Daten sind Informationen. Stammdaten sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie bilden das Fundament vieler Geschäftsprozesse, da sie wichtige Informationen zu Kunden, Lieferanten, Produkten und anderen zentralen Entitäten enthalten. Eine effektive Stammdatenverwaltung stellt sicher, dass diese Daten konsistent, aktuell und korrekt sind, was zu besseren Entscheidungen, effizienteren Abläufen und geringeren Kosten führt.
Erfahre, was Stammdaten sind, warum sie so wichtig sind und wie du durch bewährte Strategien und moderne Technologien das Potenzial der Stammdaten voll ausschöpfen kannst.
Was sind Stammdaten?
Definition Stammdaten
Stammdaten sind in der betrieblichen Datenverarbeitung grundlegende und dauerhafte Informationen eines Unternehmens, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Diese Daten werden nicht kontinuierlich, sondern in regelmäßigen Abständen aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie stets aktuell und korrekt sind. Stammdaten bilden somit die Grundlage für zahlreiche Geschäftsprozesse und tragen zur Konsistenz und Effizienz der betrieblichen Abläufe bei.
Was beinhalten Stammdaten?
- Kundenstammdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Kaufverhalten, etc.
- Lieferantenstammdaten: Firmenname, Ansprechpartner, Lieferbedingungen, etc.
- Produktstammdaten: Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Lagerbestand, etc.
- Mitarbeiterstammdaten: Personalnummer, Abteilung, Position, etc.
- Standortdaten: Adressen von Filialen, Lagern, etc.
Warum sind Stammdaten so wichtig?
Die Stammdaten werden als Grundlage für Unternehmensentscheidungen genutzt. Daher wirken sich verlässliche und gut gepflegte Stammdaten positiv auf die Effizienz von Prozessen aus und sorgen somit auch für Kosteneinsparungen. Stammdaten haben einen hohen Wert, sind beständig und werden von allen Abteilungen genutzt. Vorgänge der Materialverteilung und des Ressourceneinsatzes können dank der Stammdaten optimiert werden. Auch bei Prozessen wie Order Management sind gute Stammdaten äußerst relevant.
Stammdaten sind die Grundlage für Prozesssteuerung und -automatisierung, regeln den Geschäftsprozess und sind in operativen Prozessen und Unternehmensentscheidungen ebenso beteiligt, wie bei Datenauswertungen und -analysen oder Produkten und Dienstleistungen.
Arten von Stammdaten
Stammdaten lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen: Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten und Produktstammdaten. Jede dieser Kategorien bringt spezifische Herausforderungen für die Stammdatenverwaltung mit sich.
- Kundenstammdaten umfassen grundlegende Informationen über Kunden, wie Name, Adresse und andere stabile Kontaktdaten, die sich selten ändern, wie Kundennummer, Kundenstatus sowie Vertrags- und Zahlungsinformationen. Diese Daten sind entscheidend für die Personalisierung von Marketingstrategien und den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.
- Lieferantenstammdaten enthalten detaillierte Informationen über Lieferanten und Geschäftspartner. Dazu gehören Name, Adresse, Kontaktpersonen und Vertragsbedingungen. Eine präzise Verwaltung dieser Daten ist unerlässlich, um einen reibungslosen Beschaffungsprozess sicherzustellen und die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.
- Produktstammdaten beinhalten umfassende Informationen über Produkte, wie Beschreibungen, Preise, Lagerbestände sowie technische Details zu Anlagen und Geräten, einschließlich Art, Seriennummer, Einstellungen, Standort und Historie. Diese Daten sind besonders wichtig für die Erstellung von Anlagen.
Primäre und sekundäre Stammdaten
Neben der Unterteilung der drei Arten von Stammdaten ist auch noch eine Unterteilung in primäre und sekundäre Stammdaten möglich.
- Die primären Stammdaten sind Daten, die für sich allein stehen können und keinen Bezug zu einer anderen Datenquelle haben. Beispiele dafür sind Artikel, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Mitarbeitende.
- Zu den sekundären Stammdaten zählen die Daten, die nicht für sich allein stehen können und immer einen Bezug zu anderen Daten haben. Ein typisches Beispiel hierfür sind Preise und Konditionen, die immer in Verbindung mit Material bzw. Artikeln stehen.
Was sind die Aufgaben des Stammdatenmanagements?
Stammdaten beschreiben einen Datenschatz, der sich für viele geschäftliche Entscheidungen nutzen lässt. Allerdings ist dieser Schatz nur so lange wertvoll, wie er aktuell ist.
Das ist die Aufgabe des Stammdatenmanagements. Es stellt einen systematischen Ansatz für die Datenintegration dar, wodurch eine durchgängige Nutzung der Daten gewährleistet werden soll. Ein schlechtes Datenmanagement gilt es zu vermeiden, das heißt Dubletten, unvollständige Daten und fehlerhafte Datensätze sollen verhindert werden. Im Fokus des Stammdatenmanagements steht die Pflege von Kunden:innen-, Lieferanten:innen- und Produktdaten. Dafür gibt es Softwarelösungen, die Abhilfe schaffen. Wichtig dabei ist, dass die Daten aus den verschiedenen Systemquellen zusammengetragen und an einem einzigen Ort abgelegt werden, sodass alle relevanten Informationen zusammen sind.
Wenn dies korrekt erfolgt, verbessert das Stammdatenmanagement die Datenqualität und optimiert gleichzeitig den Datenaustausch zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen. Darüber hinaus kann Stammdatenmanagement die Datenverarbeitung in verschiedenen Systemarchitekturen, Plattformen und Anwendungen erleichtern.
Was gehört zur Stammdatenpflege?
Allgemein bedeutet Stammdatenpflege so viel wie die Daten auf einem aktuellen Stand zu halten. Ändert etwa ein:e Kunde:in die Angaben zum Wohnsitz, so muss die neue Anschrift des Kunden/der Kundin in der Datenbank aktualisiert werden, dies nennt man Stammdatenpflege.
Es wird dabei zwischen zwei Arten unterschieden:
- zentrale Datenpflege
- dezentrale Datenpflege
Bei einer dezentralen Pflege werden die Stammdaten unmittelbar durch den/die einzelne:n Anwender:in gepflegt. Die Informationen werden hierbei nicht an eine zentrale Stelle weitergeleitet, sondern direkt an der Stelle gepflegt, wo sie anfallen. Eine zentrale Pflege stellt entsprechend den gegenteiligen Part dar, wobei die Daten immer an einer zentralen Stelle zusammengeführt und in das System übernommen werden. Generell bietet es sich beim Stammdatenmanagement und bei der Stammdatenpflege an, Gebrauch von dem Vier-Augen-Prinzip zu machen, damit die Daten validiert werden und von vorneherein richtig gepflegt sind.
Herausforderungen im Stammdatenmanagement
Der Lebenszyklus von Stammdaten beginnt bei der eigentlichen Erfassung, geht über die stetige Pflege bis hin zur Archivierung oder Löschung. Das Stammdatenmanagement bringt daher eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die Unternehmen bewältigen müssen, um eine hohe Datenqualität und effiziente Geschäftsprozesse sicherzustellen. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen:
- Hohe Datenqualität gewährleisten
- Verantwortlichkeiten für das Erfassen und die Pflege bestimmen
- Stammdatenmanagement mit mehreren Personen koordinieren
- Richtige Zuordnung der Fachbereiche, z.B. Materialwirtschaft und Einkauf
- Korrekte und zeitnahe Erfassung neuer Stammdaten
- Prüfung auf Vollständigkeit und Qualität
- DSGVO beachten
- Doppelanlagen vermeiden
Sind sich die Unternehmen diesen Herausforderungen bewusst, so ist es einfacher, diese auch zu bewältigen. Diese Abbildung zeigt die Herausforderungen von Stammdatenmanagement noch einmal zusammengefasst:
Die Herausforderungen im Stammdatenmanagement zu meistern ist sicherlich nicht immer einfach, aber durch gezielte Maßnahmen und die Bereitstellung personeller Ressourcen kann eine gute Qualität der Stammdaten erzielt werden.
Mit der automatischen Dokumentenerkennung auf dem Weg in die Zukunft.