Wissen ist Macht, sagt man so schön. Hinter diesem kurzen und prägnanten Sprichwort steckt eine Menge Wahrheit. Eine Wahrheit, die besonders Unternehmen bewusst sein sollte. Nicht mitgeteiltes, nicht auffindbares, nicht beachtetes und nicht dokumentiertes Wissen ist für ein Unternehmen verlorenes Kapital.
Warum Wissensmanagement? Ziele und Aufgaben im Überblick
Wissen ist schon längst als vierter Produktionsfaktor, neben Arbeit, Kapital und Boden, anerkannt.
Aber viele Unternehmen unterschätzen die Wichtigkeit des Wissensmanagements.
Warum das Wissen, das wir wissen, nicht gewissenhaft abspeichern?
Stetig verlässt wertvolles Know-how der Mitarbeiter das Unternehmen aufgrund von Fluktuation, des Rentenantritts der älteren Belegschaft oder aus anderen Gründen. Gerade in der Zeit des demografischen Wandels verabschieden sich in großen Schüben qualifizierte Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand. Und daher ist es äußerst wichtig, das wertvolle Wissen der Mitarbeiter aufzufangen, zu strukturieren und abzuspeichern.
Ziele
Die Ziele des Wissensmanagements sollten stets auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet sein. Grundsätzlich umfassen die allgemeinen Ziele von Wissensmanagement den Wissenserwerb, die Wissensentwicklung, Wissensspeicherung und Wissensnutzung. Spezifische Ziele können zum Beispiel sein:
- Verfügbarkeit relevanter Informationen für Mitarbeitende erhöhen
- Einfache Identifikation von Experten und Expertinnen im Unternehmen
- Beschleunigte Entwicklung von Innovationen
- Verkürzte Einarbeitungszeiten
Aufgaben
Die Aufgaben des Wissensmanagements gehen inzwischen weit über die reine Einrichtung und Pflege von Datenbanken hinaus. Neben der Einführung einer zentralen Wissensdatenbank umfassen die Aufgaben auch den Wissenstransfer zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten sowie die Entwicklung von neuem Wissen in Form von innovativen Ansätzen.
Das hört sich bislang recht einfach an, oder? Doch dahinter verbirgt sich tatsächlich eine Mammutaufgabe für viele Unternehmen. Aber keine Sorge, geht man es schrittweise an, lässt sich auch diese Aufgabe meistern. Fangen wir zunächst mit der Bedeutung von Wissensmanagement an.
Bedeutung und Voraussetzung
Was genau steckt eigentlich hinter dem Wort „Wissen“?
Um digitales Wissensmanagement im Unternehmen einführen zu können, muss zunächst zwischen Daten und Wissen unterschieden werden. Nur Daten, die eine Relevanz für die Mitarbeiter und das Unternehmen darstellen, transformieren sich zu Wissen.
Von Daten zum strukturierten Wissen – Voraussetzung für Wissensmanagement im Unternehmen
Heutzutage haben wir Milliarden von Daten und Informationen: lokal auf unserem Rechner, in einer Datenbank, auf unseren Notizblöcken oder in unseren Köpfen. Wir ersticken in Daten und hungern nach Wissen. Es reicht also nicht aus, planlos alle Daten zu notieren und wahllos in irgendwelche Ordner abzulegen. Das individuelle Wissen der Mitarbeiter muss in eine Struktur gebracht werden, die leicht nachzuvollziehen und aufzufinden ist. Und genau dann sind wir schon mitten im Prozess des digitalen Wissensmanagements.
Was ist Wissensmanagement? Die Frage nach dem „Know why?“
Informations- und Wissensmanagement – der Unterschied
Auch wenn beide Begriffe oft als Synonym verwendet werden – Informations- und Wissensmanagement sind nicht das Gleiche.
Definition und Abgrenzung Wissensmanagement
Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, der Speicherung, dem Transfer und auch der Nutzung von Wissen und geht weit über das Informationsmanagement hinaus. Das Informationsmanagement beschäftigt sich hauptsächlich mit der Fragestellung „Know what?“, wohingegen das Wissensmanagement sich mit der „Know why?“- Frage auseinandersetzt.
Wie funktioniert Wissensmanagement?
Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. Wissen einfach zugänglich machen, ist also das Stichwort, um erfolgreich Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen. Das geschieht, indem man das implizite Wissen, also das Erfahrungswissen, in explizites Wissen, also verfügbares Wissen, umwandelt. Darunter fällt das Wissen über Kunden, Wettbewerber, Lieferanten, Mitarbeiter sowie Produkte und technische Prozesse. Auch Trends und Meinungen aus der jeweiligen Branche werden dem Unternehmenswissen zugeordnet.
Digitales Wissensmanagement im Unternehmen – darauf ist zu achten
Das Wissen sollte auf einem externen Datenserver und damit unabhängig von der individuellen Festplatte gespeichert werden. Dadurch ist ein Zugang aller Mitarbeiter auf die Wissensdatenbank gewährleistet. Erst wenn die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Personenkreis gebündelt verfügbar gemacht werden, entsteht auf allen relevanten Ebenen Wissen.
Wer profitiert vom digitalen Wissensmanagement im Unternehmen?
Das gebündelte und strukturierte Wissen stellt eine gute Basis für Vorstände, Geschäftsführer, Inhaber aber auch Mitarbeiter dar, auf der sie Entscheidungen für unternehmerisches Wachstum und innovative Entwicklungen treffen oder neue Geschäftsmodelle entwickeln können.
Digitales Wissensmanagement im Unternehmen einführen – 6 Tipps im Überblick
- Nehmen Sie einfaches und dauerhaftes Wissen.
- Versuchen Sie das Wissen, zum Beispiel Geschäftsprozesse, einfach und verständlich für die Mitarbeiter zu notieren und zu digitalisieren.
- Produzieren Sie Erklärvideos! Diese sind eine enorme Hilfe und können komplexe Inhalte nachvollziehbar darstellen.
- Notieren Sie auch Negativwissen: misslungene Umsetzungen von Projekten oder Ideen sollten auch in der Wissensdatenbank hinterlegt werden, damit andere Mitarbeiter nicht die gleichen Fehler nochmal machen.
- Nutzen Sie Schlagworte, Tags oder Rubriken für Ihre Struktur. Das macht das Auffinden der Daten erheblich einfacher und optimiert Ihre Geschäftsprozesse.
- Beachten Sie stets, dass sich die Relevanz des Wissens ständig ändert. Was Ihnen heute sehr wichtig und wertvoll erscheint, kann schon übermorgen komplett überholt sein.
Wissensmanagement 4.0
Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat einen direkten Einfluss auf den Umgang mit Wissen im Unternehmen. Das sogenannte Wissensmanagement 4.0 basiert auf dem gezielten Einsatz von Methoden und Instrumenten für ein vollkommen digital gestütztes und optimales Wissensmanagement.
Wissensmanagement-Methoden
Es existieren verschiedene Wissensmanagement-Methoden bzw. -Instrumente, um relevante Informationen langfristig im Unternehmen festzuhalten. Alle Methoden zu erläutern, würde den Rahmen etwas sprengen. Zu den gängigsten und wirkungsvollsten Methoden zählen:
- Relevantes Wissen ermitteln (z.B. per Team-Chat, Gruppendiskussion, Umfragen)
- Individuelles Wissen sammeln (z.B. Aufzeichnen eines Vortrags oder eines Interviews)
- Gemeinsames Wissen sammeln (z.B. Aufzeichnen eines Meetings, Workshop-Protokoll)
- Wissensdatenbank erstellen (z.B. per Software bzw. Wissensmanagementsystem)
Wissensmanagement Konzept: Auf die richtige Kombination der Instrumente kommt es an
Die genannten Wissensmanagement-Methoden sind nur einige von vielen Möglichkeiten, digitales Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen. Es gibt dabei nicht den einen, richtigen Weg. Vielmehr ist es die Kombination verschiedener Methoden und kreativen Lösungen, die die Basis für ein optimales Wissensmanagement legt.
Digitale Archivierung sorgt für erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen
Archivierung stellt die Basis jedes erfolgreichen Wissensmanagements im Unternehmen dar. Nur hilft eine papierbasierte Archivierung nur begrenzt weiter. Das manuelle Durchsuchen von Akten ist mit viel Aufwand und oftmals nur geringem Erfolg verbunden. Eine Software ist daher die optimale Lösung, um digitales Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen.
Effizienzsteigerung durch Wissensmanagement-Software
Digitale Archivierung lautet an dieser Stelle das Schlüsselwort für mehr Effizienz. Denn indem alle Dokumente mit wertvollem Wissen archiviert vorliegen, lassen sie sich ganz einfach durchsuchen, bearbeiten, prüfen und verteilen. Dies lässt sich am besten durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erreichen. Das System kann dabei nahtlos an Ihr IT-System angebunden werden und dient so als optimale Wissensmanagement-Software.
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