In der heutigen Geschäftswelt, in welcher der Umgang mit Informationen und Dokumenten zunehmend komplexer wird, ist es für Unternehmen wichtig, eine effiziente und flexible Lösung zu finden. Microsoft bietet mit Microsoft 365 oder SharePoint eine umfassende Palette von Funktionen zur Implementierung einer DMS-Lösung. Im folgenden Artikel klären wir, welche Unterschiede es gibt und auf welche Variante eines DMS-Systems ein Unternehmen setzen sollte.
Welche DMS-Lösungsansätze gibt es? Ist SharePoint als DMS sinnvoll?
M365 basierte Lösungen bieten sich als Alternative zu herkömmlichen Dokumentenmanagement-Systemen an und gestalten den Markt für diese Systeme noch vielfältiger. Der Fokus liegt auf Collaboration und Informationsaustausch. Diese Lösungen adressieren primär solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits über eine klare Microsoft 365-Strategie – beispielsweise für ihren Digital Workplace – verfügen und nun auch DMS-Lösungen einbeziehen wollen.
Klassische DMS-Lösungen überzeugen durch ihre spezialisierte Funktionsweise und kommen besonders dort zum Einsatz, wo Unternehmen ihre Strategien zur Digitalisierung ihrer vorrangig dokumentenbasierten Prozesse anstreben. Ziel ist, Schnelligkeit und Produktivität in den papiergebundenen Geschäftsabläufen zu steigern und Prozesskosten zu senken.
Zulässigkeit Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS
Multifunktionale Ausrichtung von M365 unterstützt die unternehmerische IT-Strategie
M365 stellt in Sachen Collaboration eine Multifunktionsplattform dar, die mit den Tools SharePoint, OneDrive, Teams, der PowerPlattform, Planner usw. in beinahe jedem Unternehmen im Einsatz ist. Diese dient also nicht nur als DMS-Lösung, sondern einer Vielzahl weiterer Anwendungen. Der übergreifende Gedanke ist, Informationen einfach auffindbar und auf transparentem Weg austauschbar zu machen, gemeinsam zu bearbeiten („Co-Authoring“) bzw. direkt zu kommunizieren (Teams). Diese Informationen müssen keineswegs Dokumente, sondern können ebenso Termine, Aufgaben, Reports, Blogs oder ein Wiki innerhalb eines Projektraums sein.
Diese multifunktionale Ausrichtung von SharePoint als DMS ist besonders vorteilhaft für IT-Strategen, da nicht für jede Anforderung separate Systeme aufwendig implementiert und betrieben werden müssen. Viele Unternehmen lizenzieren die klassischen Office-Applikationen bereits über einen Enterprise-Plan. Dieser beinhaltet häufig SharePoint und weitere Produkte aus der M365-Plattform, die einfach mitgenutzt werden können.
Auch die verbundenen Kostenersparnisse, die durch Reduzierung der zu betreibenden Insellösungen entstehen, sowie die erweiterten Einsatzmöglichkeiten für das meist knappe Personal, sind wichtige Faktoren bei der Entscheidung für eine M365-orientierte Strategie zur Etablierung von DMS-Lösungen.
Die IT-Strategie ist entscheidend für die DMS-Lösung
Überlegt ein Unternehmen, lediglich eine digitale Aktenanwendung/Archivierung einzuführen, so ist dies sowohl über die spezialisierte DMS-Lösung als auch über eine Microsoft 365-Plattform möglich. In der Regel wird die Wahl zwischen den beiden Alternativen keine grundlegende Entscheidung für eine bestimmte Richtung darstellen, sondern sich aus der übergreifenden Strategie ableiten.
Was einen für den Anwendenden relevanten Teilaspekt einer DMS-Lösung betrifft (z.B. Geschwindigkeit, Klickfolgen …), ist der Anwendende möglicherweise mit einer klassischen DMS-Lösung besser bedient. Deren Entwickler:innen wissen beispielsweise genau, wie man benötigte spezielle Funktionen über wenige Mausklicks verfügbar macht, während bei der SaaS-Variante (M365) diese Funktionen möglicherweise etwas aufwendiger für den Anwendenden implementiert sind. Es ist wie bei einem Schweizer Multifunktionsmesser: Es dient der universellen Nutzung als Messer, Schere, Korkenzieher, Schraubendreher und mehr. Dabei haben die Einzelfunktionen nicht die Qualität des jeweiligen Spezialwerkzeugs. Ähnlich verhält es sich mit M365 als multifunktionaler Plattform im Vergleich zu spezialisierten DMS-Lösungen. Die Frage ist nun im Wesentlichen, wie häufig benötigt welcher Anwendende welche Spezialfunktion und wie viel ist man bereit, für diese Spezialfunktion zu bezahlen?
Neben den durch M365 abgedeckten Basisfunktionen einer DMS-Lösung (Check-in/Check-out, Versionierung, Teilen) sind für erweiterte Anforderungen (Aktenmanagement, Scanning, Outlook-Integration, ERP-Integration ggf. Workflow/Formulare) Lösungen von Drittherstellern erforderlich, die als Lösungsrucksack für M365 die Basisfunktionen in Richtung einer vollumfänglichen DMS-Lösung erweitern und einfach anwendbar machen.
Wo eine SaaS-Infrastruktur M365 bzw. eine On-Premises Infrastruktur für SharePoint, einschließlich der Sicherheitskonzepte samt Backup, verwendet wird, reduzieren sich die Investitionen in die Systemtechnik für den Betrieb der DMS-Lösung mit diesen Add-ons. Überdies verringert sich der Schulungsaufwand für die Endanwender:innen erheblich, da die Integration in die bereits vertraute Microsoft-Welt die Einarbeitung erleichtert.
So profitiert CAMFIL von einer ganzheitlichen DMS-Plattform mit Microsoft 365 Anwendungen
Vergleich zwischen klassischer DMS-Lösung und M365-basierter Lösung
Welche Unterschiede gibt es, sollte ein Unternehmen auf die eine oder andere Variante eines DMS-Systems setzen? Es lassen sich folgende Aspekte miteinander vergleichen:
- Strategische Ausrichtung
- Zielgruppen
- Funktionales Leistungsprofil
- Berechtigungen
- Usability
- Implementierungsaufwand
- Aufwand DMS-Betrieb
- Integrationsfähigkeit
- Skalierbarkeit
- Weiterentwicklung
- Community / Ökosystem
Revisionssicherheit und GoBD-Konformität im DMS: Wie M365-basierte Lösungen und klassische Plattformen abschneiden
Klassische DMS-Systeme sind häufig darauf ausgelegt, von Grund auf revisionssicher und GoBD-konform zu arbeiten. Standardmäßige Funktionen wie unveränderbare Archivierung, nachvollziehbare Dokumentenhistorie und manipulationssichere Speicherung werden angeboten. Des Weiteren erfüllen sie meist alle rechtlichen Anforderungen an die Buchführung und Archivierung, die in den GoBD festgelegt sind.
Die Nutzung von SharePoint als DMS und andere M365-Tools bieten ebenfalls Möglichkeiten, revisionssichere und GoBD-konforme Lösungen zu implementieren. Jedoch erfordert dies häufig zusätzliche Konfigurationen und möglicherweise den Einsatz von Drittanbieter-Tools, um die notwendigen Compliance-Anforderungen vollständig abzudecken. Beispielsweise müssen spezielle Einstellungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass Dokumente unveränderbar gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Eine sorgfältige Planung und Implementierung sind erforderlich, um zu gewährleisten, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
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