene Informationen wie Lebensohrmarkennummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Rasse und Daten des Geburtsbetriebes. Auch jeder Besitzer wird dort eingetragen, um den Weg des Rindes – vor allem im Falle des Ausbruchs möglicher ansteckender Krankheiten – exakt nachvollziehen zu können. Auch bei sogenannten „Vor-Ort-Kontrollen Rinder“ der Behörden, die auch völlig unangekündigt erfolgen können, müssen Rinderpässe bzw. Stammdatenblätter neben vielen weiteren Informationen ad hoc vorgelegt werden und lückenlos verfügbar sein.
Die Lösung: eine elektronische Aktenführung
Schon hier merkt man, wie wichtig dieses kleine Stück Papier ist. Viel zu wichtig, als dass es in einem Aktenordner vergilbt oder im Extremfall einem Brand zum Opfer – oder versehentlich aus der Züchtertasche in den Dung – fällt. Die E-Akte ist hier die Lösung.
E-Akte überall verfügbar – auch an der Kuh
Gerade bei sensiblen Daten, die rechtskonform und revisionssicher viele Jahre vorgehalten und leserlich bereitgestellt werden müssen, spielt die Rinderpassakte ihre großen Stärken aus. Auf Wunsch lässt ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept nur die Personen Zugriff auf die Informationen erhalten, die sie wirklich benötigen. Darüber hinaus ist ein Zugriff auf die Rinderpässe bei Bedarf auch über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets möglich. Ideal, wenn man gerade sozusagen direkt an der Kuh (oder am Bullen) ist und dort sicher keine Zettelwirtschaft und Kugelschreiberschmierereien gebrauchen kann.
Tipp: Für alle, die wissen wollen, wie das Ehrhardtsche Gedicht ausgeht, hier der vollständige Text:
„Auf der saftiggrünen Wiese weidet ausgerechnet diese eine Kuh, eine Kuh. / Ach, ihr Herz ist voller Sehnen, und im Auge schimmern Tränen ab und zu, ab und zu. / Was ihr schmeckte, wiederkaut se mit der Schnauze, dann verdaut se und macht Muh, und macht Muh. / Träumend und das Maul bewegend schaut sie dämlich in die Gegend grad wie du, grad wie du.“
Soviel zur Rinderpassakte ;-).
Top 3: Die Hundesteuerakte – Such, Hasso!
Gerade in öffentlichen Verwaltungen ist die Hundesteuerakte als eine der wichtigsten Aktenarten an der Tagesordnung und daher ebenfalls in unserer Übersicht der skurrilsten Aktentypen dabei. Im Gegensatz zu Hasso müssen digitalisierte Kommunen allerdings Informationen aus der Hundesteuerakte nicht mehr aufwändig suchen oder mit besonders ausgebildeten Nasen erschnuppern. Vielmehr haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle relevanten Informationen mit einem Klick im Blick. Das beschleunigt die Abwicklung und erhöht die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern. Egal ob es sich um Bescheide, Anmeldungen, Abmeldungen, Anträge auf Befreiung oder Ermäßigung oder Jahressollstellungen handelt – alle Informationen rund um den Hund sind permanent in der digitalen Hundesteuerakte verfügbar.
Auch allgemeiner Schriftwechsel wird digital archiviert und steht so fallbezogen jederzeit den berechtigten Sachbearbeitern zur Verfügung.
Automatische Verteilung der Eingangspost als Königsdisziplin
Die Königsdisziplin bei der Umsetzung einer elektronischen Aktenführung ist die automatische Verteilung der Eingangspost in die richtigen Zuständigkeiten, um die Prozesse in der Verwaltung weiter zu digitalisieren und so zu beschleunigen. Diese Herausforderung scheint auf den ersten Blick vielleicht komplex, die Vorteile für den öffentlichen Sektor – und ganz konkret für Hundehalter und andere Bürger, die in Kontakt mit der Verwaltung treten, liegen aber klar auf der Hand. Und denken Sie immer daran, wenn Ihr zuständiger Sachbearbeiter bei Ihnen anruft: Der tut nichts, der will nur spielen! Vielleicht ist er auch einfach gerade auf den Hund gekommen.
Tipp: Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der E-Akte erfahren möchten, schauen Sie sich doch in unserem kostenlosen Webinar zu Posteingang an, wie die Kreisstadt Bergheim diese Herausforderungen konkret umgesetzt hat. Wir zeigen Ihnen wie es möglich ist, diese und viele weitere Akten in der öffentlichen Verwaltung zu digitalisieren und automatisiert über spezifische Workflows schon beim Eingang der Post in das richtige Ressort verteilen zu lassen.
Das Projekt “digitale Akten” lohnt sich
Das waren unsere Top 3 der skurrilsten Aktentypen, die tatsächlich existieren. Und die in der jeweiligen Branche ihre essenzielle Berechtigung haben und sogar für uns alle eine große Relevanz besitzen, obwohl wir es kaum für möglich halten. Denn ohne Rinderpass-, Hundesteuer- und Abfallakte geht es einfach nicht. Wenn Sie also das nächste Mal ein saftiges Steak vertilgen, während ihr vierbeiniger Freund zu Ihren Füßen liegt und hofft, ein paar Reste abzustauben und Sie anschließend Ihre Serviette in den Müll werfen, denken Sie doch einfach einmal darüber nach. Denn auch das ist gelebte Digitalisierung.
Haben Sie auch ein spannendes Beispiel, welche skurrile, ungewöhnliche oder einzigartige “Akte” bei Ihnen digitalisiert ist oder digitalisiert sein sollte? Dann lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
Wer jetzt auf den Geschmack gekommen ist und wissen will, wie einfach die Umsetzung des Projekts „Digitale Akten“ ist, der kann sich jetzt den kostenlosen Projektguide „In 3 Schritten zur digitalen Akte“ herunterladen.
Projektguide: In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.