Was ein Social Intranet heute können sollte

Nicht zuletzt war die Corona-Pandemie ein Auslöser für viele Unternehmen, sich weitestgehend digital aufzustellen. Denn für 84 % der in einer repräsentativen Umfrage befragten Unternehmen hat die Digitalisierung durch die Pandemie an Bedeutung gewonnen.¹ Viele Mitarbeitende arbeiten seitdem nicht mehr täglich vor Ort, sondern genießen die neu gewonnene Flexibilität, die Remote-Work mit sich bringt. Die gesamte Belegschaft eines Unternehmens ist heute bedingt durch Themen wie die Globalisierung und Remote-Work nicht mehr nur an einem Standort vertreten und zu erreichen. Gerade große Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre gesamte Belegschaft unkompliziert und gleichermaßen zu erreichen. Seien es beispielsweise Mitarbeitende im Home-Office, Non-Desk-Worker in der Produktion oder Vertriebsmitarbeitende im Zug zum nächsten Kundentermin. Ortsunabhängige, digitale Kommunikation ist hierbei das A und O. Damit dies gelingt und unternehmensweit effizient zusammengearbeitet werden kann, gewinnen Softwarelösungen wie ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App an Bedeutung. 

Klassisches vs. Social Intranet

Ein klassisches Intranet kann als Nachfolger des altbekannten Schwarzen Bretts verstanden werden. Es ist ein „[…] organisations- oder unternehmungsinternes geschlossenes, nicht öffentliches Computernetzwerk auf Basis der Internet-Technologien und -Anwendungen, welches den Mitarbeiter:innen einer Unternehmung als Informations-, Kommunikations- und Anwendungsplattform zur Verfügung steht.“² Somit werden hierüber betriebsrelevante Informationen intern an die Belegschaft kommuniziert, sodass diese die Informationen nicht mehr physisch und analog am Schwarzen Brett abholen müssen, sondern digital an ihrem PC einsehen können. Es findet eine Top-Down Kommunikation vom Management an die Mitarbeitenden statt.

Warum ist ein Social Intranet sinnvoll?

Einen papierlosen Kommunikationsprozess haben Unternehmen mit einem Intranet bereits erfolgreich etabliert und sind der Digitalisierung ihres Unternehmens einen Schritt näher. Jedoch sollte die interne Kommunikation heute ganzheitlicher betrachtet werden und nicht nur einseitig funktionieren.

Hier kommt ein Social Intranet ins Spiel: Es kann weit mehr als nur in eine Richtung zu informieren. Social Intranet Lösungen gibt es unzählige, jedoch stellt sich die Frage, welche Funktionen eine Intranet-Software beinhalten muss, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. In diesem Blogartikel beleuchten wir daher nützliche Funktionen eines Social Intranets, die den heutigen Anforderungen der internen Kommunikation gerecht werden.

12 nützliche Funktionen eines Social Intranets für eine gelungene interne Kommunikation

Newsfeed 

Ein zentraler Newsfeed ermöglicht es den Mitarbeitenden, relevante Updates, Ankündigungen und Diskussionen in Echtzeit zu verfolgen. Aber damit nicht genug. Sowohl Führungskräfte als auch die Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, Beiträge zu verfassen und diese auch nach Belieben zu kommentieren. 

Anpassbare Benachrichtigungen 

Benutzerdefinierte Dashboards und Benachrichtigungseinstellungen ermöglichen es den Mitarbeiter:innen, relevante Informationen und Aktualisierungen basierend auf ihren individuellen Interessen und Aufgabenbereichen zu erhalten. 

Benutzer:innenprofil 

Jede/r Mitarbeiter:in sollte ein personalisiertes Profil im Social Intranet haben, das Informationen wie etwa Kontaktdaten, Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten enthält. Auf diese Weise kann schnell der oder die richtige Ansprechpartner:in gefunden werden. 

Suchfunktion 

Das bringt uns direkt zur nächsten nützlichen Funktion. In der heute schnelllebigen Welt dürfen relevante Informationen ebenfalls nicht lange auf sich warten lassen. Daher ist es essenziell, dass Beiträge, Termine und Kontaktpersonen unkompliziert und schnell per Suchfunktion des Social Intranets gefunden werden. 

Terminkalender 

Ein Kalender für Veranstaltungen und Termine ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, wichtige Ereignisse wie Meetings, Schulungen und Firmenveranstaltungen im Blick zu behalten. Auch erleichtern Zu- und Absagebuttons bei jeweiligen Veranstaltungen den Planungsprozess für Organisatoren.  

Umfrage-Funktion 

Feedback ist heute wichtiger denn je. Integrierte Feedback-Mechanismen und Umfragen ermöglichen es Unternehmen, das Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu messen, Meinungen einzuholen und Verbesserungsvorschläge zu sammeln. 

Chat 

Chats für den privaten und öffentlichen Austausch der Mitarbeiter:innen tragen zur verbesserten und schnelleren Wissensweitergabe, aber auch zum sozialen Miteinander unter den Kollegen:innen bei. 

Kollaboration 

Projektgruppen schaffen Raum für abteilungs- und standortübergreifende digitale Kollaborationen und ermöglichen somit eine sehr effiziente Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeiter:innen – egal ob vor Ort oder im Home-Office. 

Workflows 

Alltägliche Workflows wie etwa Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Raum- und Firmenwagenbuchungen können an eine Social Intranet Lösung digital angebunden werden, sodass sie von einer kürzeren Bearbeitungszeit und einer nicht zu unterschätzenden Papierersparnis profitieren können. 

Wissensdatenbank und Wiki 

Ein Wiki-System ermöglicht es Mitarbeiter:innen, Wissen zu dokumentieren, Best Practices zu teilen und gemeinsame Ressourcen zu erstellen und zu aktualisieren. Mithilfe dieses zentralen Wissensmanagements im Social Intranet erhalten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihre Expertise beispielsweise in Form von „How Tos“ an die gesamte Belegschaft weiterzugeben. Indem Unternehmen auf diese Weise mehr Verantwortung und Vertrauen in Mitarbeitende setzen, stärken diese, neben dem aktiven Wissensaustausch zusätzlich das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen. 

Mobile Zugänglichkeit 

Gerade für Mitarbeitende, die nicht am PC oder Laptop arbeiten, muss die mobile Zugänglichkeit des Social Intranets gewährleistet sein. Daher sind etwa mobile Apps eine Möglichkeit, um allen Mitarbeitenden den Zugriff von überall und jederzeit zu ermöglichen. Auch bei der Anwendung über ein privates Handy müssen sich Anwender:innen keine Sorgen um den Datenschutz machen und für Unternehmen entfällt der Aufwand, neue Hardware zu beschaffen. 

Gamification-Elemente 

Als i-Tüpfelchen kann die Integration von gamifizierten Elementen wie Belohnungen, Auszeichnungen und Herausforderungen das Engagement der Mitarbeiter:innen erhöhen und die Nutzung des Intranets fördern.  

Stärken und Schwächen eines Social Intranets

Vorteile eines Social Intranets

• Vermeidung von Medienbrüchen: Ein Social Intranet sorgt durch digitale News, Abstimmungen und Workflows für eine medienbruchfreie Informationsübermittlung und beschleunigt somit die Bearbeitung von Geschäftsprozessen. 
• Flexible Zusammenarbeit und Stärkung des Wir-Gefühls: Die Bereitstellung digitaler Kommunikationskanäle schafft ein Gefühl der Gemeinschaft, das über Standorte und Abteilungen hinwegreicht und ermöglicht flexible Arbeitsmodelle wie Remote-Work. 
• Zentrales und gemeinsames Wissen: Ein Social Intranet verhindert die Bildung von Wissenssilos und steigert die Expertise sowie Produktivität der Mitarbeitenden durch einen schnelleren und effektiveren Austausch von Wissen. 
• Verbesserte Transparenz: Durch die zentrale Plattform erhalten Mitarbeiter:innen Einblick in Unternehmensankündigungen, Richtlinienänderungen und relevante Informationen, was die Transparenz fördert und Missverständnisse reduziert. 
• Förderung der Innovation: Ein Social Intranet bietet eine Plattform für Ideenaustausch, Brainstorming und Innovationsprojekte, die zur Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Prozesse beitragen können. 
• Erhöhte Mitarbeiterbindung: Durch die Schaffung einer digitalen Gemeinschaft und die Möglichkeit, sich aktiv an Diskussionen und Entscheidungen zu beteiligen, fühlen sich Mitarbeiter:innen stärker mit dem Unternehmen verbunden und sind engagierter. 

Schwächen eines Social Intranets

• Zugriffsmöglichkeiten: Da 35 % der Arbeitnehmer:innen in Deutschland über keinen PC-Arbeitsplatz verfügen⁴, sollte man diesen Mitarbeiter:innen eine Partizipationsmöglichkeit in Form einer mobilen Anwendung bieten können. Leider beinhaltet nicht jede Social Intranet Lösung eine mobile Version. 
• Kollaborationsfähigkeit: Social Intranets sind meist nicht für vollumfängliche digitale Kollaborationen geeignet, da diese nicht die notwendigen Features bereitstellen können. Das Social Intranet sollte eher als zentraler Ausgangspunkt eines digitalen Workspace genutzt werden, an welchen mithilfe von Schnittstellen angeknüpft werden kann (z.B. Microsoft Office, Dokumenten-Management-System-Anbindung). 

Die aufgeführten Stärken und Schwächen einer Social Intranet Lösung zeigen, dass sie durch ihre Funktionalitäten einen bedeutenden und positiven Beitrag zur internen Kommunikation leisten kann. Jedoch zeigt sich auch, dass die Zusammenführung aller Funktionen in einer eigenständigen Social Intranet Lösung begrenzt ist. Es empfiehlt sich daher eine Lösung, die Schnittstellen zur Integration weiterer (Kollaborations-)Funktionen bietet und gleichzeitig als mobile Anwendung sicher auf privaten Endgeräten genutzt werden kann. 

Ein Social Intranet in einer Mitarbeiter-App: zentrale, effiziente und sichere Kommunikation

Eine Mitarbeiter-App kann genau an den Defiziten einer reinen Social Intranet Lösung ansetzen. Sie ist auf mobilen Endgeräten verfügbar und bietet somit die Möglichkeit, unabhängig vom Arbeitsplatz Zugriff auf die eigenen Systeme zu erhalten. Zusätzlich kann eine Mitarbeiter-App auch bei der Verwendung auf privaten Smartphones vollen Datenschutz gewährleisten, indem sie die folgenden Funktionalitäten abdeckt:

• DSGVO-konforme Nutzung der privaten Endgeräte 

• Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung 
• Zugriff ausschließlich mit Authentifizierung auf betriebsinterne Inhalte 
• Kein User-Tracking und Auslesen des Smartphones 
• Kein Zugriff auf jegliche private Dokumente und das Kontaktbuch auf dem eigenen Smartphone 

Weitere nützliche Funktionen wie etwa ein Chat oder Employee-Self-Services in Form von bspw. Urlaubsanträgen und Krankmeldungen können in Mitarbeiter-Apps eingebunden werden, sodass sie als zentrale Kommunikation- und Kollaborationsplattform dienen können. Spannende Einblicke in die Mitarbeiter-App d.velop connect und Antworten auf die Frage, warum sie die interne Kommunikationsstrategie vervollständigt, erhältst du in unserem Webinar.  

Fazit: Ein Social Intranet bietet nützliche Funktionen für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Ein Social Intranet ist ein gelungener erster Schritt zur Digitalisierung der Mitarbeiterkommunikation. Im Vergleich zum klassischen Intranet bezieht ein Social Intranet Mitarbeiter:innen aktiv in die Kommunikation ein. Die Belegschaft kann dort reagieren, kommentieren und selbst Beiträge verfassen. Jedoch ist es wichtig, dass es auch eine mobile Anwendung gibt und der Datenschutz bei der Nutzung gewährleistet ist.

Eine Mitarbeiter-App kommt diesen Anforderungen nach. Sie bietet nicht nur eine unternehmensweite Plattform über das Social Intranet, sondern auch Funktionen wie Terminkalender- und Suchfunktionen, Checklisten, individuelle Profile und Berechtigungskonzepte, einen Chat und vielfältige Employee-Self-Services – Das alles mehr bequem per App!