Mit New Work zu mehr Freiheit und Flexibilität am Arbeitsplatz

Arbeit ist für viele von uns ein wichtiger Bestandteil des Lebens. Wir suchen Herausforderungen, lernen neues und verwirklichen uns selbst in unserer täglichen Arbeit. Sinnstiftung, Freiheit und Selbstständigkeit sind wichtige Kriterien, um New Work Konzepte am Arbeitsplatz sinnvoll zu etablieren. Doch was bedeutet New Work eigentlich konkret? Und warum ist die virtuelle Zusammenarbeit in Zukunft so entscheidend für zufriedene und motivierte Mitarbeitende? Auf unserem d.velop Blog möchten wir etwas Licht ins Dunkle bringen. Wir tauchen ein in den Arbeitsplatz der Zukunft, der heute schon ein erfolgskritischer Teil unserer Arbeitswelt ist.

Was bedeutet New Work?

Vorab: Es gibt nicht die eine gültige Definition für den Begriff New Work. Vielmehr tummeln sich unzählige Auffassungen von New Work. New Work, zu Deutsch „Neue Arbeit“, wurde erstmals 1970 vom Sozialphilosoph Prof. Dr. Bergmann als Begriff verwendet, um den strukturellen Wandel in unserer Arbeitswelt zu beschreiben. Dabei geht es konkret um die Chancen und Möglichkeiten, die beispielsweise durch die digitale Transformation oder die Globalisierung für Organisationen im Kontext Arbeit und Beruf entstehen können.

Teilbereiche, die in der Theorie und Praxis in den Kontext New Work passen, sind:

• Atmosphäre, Infrastruktur und Tools des Arbeitsplatzes
• Kultur und Struktur eines Unternehmens
• Potenzialentfaltung und Wohlbefinden der Mitarbeitenden
• Work-Life-Balance und Benefits
• Empfindungen, Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeitenden
• Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen  

Prof. Dr. Peter M. Wald von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig beschreibt New Work in unterschiedlichen Dimensionen: „Meine Interpretationen von New Work reichen im Bergmannschen Sinne (als ‚Arbeit, die man wirklich, wirklich will‘) bis hin zur Beschreibung der Idealzustände organisatorischer Veränderungen, die auf Empowerment, Selbstorganisation sowie neue Formen der Zusammenarbeit und des Wirtschaftens abzielen.“

Unternehmen, die New Work Konzepte identifizieren und etablieren wollen, sollten also etwas ganzheitlicher an dieses Framework herantreten, wenn es nach dem Professor der HTWK Leipzig geht. Denn New Work lässt sich als eine neue und individuelle Form der Arbeitsorganisation betrachten, wo es keine Checkliste gibt, die abgearbeitet werden kann. Vielmehr geht es um das Wohl und die Interessen der Mitarbeitenden.

Doch reichen flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten aus, damit Organisationen sich als New Work Pioniere bezeichnen können? Die Antwort von Prof. Dr. Peter M. Wald ist eindeutig:

Für mich sind viele der aktuellen Maßnahmen wie Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und Well-Being Programme Zeichen guter und fairer Arbeit, aber keine Beispiele für New Work.

Prof. Dr. Peter M. Wald

Es gehört also mehr dazu, um New Work wirklich zu leben und in einer Organisation zu etablieren. Im nachfolgenden Abschnitt tauchen wir etwas tiefer ein und nennen Beispiele für konkrete New Work Ansätze.

Warum ist New Work so wichtig für Unternehmen?

Die Arbeitswelt ist so oder so ständig im Wandel – mit oder ohne New Work Konzept. Umso wichtiger ist es zu verstehen, dass New Work stets aus Sicht der eigenen Mitarbeitenden zu verstehen ist. Neue Generationen, die auf den Arbeitsmarkt strömen, führen zu nie dagewesener Veränderung, die sich beispielsweise in Form von Jobwechselwellen zeigt. Rund vier von zehn Erwerbstätigen denken über einen Jobwechsel nach: 37 Prozent sind 2022 offen für einen neuen Job oder haben sogar bereits konkrete Schritte in die Wege geleitet – das sind vier Prozentpunkte mehr als im Vorjahr.

New Work heißt also auch: Was können Unternehmen tun, um Mitarbeitende zu binden und langfristig im Job zufriedenzustellen? Team-Zusammenhalt, flexible Arbeitszeiten und die Atmosphäre im Unternehmen sind wichtige Kriterien, die zur Zufriedenheit im Job beitragen. Aber auch mehr Zeit für die Familie und transparente Karrieremodelle sind wichtig. Spannend ist zudem: Betrachtet man die Motive für den tatsächlichen Jobwechsel, ergibt sich ein anderes Bild. Diese Entscheidung treffen die Stellenwechsler:innen eher aus unternehmenskulturellen Gründen. So spielt die Führung (28 Prozent) eine Rolle ebenso, wie die Work-Life-Balance (27 Prozent) oder die eigentliche Tätigkeit (24 Prozent). Finanzielle Motive spielen beim tatsächlichen Jobwechsel mit 19 Prozent eher eine nachgelagerte Rolle. Unternehmen sollten sich also eher um kulturelle und organisationale Prinzipien Gedanken machen, wenn Sie New Work Ansätze etablieren möchten.

New Work ist somit für die Mitarbeiter:innnemotivation, Mitarbeiter:innenbindung und damit für den ganzheitlichen Erfolg einer Organisation von hoher Bedeutung.

3 Beispiele für konkrete New Work Ansätze, die Mitarbeitende lieben

1. Menschen brauchen einen Purpose, um einen Unterschied zu machen

Das Warum und der Grund für das, „was“ Mitarbeitende in Ihrer Arbeitszeit tun, wird immer wichtiger. Unternehmen müssen sich Gedanken machen, was Ihre Daseinsberechtigung ist. Was sind langfristige Ziele? Warum wird getan, was getan wird? Welche Absichten liegen dahinter? Basierend darauf lassen sich Mitarbeitende dann individuell und auf Basis der Persönlichkeit, Stärken und Wünsche weiterentwickeln. Konkrete Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierepfade gehören also ebenso in den New Work Kontext.

2. Neue Organisationsprinzipien geben Freiraum für mehr Verantwortung

Verantwortung dort hingeben, wo auch das Wissen ist – das ist ebenso Bestandteil einer New Work Strategie. Damit das gelingt muss eine klare Strategie des Managements her, dass Zusammenarbeit neu definiert und starre Hierarchien abschafft.  

3. Das Büro von Morgen muss ein Alleskönner sein

New Work bedeutet auch, dass interdisziplinäre Kommunikation und Kollaboration mit einem entsprechenden Umfeld ausgelebt werden kann. Unternehmen sollten sich demnach Gedanken machen, wie sie Büroflächen zukünftig gestalten, um vor allem die Kommunikation untereinander zu fördern. Einzelbüros sind eher weniger relevant und der Trend geht klar zu Räumen, wo sich unterschiedliche Teams treffen und gemeinsam kreativ arbeiten.

Wie hilft Software bei der Umsetzung von New Work Konzepten?

Die Etablierung von Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Unternehmen legt die Basis für eine vollständige digitale Vernetzung. Viele Unternehmen starten den Aufbau ihres Digital Workplace beispielsweise auf der Basis von Microsoft 365. Doch wie bekommen die Mitarbeitenden einen Zugang zu weiteren Tools? Damit ein moderner und flexibler Arbeitsplatz entsteht, sind folgende Bestandteile notwendig: 

• Eine digitale Unternehmensstrategie
• Ein digitales Umfeld für alle Mitarbeitenden
• Zentralspeicher für alle Dokumente und Daten
• Die Automatisierung und Vereinheitlichung aller Unternehmensprozesse
• Tools für die reibungslose Remote-Zusammenarbeit und die digitale Kommunikation

Durch sogenannte „Groupware Lösungen„, welche ein Softwareumfeld zur Kollaboration für Arbeitsgruppen bereitstellen, wird ein digitaler Arbeitsplatz (Modern Workplace) im Unternehmen gesteuert. Funktionen wie Aufgabenplanung, File-Sharing, Dokumentenmanagement, gemeinsame Informationsablage und mobile Anwendungen wie eine Mitarbeiter-App zur internen Kommunikation legen den Grundstein für eine ganzheitlich digitale Zusammenarbeit. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch eine innovative, schnelle und selbstständige Arbeitsweise verlieren Mitarbeitende zusätzlich nicht mehr so viel Zeit beim Suchen von Dokumenten oder Dateien. Und können dadurch sowohl fokussierter arbeiten als auch Aufgaben schneller erledigen. Prozesse können rasch abgewickelt und so natürlich auch die Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert werden. Außerdem fördern zentrale Arbeitsplattformen für alle Mitarbeitenden auch den unternehmensweiten Wissensaustausch. Das ist vor allem bei globalen Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten ein großer Vorteil und vereinfacht sowie verkürzt viele Prozesse.

Dabei geht es um die Entwicklung eines effizienten Arbeitsplatzes, darum, Teamarbeit und Kollaboration zu ermöglichen, aber auch konzentriert arbeiten zu können, sich im Raum wohlzufühlen und einen Heimathafen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu schaffen. New Work und der Einsatz von Kommunikationstechnologien bedingen sich somit auf eine natürliche Weise gegenseitig. Die Zusammenarbeit im täglichen Miteinander wird erleichtert und gesetzte Ziele können effizienter erreicht werden. Dies führt automatisch zu einer höheren Zufriedenheit auf allen Seiten.

5 Vorteile, die einen New Workspace auszeichnen

1. Flexible Zusammenarbeit wird fester Bestandteil des Miteinanders

Durch einen digitalen Arbeitsplatz sind Mitarbeitende nicht mehr ausschließlich an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Aufgaben können beispielsweise während der Zugfahrt erledigt werden, Freigaben, Rechnungsprüfungen oder der eigene Urlaubsantrag können einfach von zu Hause bearbeitet werden und Projekte werden ohne Herausforderung international mit der digitalen Signatur geschlossen. Teams arbeiten somit ortsunabhängig zusammen, wodurch auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Partnern digital abgebildet werden kann.

2. Virtuelle Kommunikation

New Work und moderne Business-Modelle rücken die Mitarbeitenden verstärkt in den Fokus. Auch die Kommunikation bekommt einen neuen Stellenwert im Unternehmen. Durch einen barrierefreien Informationsfluss über alle Ebenen hinweg kann durch den Einsatz digitaler interne Kommunikationswege die Unternehmenszugehörigkeit und -kultur gestärkt werden.

3. Zentrales Verwalten

Als Basis eines digitalen Arbeitsplatzes hilft ein Dokumentenmanagement-System, welches Schnittstellen zu weiterer Software bietet. Dieses ist in der Lage, den gesamten Prozess entlang eines Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden und sorgt für ein einheitliches Ablagesystem und zentrales Verwalten von Dokumenten.

4. Digitale Prozesse

Durch Software in Form einer Mitarbeiter-App hast Du jederzeit und überall Zugriff auf digitale Dokumente. Insbesondere für Mitarbeitende im Außendienst ist das ein Gamechanger. Als Beispiele dienen: Zeiterfassungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge, welche per App angestoßen werden können. Auch digital unterschreiben und das Zustellen von Dokumenten ist per App möglich.

5. Ganzheitliche digitale Transformation

Jeder digitale Arbeitsplatz sollte idealerweise auf die gesamte Digitalisierungsstrategie im Unternehmen einzahlen. Unternehmen und Abteilungen, die digitale Transformation auf Basis jedes Mitarbeitenden denken, können strategisch deutlich schneller von innen heraus zu ganzheitlicher Transformation gelangen.

New Work heißt für viele Menschen also sich in ihrer Arbeit auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren. Denn: Smarte Automatisierung durch Software nimmt uns viele Routine- und Standardaufgaben ab und gibt uns somit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im beruflichen Alltag. Und: Tools, die eine effiziente und reibungslose Arbeit ermöglichen, tragen maßgeblich zur Employee Experience bei. 

New Work heißt: Freiräume schaffen und Verantwortung abgeben

Heutzutage stehen uns eine Vielzahl an modernen Werkzeugen zur Verfügung, die viele Prozesse im Unternehmen vereinfachen und die Mitarbeitenden in ihrer Produktivität und Kreativität unterstützen. Kommunikationstools wie eine Mitarbeiter-App verbessern die interne Kommunikation und bieten eine Plattform, um die Unternehmenskultur aktiv zu leben und in Interaktion mit den eigenen Mitarbeitenden zu treten. Konkrete Maßnahmen sind in diesem Zusammenhang beispielsweise die Organisation regelmäßiger Teamevents, die Etablierung eines offenen Austauschs und das Entgegenbringen von Vertrauen, Wertschätzung und Eigenverantwortung.

Durch die Kombination von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit flexibel zu arbeiten, die Unterstützung bei Krankheit und Ausfall oder Kitaplätze in einer Unternehmens-Kita können den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die notwendigen Freiräume gegeben werden. Bei all dem darf jedoch natürlich auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommen. Regelmäßige persönliche Treffen im Team und eine gute Austauschkultur bieten die Grundlage für eine sich stetig im Wandel befindende Zusammenarbeit auf allen Ebenen.

Wir alle stecken viel Zeit, Energie und Engagement in unsere Arbeit. Dabei ist es essenziell, die eigenen Mitarbeiter:innen mitzunehmen und transparent einzubinden. Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vertrauen in die Ideen der einzelnen Mitarbeiter:innen sind dabei die Grundpfeiler des täglichen Miteinanders. Nicht zuletzt durch den Einsatz digitaler Lösungen werden die notwendigen Freiräume geschaffen, um sich selbst und die eigene Arbeit weiterzuentwickeln.

Juliana Kortmann

New Work setzt in vielen Unternehmen ein Umdenken voraus. Doch es lohnt sich. Mitarbeitende gehören heute zu den wichtigsten Ressourcen von Unternehmen. Vor allem in Hinblick auf den Fachkräftemangel sind Betriebe dazu angehalten, Talente von sich zu begeistern, langfristig zu motivieren und sie dabei zu unterstützen, ihre wertvolle Arbeitskraft effizient einzusetzen. Positive Erfahrungen und Erlebnisse im Unternehmen haben schließlich einen großen Effekt auf unterschiedliche Bereiche: das Mitarbeiterengagement, die Mitarbeiterbindung, die Produktivität, das Employer Branding und nicht zuletzt den allgemeinen Unternehmenserfolg.