Rechnet sich die Cloud? Diese Frage stellen sich zurzeit zahlreiche Unternehmen, die sich für die Einführung einer neuen Software, zum Beispiel einem Dokumentenmanagement-System, zwischen On-Premises und Cloud entscheiden müssen. Keine einfache Entscheidung! Welche der beiden Varianten für dich nun die günstigere ist, kannst du ganz leicht selbst ermitteln. Dieser Beitrag zeigt dir, wie es geht, indem du eine Cloud-TCO Analyse durchführst.
Cloud vs. On-Premises: Was ist der Unterschied?
Der größte Unterschied liegt im jeweiligen Standort der Software. Während die Software bei der On-Premises-Lösung auf dem PC bzw. den hauseigenen Servern im Unternehmen installiert ist, befindet sie sich bei der Cloud-Lösung auf einem externen Server deines jeweiligen Cloud-Anbieters. Auch eine Kombination dieser beiden Ansätze ist möglich – die sogenannte Hybrid-Cloud.
Ob du nun von Beginn an eine On-Premises- oder Cloud-Lösung in deinem Unternehmen einführen oder von On-Premises auf Cloud umsteigst – die korrekte Kalkulation der zu erwartenden Kosten ist maßgebend für die Entscheidung. Welche weiteren Unterschiede maßgebenden Einfluss auf die Auswahl haben, erfährst du im Blogartikel Cloud Computing einfach erklärt – Definition, Servicemodelle und Vorteile im Überblick.
TCO-Analyse leicht gemacht – Kosten für On-Premises und Cloud einfach selbst kalkulieren
Die jährlichen Kosten im Falle einer Cloud-Lösung sind verhältnismäßig leicht zu kalkulieren. Cloud-Anbieter stellen in der Regel sämtliche anfallenden Kosten übersichtlich und transparent in der Angebotserstellung dar. So sind in den ausgewiesenen monatlichen SaaS-Gebühren alle relevanten Kosten enthalten. Im Falle von On-Premises kann dies unter Umständen nicht ganz so einfach sein. Hier gibt es beispielsweise den einmaligen Kaufpreis für die einzelnen Softwaremodule und jährlich zu zahlende Softwarepflege- und Wartungsgebühren.
Definition Total Cost of Ownership (TCO)
Total Cost of Ownership, abgekürzt TCO, ist eine ganzheitliche Kostenbetrachtung von Produkten, Gütern oder Services, die nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende direkte und indirekte Kosten über den kompletten Lebenszyklus hinweg berücksichtigt. Die Idee dabei ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und Wartung) der betreffenden Komponenten.
On-Premises bedeutet: Investitionen in Hardware
Ob sich eine Cloud-Lösung rentiert, zeigt sich, nachdem du alle anfallenden Kosten der On-Premises-Lösung kalkuliert hast und den Cloud-Kosten gegenüberstellst. Im Gegensatz zur Kostenberechnung für eine Cloud-Lösung steigt die Anzahl an potenziellen Kostenpositionen im Falle von On-Premises erheblich, sodass die TCO-Analyse für eine On-Premises-Lösung durchaus eine Herausforderung darstellen kann.
Initialkosten
Um die Total Cost of Ownership zu berechnen, müssen unter anderem die jährlichen Kosten einer Cloud-Lösung den Initialkosten einer On-Premises-Lösung gegenübergestellt werden. Während die laufenden Kosten einer Cloud-Lösung direkt als Betriebsausgaben angesetzt werden können, sind die teuren einmaligen Anschaffungen einer On-Premises-Lösung in der Regel über mehrere Jahre abzuschreiben. Die Initialkosten umfassen die Anschaffungskosten für Lizenzen sowie Storage-, Server- und Betriebssystem. Kurz ausgedrückt: sämtliche einmalige Anschaffungskosten für die hauseigene IT-Infrastruktur.
Jährliche Abschreibungen
Eine wichtige Kostenposition in Ihrer TCO-Analyse betrifft die Abschreibung. Hierunter fallen sämtliche Abschreibungskosten, die durch die On Premise-Lösung für Ihr Unternehmen anfallen. Als immaterielles Wirtschaftsgut wird die Anschaffung einer Software in der Bilanz dem Anlagevermögen zugeordnet. Zusätzlich zur Abschreibung von Software ist auch die Abschreibung der entsprechenden Lizenz sowie von Hardware und Serverbetriebssystem in Ihrer Kostenkalkulation zu berücksichtigen.
Jährliche Update-Kosten
Software-Aktualisierungsmaßnahmen dienen der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Software. Jährliche Updates sorgen für nötige Aktualisierungen, Verbesserungen, Fehlerbehebungen oder Modernisierungen und sind daher als jährliche Update-Kosten in deiner TCO-Analyse aufzunehmen. Die Kosten für Softwareupdates werden hierfür über das Jahr gemittelt.
Jährliche Wartungskosten
Im Gegensatz zur Cloud-Lösung, in der keine Aufwendungen und Kosten für Wartung entstehen, erfordert ein On-Premises-System die ständige Verfügbarkeit von IT-Mitarbeitenden und externen Dienstleistern. Neben der Überwachung muss sich das IT-Fachpersonal auch um Datensicherung sowie gegebenenfalls den Austausch von Hardware (durchschnittlich alle 3 Jahre) kümmern. Daher fließen sämtliche kalkulatorischen Kosten durch Ausfallzeiten aufgrund von Aktualisierungen und Wartungen der Hardware und Server in die TCO-Berechnung ein.
Jährliche Softwarepflege- und Supportgebühren
Einrichtungskosten, Systempflege, Supportkosten – derartige laufende Kosten fallen bei der Anschaffung einer On-Premises-Lösung für dein Unternehmen an und müssen in der jährlichen Kalkulation berücksichtigt werden. Im Falle einer SaaS-Lösung sind in der Regel bereits sämtliche Leistungen für Bereitstellung der Software in der Cloud sowie Softwarepflege in der Service-Gebühr enthalten.
Mitarbeitergehälter
Wie bereits im Abschnitt zu den Wartungskosten angedeutet, gehen mit einer In-House-Lösung auch hohe Personalkosten einher. Im Durchschnitt erfordert der Betrieb einer On-Premises-Systemumgebung mindestens den Einsatz von 2,5 Vollzeitkräften, um vergleichbare Funktionalitäten wie die einer Cloud-Lösung zu bieten.
Stromkosten und Raummiete
In der Kalkulation der laufenden Kosten für den Betrieb dürfen Raummiete und Stromkosten nicht fehlen. In beiden Fällen fallen die kalkulatorischen Kosten bei einer On-Premises-Lösung höher aus als bei einer cloudbasierten Variante, da hauseigene Server in den seltensten Fällen mit der Effizienz der Rechenzentren von Cloud-Anbietern mithalten können.
TCO-Checkliste: ROI-Berechnung am Beispiel d.velop cloud
Für eine erfolgreiche Cloud-TCO-Analyse sind sämtliche Kosten zu berücksichtigen, die bei einer individuell geplanten Software-Einführung anfallen. Die Ausgaben für eine On-Premises-Lösung umfassen mehr als nur die Anschaffungskosten der Hardware. Neben Lizenzen und jährlichen Softwarepflege- sowie Wartungsgebühren gibt es zahlreiche weitere Faktoren, die es bei der TCO-Analyse zu beachten gilt. Mit der folgenden Checkliste kannst du eine ganzheitliche Kostenbetrachtung einfach selbst durchführen:
Fülle die Checkliste vollständig aus und erhalte eine fundierte Basis zur ROI-Berechnung für deine Cloud-Lösung. Du kannst dir die gesamte Checkliste auch als PDF-Vorlage herunterladen:
Der Trend zeigt in Richtung Cloud-Lösung – woran liegt’s?
Spoiler-Alarm: In den meisten Berechnungen stellt sich die Cloud-Lösung als günstigere Lösung heraus. Und auch über die geringeren Kosten hinaus spricht die Mehrheit der Argumente eindeutig gegen On-Premises und für die Cloud:
- Updates: Aktuelle Softwareversionen per Knopfdruck verfügbar
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch Cloud-Anbieter
- Sicherheit: Cloud-Sicherheit dank der höchsten Sicherheitsanforderungen für Cloud-Lösungen
- Nachhaltigkeit: Reduzierung des CO₂-Fußabdruckes durch effiziente Infrastruktur
- Produktivität: Auslagerung des Systembetriebes und Fokus auf Kernkompetenz
- Flexibilität: Neue Produkte und Features per Klick hinzubuchbar
Wie ist der aktuelle Stand in Deutschland?
Die Zukunft gehört der Cloud-Technologie. So sehen es zumindest zahlreiche Studien wie z.B. die IDG-Studie 2021: „Cloud Migration“, die sich mit dem „Duell“ Cloud vs. On-Premises auseinandersetzt. Denn nicht nur Microsoft richtet seine Strategie auf Cloud-Anwendungen aus, sondern auch zahlreiche andere Softwareanbieter. Aussagen wie „Meine Daten bleiben bei mir im Haus – Cloud kommt nicht infrage“ gehören mehr und mehr der Vergangenheit an, da auch KMUs das Potenzial von Cloud-Lösungen anerkennen und auf den Zug der Digitalisierung aufspringen. Insbesondere nach der jüngsten Pandemie wirken die Themen Homeoffice und Remote Work geradezu als Zündstoff für die Umstellung auf Cloud-Anwendungen.
Cloud Migration – von A wie Anforderungen bis Z wie Ziele
d.velop software – Make IT cloud!
Wieso kompliziert, wenn es auch einfach geht! Lasse dich vom Trend in Richtung digitale Transformation treiben und verabschiede dich von lokalen, platzeinnehmenden Servern und starten deine Reise in die Cloud! Erfahren mehr zum Thema d.velop software in der Cloud.