Die fortschreitende Digitalisierung hat die Bau-Branche ebenso erfasst wie andere Wirtschaftszweige. In diesem Zusammenhang steht die Eingangsrechnungsverarbeitung vor besonderen Herausforderungen. Die manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten ist zeitaufwendig, fehleranfällig und führt oft zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung. Hier kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zum Einsatz, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Papierdokumente, etwa Eingangsrechnungen, zu digitalisieren und dadurch effizienter zu gestalten. In diesem Blogbeitrag möchten wir uns genauer mit diesem Thema befassen und insbesondere den Aspekt des Abrechnungsbogens betrachten.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen ermöglicht, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Es bietet Funktionen wie automatische Klassifizierung, Indexierung und Suche von Dokumenten sowie revisionssichere Archivierung. In Bezug auf die Eingangsrechnungsverarbeitung kann ein DMS den gesamten Prozess von der Erfassung der Rechnungen über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung und Zahlung unterstützen.
Was ist ein Abrechnungsbogen?
Ein Abrechnungsbogen ist ein Dokument, das detaillierte Informationen über erbrachte Leistungen, Arbeitsstunden, Materialkosten und andere relevante Informationen enthält. Er wird oft von Subunternehmern oder Lieferanten eingereicht und dient als Grundlage für die Rechnungsstellung. Der Abrechnungsbogen ist eine wichtige Aufzeichnung, die die erbrachten Leistungen und Kosten transparent und nachvollziehbar dokumentiert und somit als Basis für die Abrechnung und Zahlungsabwicklung dient.
Vorteile der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung in der Bau-Branche
Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung, und im speziellen auch des Abrechnungsbogens, in der Bau-Branche bietet einige Vorteile.
Zeitersparnis
Durch den Einsatz eines DMS können Unternehmen den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen erheblich reduzieren. Dokumente werden elektronisch erfasst und automatisch an die richtigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und ermöglicht eine schnellere Zahlungsabwicklung.
Fehlerreduktion
Die manuelle Dateneingabe birgt das Risiko von Fehlern, die zu Zahlungsverzögerungen und Unstimmigkeiten führen können. Ein DMS kann Daten automatisch aus den Rechnungen extrahieren und mit den vorhandenen Informationen im System abgleichen, um mögliche Fehler zu identifizieren. Dadurch werden Ungenauigkeiten minimiert und die Genauigkeit der Daten verbessert.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, den Status jeder Eingangsrechnung in Echtzeit zu verfolgen. Dies bietet eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Verarbeitungsprozesses. Mitarbeiter:innen können jederzeit den aktuellen Stand einer Rechnung einsehen und etwaige Engpässe oder Verzögerungen identifizieren.
Effiziente Archivierung
Die langfristige Aufbewahrung von Eingangsrechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung, bei der die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die elektronische Archivierung spart Platz, erleichtert die Suche und ermöglicht eine schnellere Wiederherstellung im Falle von Audits oder rechtlichen Anforderungen.
Der Abrechnungsbogen im Kontext der Eingangsrechnungsverarbeitung
In der Bau-Branche spielen Abrechnungsbögen eine wichtige Rolle bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Bei der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist es wichtig, die Besonderheiten, die bei der papierbasierten Bearbeitung eines Abrechnungsbogens eine Rolle spielen, effizient in einen digitalen Prozess zu überführen. Ein DMS ermöglicht die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Abrechnungsbögen in Form von digitalen Formularen. Durch die Automatisierung von Datenerfassung und -vergleich können Unternehmen sicherstellen, dass die auf der Rechnung angegebenen Leistungen und Kosten mit den Informationen auf dem Abrechnungsbogen übereinstimmen. Dadurch wird vermieden, dass Fehler und Unstimmigkeiten auftreten und eine reibungslose Abwicklung der Zahlungen gewährleistet wird.
Rechnungen können im Rahmen eines geführten (digitalen) Abrechnungsbogens in einen Kontext (z.B. in Bezug auf ein Bauvorhaben) gestellt werden. Dadurch haben Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente und können bei Bedarf schnell die entsprechenden Informationen überprüfen. Dies erleichtert die Kommunikation mit Subunternehmern oder Lieferanten und fördert eine effiziente Zusammenarbeit.
Fazit: Der Abrechnungsbogen als Schlüssel zur effizienten Digitalisierung in der Bau-Branche
Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems bietet Unternehmen in der Bau-Branche erhebliche Vorteile. Durch die Automatisierung und Digitalisierung des Prozesses können Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie effiziente Archivierung erreicht werden. Bei der Implementierung eines DMS kann der Abrechnungsbogen eine wichtige Ergänzung des Prozesses darstellen, um eine genaue und effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu gewährleisten. Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu steigern.