Nachhaltige Kommunikation in der modernen Geschäftswelt: Die Rolle digitaler Tools

Wer an Nachhaltigkeit denkt, hat vermutlich direkt ein Bild von einem wachsenden Baum oder unserem Planeten, eingebettet in schützenden Händen, im Kopf. Jedoch fängt Nachhaltigkeit meist im Kleinen an und kann in den verschiedensten Bereichen vorkommen – so auch in der internen Kommunikation von Unternehmen. In diesem Artikel erfährst du mehr über die Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Kommunikation und wie digitale Tools dabei unterstützen können, diese zu fördern.

Nachhaltigkeit ist heute in aller Munde. Sie lässt sie sich jedoch unterschiedlich und kontextbezogen definieren. Schon lange gilt etwas als nachhaltig, wenn es „[…] den Bedürfnissen der heutigen Generation entspricht, ohne die Möglichkeiten künftiger Generationen zu gefährden, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen.“ (World Commission on Environment and Development (WCED), 1987). Bei der internen Kommunikation sollten Unternehmen daher darauf achten, am Zahn der Zeit zu bleiben, was Kommunikationskanäle angeht (= den Bedürfnissen der heutigen Generation entsprechen) und gleichzeitig Ressourcen schonen, die für zukünftige Generationen essenziell sind.

Dass Nachhaltigkeit einen hohen Stellenwert für Unternehmen hat, wird nicht zuletzt dadurch deutlich, dass sie ein Hauptargument für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist.

Drei Säulen Modell der Nachhaltigkeit

Bei der Umsetzung einer nachhaltigen internen Kommunikation sollte man einen Blick auf die drei Säulen der Nachhaltigkeit werfen. Demnach ist es nicht allein nachhaltig, Papier in der Kommunikation zu verbannen – also ökologisch zu handeln. Zudem baut Nachhaltigkeit auch auf ökonomischen und sozialen Aspekten auf.

Wie diese Aspekte konkret aussehen können, zeigen die Beispiele im Folgenden:

Ökologische Aspekte für nachhaltige Kommunikation

• Reduzierung des Papierverbrauchs
• Nutzung energieeffizienter Technologien
• Emissionsreduktion: Reduzierung oder Vermeidung von Geschäftsreisen für Meetings, die remote stattfinden können
• Sensibilisierung: Förderung eines umweltbewussten Verhaltens innerhalb des Unternehmens

Ökonomische Aspekte für nachhaltige Kommunikation

• Kosteneinsparung: Verwendung kostengünstiger, digitaler statt gedruckter Medien zur Kommunikation
• Effizienzsteigerung: Zeitgewinn durch Kommunikationstools, die Echt-Zeit-Kommunikation ermöglichen und Medienbrüche verhindern.
• Sicherheit: Haftungsansprüche durch geeignete Kommunikationsmedien minimieren, statt unsichere, datenschutzgefährdende Medien zu nutzen
• Wettbewerbsfähigkeit: zeitgemäße Prozesse, um den Anschluss im Wettbewerb nicht zu verlieren

Soziale Aspekte für nachhaltige Kommunikation

• Authentizität und Transparenz: Ehrliche und transparente Kommunikation sind entscheidend.
• Inklusion: In die Kommunikation sollten alle einbezogen werden können, sodass sich jede:r zugehörig fühlt.
• Partizipation: Unternehmen sollten ihre Stakeholder, darunter Kunden, Mitarbeiter:innen und andere Interessengruppen, in den Kommunikationsprozess einbeziehen und deren Meinungen und Bedenken berücksichtigen.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Kommunikation sollte die Sicherheit aller Beteiligten betonen und klare Informationen zur Gewährleistung dieser Aspekte bereitstellen.

Finden diese Aspekte bereits Beachtung in der Kommunikation, so ist man im Hinblick auf Nachhaltigkeit schon gut aufgestellt. Doch wie gelingt das? Wie schafft man es, diese Kriterien sinnvoll und unkompliziert im Unternehmen umzusetzen?

Die Rolle digitaler Tools für nachhaltige Kommunikation

Die Gründe, weshalb Unternehmen und gerade auch im HR-Bereich bei der internen Kommunikation (IK) auf digitale Kanäle setzen, sind vielseitig. Dennoch gehen sie Hand in Hand mit den oben genannten Aspekten der nachhaltigen Kommunikation. Werfen wir einen Blick auf die Zahlen aus dem Digital Trendmonitor IK 2023, so wünschen sich 23,6 % der Unternehmen zeitgemäße Medien. Dieser Aspekt findet sich beispielsweise in der Wettbewerbsfähigkeit und der Nutzung energieeffizienter Technologien als Kriterium der Nachhaltigkeit wieder. Dass die Kommunikationsmedien allgemein im Einklang der Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen sein sollen, finden 16,7 % wichtig. Auch ökonomische Aspekte wie Budget- und Ressourceneinsparungen sprechen hier für digitale Tools.

Eine weitere Erkenntnis aus dem Trendmonitor ist, dass die Mehrheit der befragten Mitarbeiter:innen durchaus offen gegenüber digitalen IK-Kanälen ist. Dennoch gibt es auch Mitarbeiter:innen, die alte Gewohnheiten pflegen und entweder noch keine digitalen Kanäle nutzen oder diese eher vermeiden.

Doch woran kann diese kritische Haltung liegen?

In ca. 29 % der befragten Unternehmen ist der Anteil von Mitarbeiter:innen mit Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen kleiner gleich 70 %. Hier muss also beachtet werden, dass es auch Mitarbeiter:innen gibt, die zum Beispiel keinen festen PC-Arbeitsplatz haben und somit von einer digitalen Kommunikation im Unternehmen nicht profitieren.

Es sei denn: Es gibt eine Möglichkeit, die eine ortsunabhängige Kommunikation ermöglicht. Die gute Nachricht: Die gibt es in Form von Mitarbeiter-Apps.

Eine App, die die interne Kommunikation nachhaltig fördert

Wie der Trendmonitor weiter zeigt, haben 48,1 % der befragten Unternehmen entweder bereits eine Mitarbeiter-App im Einsatz oder zumindest in Planung.

Mitarbeiter-Apps ermöglichen es, dass die Kommunikation nicht vor den Schreibtischgrenzen Halt macht, sondern darüber hinaus orts- und zeitunabhängig möglich ist. Dass hierfür kein Papier mehr verwendet werden muss, steht außer Frage. Hinzukommt, dass die interne Kommunikation durch etwa ein interaktives Social Intranet mit Kommentarfunktionen oder ein Kontaktbuch mit Suchfunktionen verbessert wird. Außerdem ermöglicht ein integrierter Unternehmenschat eine Echt-Zeit-Kommunikation, was zum einen die Effizienz steigert und zum anderen die unkomplizierte Partizipation der Mitarbeiter:innen fördert. In Mitarbeiter-Apps wird großer Wert auf Barrierefreiheit gelegt, um sicherzustellen, dass auch Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen in die Kommunikation einbezogen werden können – Stichwort Inklusion. Das Beste: Für all das benötigt man lediglich ein Smartphone, das ohnehin die meisten in der Hosentasche bei sich tragen.

Aber nicht nur Apps können die nachhaltige Kommunikation durch soziale, ökonomische und ökologische Aspekte fördern. Vielmehr kann es auch ein Zusammenspiel aus digitalen Tools und Lösungen kombiniert mit einer App sein, um alle gewünschten Personen zu erreichen.

Dokumentenbasierte Kommunikation nachhaltig gestalten

In die interne Kommunikation sind häufig auch Dokumente eingebunden, die gerade im geschäftlichen Kontext möglichst sicher, effizient und bestenfalls umweltfreundlich zu ihren Empfänger:innen gelangen sollen. Themen wie die DSGVO, CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), Kosteneinsparungen oder Wettbewerbsfähigkeit als attraktiver Arbeitgeber, sind in vielen Unternehmen sehr präsent. Warum dann nicht auf eine digitale Lösung im Zustellprozess von Dokumenten setzen, die diese und weitere relevante Themen unkompliziert abdeckt?

Ein digitales Postfach, wie die d.velop postbox, ist eine Möglichkeit, um Dokumente digital und nachhaltig im Sinne der oben genannten drei Säulen zuzustellen. Papierdrucke, Autofahrten und veraltete Faxgeräte gehören damit im Dokumenten-Zustellprozess der Vergangenheit an. Auch in puncto Sicherheit, die für die nachhaltige Dokumentenkommunikation essenziell ist, profitieren Unternehmen durch ein digitales Postfach. Es ermöglicht nämlich nicht nur die rechtssichere, DSGVO-konforme Zustellung, sondern die Dokumente befinden sich nach erfolgter Zustellung im Eigentum der Empfänger:innen. Der Log-In über eine 2-Faktor-Authentifizierung unterstützt das sichere Arbeiten mit dem digitalen Postfach. Auch hier kann eine Barrierefreiheit umgesetzt werden, die es beeinträchtigten Menschen ermöglicht, die Software unkompliziert zu nutzen. Als i-Tüpfelchen erhalten Absender:innen einen Zustellnachweis und können sich so sicher sein, dass die gewünschte Person das entsprechende Dokument erhalten hat.

Die Anwendungsfelder, Branchen und Fachabteilungen für die digitale Dokumentenzustellung sind vielfältig. Nachhaltige Kommunikationslösungen sind nahezu überall möglich. Sie können beispielsweise in Form von der digitalen Postzustellung umgesetzt werden, um die nachhaltige Kommunikation von Unternehmen voranzutreiben.

Fazit: Digitale Tools fördern die ökologischen, ökonomischen und sozialen Ziele der nachhaltigen Kommunikation

Nachhaltigkeit ist mehr als nur ein grünes Image und ein umweltfreundliches Produktangebot. Sie erstreckt sich auch auf die Art und Weise, wie Unternehmen intern kommunizieren – bestenfalls ökologisch, ökonomisch und sozial. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht nur den Papierverbrauch reduzieren sollten, sondern auch auf ökonomische Aspekte wie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung achten müssen. Soziale Aspekte wie Authentizität, Sicherheit und Partizipation spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Nachhaltigkeit in der Kommunikation ist nicht nur eine ökologische Verpflichtung, sondern bietet auch ökonomische Vorteile und fördert die soziale Integration. Durch digitale Lösungen, wie eine Mitarbeiter-App oder ein digitales Postfach, können Unternehmen die nachhaltige Kommunikation effektiv vorantreiben und sich gleichzeitig für die Zukunft rüsten.