In der (Finanz-) Buchhaltung von Unternehmen verschiedenster Branchen besteht eine der größten Herausforderungen darin, tagtäglich die Flut eingehender Lieferantenrechnungen zu bewältigen. Denn die Überprüfung dieser muss stets zeitnah stattfinden, um Zahlungen pünktlich zu veranlassen. Der 3-Way-Match zählt hier als zentrales Prüfkonzept, um mögliche Fehler im Einkaufsprozess frühzeitig zu erkennen und Rechnungsbetrug zu vermeiden. In diesem Artikel geben wir Dir einen Überblick darüber, was sich genau hinter dem 3-Way-Match Verfahren verbirgt, wie es in der Praxis funktioniert und welche Vorteile es mit sich bringt.
Was steckt hinter dem Begriff 3-Way-Match?
In Einkaufsprozessen jeder Art besteht stets das Risiko, dass die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowohl in der Menge und Art als auch im Preis nicht mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen. Beide Fälle, sowohl tiefere als auch höhere Preise und/oder gelieferte Mengen, können negative Folgen mit sich bringen. So können niedrigere Liefermengen z.B. dazu führen, dass ein Produktionsengpass entsteht, da Materialien im Produktionsprozess fehlen. Höhere Preise, die im Zweifel deutlich über denen in der Bestellung vereinbarten liegen, können dagegen unvorhergesehene Kosten verursachen.
Durch diese je nach Unternehmensgröße und Liefervolumen teils hohen Risiken entsteht der Bedarf für engmaschige Kontrollen zwischen der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnung. Das Konzept hinter diesem Prinzip wird als 3-Way-Match Verfahren bezeichnet und basiert, wie es im Namen bereits deutlich wird, auf drei zentralen Prüfpunkten:
Den Daten auf der Bestellung – der Bestellmenge: Die Bestellung selbst stellt den ersten Prüfpunkt dar. Im besten Fall wurde die Bestellung auf Basis einer Bedarfsanforderung (BANF) erzeugt und es ist also bereits erfasst, was konkret beschafft werden sollte.
Den Daten auf dem Lieferschein – der Liefermenge: Beim zweiten Prüfschritt stehen die Daten zum Wareneingang im Fokus, also die Daten auf dem Lieferschein. Lieferanten schicken in den meisten Fällen zwar auch eine Auftragsbestätigung als Antwort auf eine Bestellung, allerdings ist diese lediglich eine Absichtsbekundung und hat noch keine Aussagekraft zu tatsächlich gelieferten Mengen.
Den Informationen auf der Rechnung – der Rechnungsmenge: Die Grundlage für den dritten Prüfpunkt im 3-Way-Match Verfahren sind die Informationen auf der Rechnung. An dieser Stelle regelt Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes, welche Daten auf einer ordnungsgemäßen Rechnung vermerkt sein müssen.
Definition 3-Way-Match
Kurz zusammengefasst geht es beim 3-Watch-Match also um den Abgleich der Bestellmenge mit der Liefermenge und schließlich mit der Menge, die auf der Rechnung angegeben ist.
Wie funktioniert der 3-Way-Match in der Praxis?
Zur Verdeutlichung des Ablaufs des 3-Way-Match in der Praxis folgt ein Beispiel:
- Ein Unternehmen schickt eine Bestellung über 30 neue Firmenhandys für seine Mitarbeiter:innen an ein Technikfachgeschäft.
- Die Buchhaltung des Technikfachgeschäfts erstellt eine Rechnung auf Grundlage der Bestellung und schickt diese an das Unternehmen.
- Anschließend prüft das Unternehmen im Rahmen der Verarbeitung der eingehenden Rechnung, ob die Daten auf dieser mit der Bestellung übereinstimmen.
- Die Firmenhandys werden geliefert und das Unternehmen erhält einen entsprechenden Lieferschein vom Technikfachgeschäft.
- Abschließend wird dann vom Unternehmen überprüft, ob die Daten auf den drei Dokumenten, also der Bestellung, dem Lieferschein und der Rechnung, übereinstimmen. Ist dies der Fall, wird die Rechnung genehmigt und die Zahlung freigegeben.
Die Vorteile vom 3-Way-Match
Das 3-Way-Match Verfahren ist eine effektive Geschäftspraxis sowohl für den Käufer als auch für den Lieferanten. Durch den Abgleich der drei Dokumente erkennt man Fehler im Einkaufsprozess frühzeitig, und man kann einen sicheren Zahlungsprozess gewährleisten.
Darüber hinaus bringt es noch weitere Vorteile mit sich:
Kosten- und Zeitersparnis
Der 3-Way-Match hilft Unternehmen dabei, Zeit und im Zweifel auch Geld zu sparen. Denn bei jedem Zahlungsvorgang spielen die Konsistenz und Genauigkeit der Daten eine zentrale Rolle. Falsche Informationen sowie Duplikate erhöhen die Gefahr von Rechnungsbetrug oder dass Rechnungen schlichtweg doppelt bezahlt werden. Wird der 3-Way-Match konsequent in der Praxis angewandt, werden mögliche Probleme dieser Art noch vor der Lieferung erkannt.
Nachvollziehbare Aufzeichnungen und Ausgabentransparenz
Das 3-Way-Match Verfahren sorgt dafür, dass stets nachvollziehbare Aufzeichnungen vorliegen und so die Transparenz in der Beziehung zwischen Käufern und Lieferanten erhöht wird. Lieferungen sowie Zahlungen können leichter nachverfolgt werden, dies ist auch im Falle von Rechtsstreitigkeiten ein Vorteil.
Auditing leicht gemacht
Ein sauber durchgeführter 3-Way-Match kann die Buchführung sowie Rechnungsprüfung erleichtern. Denn dadurch wird stets gewährleistet, dass die Dokumente vollständig und fehlerfrei vorliegen und so klappt die Zusammenstellung der Dokumente z.B. für den Wirtschaftsprüfer im Hand um Drehen.
3-Way-Match vs. 2-Way-Match
In vielen Bereichen ist der 3-Way-Match mittlerweile Industriestandard. Unter bestimmten Umständen kann allerdings auch der sogenannte 2-Way-Match eine gute Wahl oder vielleicht auch sogar die bessere Wahl für ein Unternehmen sein. Für das 2-Way-Match Verfahren sind nur zwei Dokumente erforderlich, die Bestellung und die Rechnung. Das Verfahren bietet sich z.B. in folgenden Fällen an:
- Für einfache Beschaffungen, bei denen es lediglich um kleinere Beträge geht, kann der 2-May-Match ausreichend sein. In diesem Fall lohnt sich der höhere Ressourcenaufwand für den aufwendigeren 3-Way-Match eventuell nicht.
- Auch bei beispielsweise monatlich wiederkehrenden Lieferungen, die jeweils direkt vom gleichen Lieferanten kommen, kann der 2-Way-Match als Kontrollmethode ausreichen.
- Ein Unternehmen arbeitet ausschließlich oder hauptsächlich mit Dienstleistern zusammen, welche keine Lieferscheine ausstellen. In diesem Fall ist die Verwendung des 3-Way-Match nicht möglich.
Automatisierungspotenziale bei der digitalen Rechnungsverarbeitung
Egal, ob in deinem Unternehmen der 3-Way-Match oder der 2-Way-Match zum Einsatz kommt, bei der analogen Rechnungsverarbeitung fallen bei diesen Prozessen viele manuelle Tätigkeiten an. Eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung wie d.velop invoices hilft dagegen dabei, viele der Prüfschritte zu vereinfachen sowie zu automatisieren. In unserem Webinar „Digitale Rechnungsverarbeitung im Überblick“ findest du darüber hinaus noch weitere Automatisierungspotenziale im Überblick, welche deinen Arbeitsalltag erleichtern.