Die Instrumente der internen Kommunikation – so nutzt Du sie effektiv

E-Mail, Mitarbeiter-App oder doch lieber das Schwarze Brett im Büroflur? Instrumente zur internen Kommunikation gibt es einige. Die einen altmodischer als die anderen, dennoch erfüllen sie den gleichen Zweck: die Mitarbeitenden informieren und dadurch binden und motivieren. Welche Tools und Instrumente zur internen Kommunikation geeignet sind und welchen Mehrwert sie bieten, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Interne Kommunikation als Treiber für Dialog und Interaktion

In Zeiten von Remote Work und Homeoffice spielt die interne Kommunikation eine besonders entscheidende Rolle für die Mitarbeiterzufriedenheit in einer Organisation. Die Komplexität der Kommunikation in Organisationen steigt, und damit die Schwierigkeit, Mitarbeiter:innen zielgerichtet und mit den richtigen Botschaften zu erreichen. Den Mitarbeitenden jederzeit relevante Informationen zukommen zu lassen, steigert nicht nur Transparenz, sondern auch das Gefühl von Zusammenhalt. Diese Punkte stellen jedoch wesentliche Herausforderungen dar, die es zu bewältigen gibt, um die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden zu halten oder sogar zu steigern. Welchen weiteren Herausforderungen sich Personaler:innen stellen müssen, stellt die folgende Abbildung dar.

Wie Digitalisierung interne Kommunikation verändert

Was sich besonders in den letzten Jahren stark weiterentwickelt hat, ist die Digitalisierung. Auch die interne Kommunikation wurde massiv beeinflusst und wird mehr und mehr zur zentralen Schnittstelle für Austausch, Kollaboration und Kultur in einer digitalen Arbeitswelt. Damals galten klassische bzw. analoge Kanäle als „die Lösung“ zur internen Kommunikation. Das sieht heute anders aus. Durch die Digitalisierung lautet die Devise „digital“ und sogar „mobile first“. Das liegt nicht zuletzt auch daran, dass Mitarbeitende mit weniger persönlichem Kontakt und keinem festen PC-Arbeitsplatz über digitale Kanäle angesprochen, eingebunden und motiviert werden können.

„In den letzten ein/zwei Jahren haben wir wirklich einen sehr großen Wandel durchlebt (…) und es gab einen sogenannten Turbo Change. Und zwar gab es eigentlich so eine Transformation von einer Präsenzkultur hin zu einer Kultur der Flexibilität. Also alle Organisationen und Unternehmen waren gefordert, flexibler zu sein. Und ein großes Stichwort in diesem Kontext ist die Virtualisierung der Unternehmenskommunikation und auch der internen Kommunikation.“

Jana Brockhaus
wissenschaftliche Mitarbeiterin
Lehrstuhl für strategische Kommunikation
Universität Leipzig

Instrumente zur internen Kommunikation sorgen für Vernetzung

Eine Unternehmenskultur lebt von transparenter und abteilungsübergreifender Kommunikation. Diese wiederum wirkt sich positiv auf das Wir-Gefühl und damit auf die Zufriedenheit der Teammitglieder aus. Für richtig gute interne Kommunikation können geeignete Instrumente unterstützen. Aber was genau können diese Tools? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sie die Motivation der Mitarbeitenden stärkt und zur Bindung an das Unternehmen beiträgt. Besonders häufig werden strategische Themen und Change-Themen kommuniziert, was zur Transparenz beiträgt. Interne Kommunikationsinstrumente informieren also Mitarbeitende, nicht nur zu aktuellen News, sondern auch zu allgemeinen Informationen (Stichwort: Wissensdatenbank bzw. digitales Wissensmanagement).

Stammen Informationen im eigenen Intranet direkt vom Top-Management, ist das glaubwürdig und führt dazu, dass sich die gesamte Belegschaft eingebunden fühlt. Natürlich lassen sich so auch kulturelle Prozesse in einer Organisation anstoßen. Aber nicht nur Führungskräfte sollten regelmäßig und transparent kommunizieren: Das Teilen von Erfolgen, Erkenntnissen und Einblicken in die eigene Arbeit sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beherzigen, um den Austausch auf Augenhöhe ohne hierarchische Einschränkungen und über Abteilungen hinweg zu fördern.

Portfolio: Das sind mögliche Instrumente der internen Kommunikation

Es gibt nicht „den einen Weg“, um Mitarbeiter:innen Informationen zukommen zu lassen, Feedback einzuholen oder Nähe und Vertrauen aufzubauen. Die interne Kommunikation ist vielseitig und sollte vor allen Dingen auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden ausgerichtet werden, sowie sich an den Zielen der internen Kommunikation orientieren. Wie die interne Kommunikation verbessert werden kann, erfährst du in unserem Leitfaden. Aber wie können Instrumente zur internen Kommunikation aussehen?

Interne Kommunikation Instrumente: Analog

• Schwarzes Brett
• Poster
• Briefe
• Mitarbeitermagazin / Mitarbeiterzeitung
• Flurfunk

Interne Kommunikation Instrumente: Digital

• E-Mail
• Intranet
• Mitarbeiter-App
• Unternehmens-Wiki
• Videokonferenzen

Wer intern regelmäßig kommuniziert, erkennt schnell, dass sich unsere Kommunikationsgewohnheiten mit dem Einzug von digitalen Kanälen wie Smartphones und Apps nachhaltig gewandelt haben. Damit alle Menschen einbezogen und bestimmte Gruppen in Organisationen nicht abgehängt werden, ist digitale und mobile Kommunikation über beispielsweise das eigene Smartphone sinnvoll.

Dementsprechend sind Tools wie eine Mitarbeiter-App, um Mitarbeiter:innen über mobile Endgeräte wie das eigene Smartphone zu erreichen und mit ihnen zu interagieren, hilfreich. Derartige einfache Tools sind in der heutigen Zeit unabdingbar für moderne Organisationen, um eine direkte Kommunikation zu ermöglichen.

Die Mitarbeiter-App, das interne Kommunikationsinstrument mit Zukunft

Was kann die Mitarbeiter-App?

Mithilfe der d.velop Mitarbeiter-App, können allen Beteiligten einfach und schnell – unabhängig von Zeit und Ort – alle gewünschten Informationen auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter-App bietet allen Kollegen:innen eine positive Employee Experience, automatisiert Prozesse und erleichtert den Arbeitsalltag durch eine intuitive und mobile App, die mit den im Unternehmen vorhandenen Software-Anwendungen und Plattformen verknüpft werden kann. Kernprozesse, wie beispielsweise Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder eine digitale Gehaltsabrechnung, sind problemlos zu integrieren. Zudem fördert es die offene Feedback-Kultur, wenn der Belegschaft digitale Kanäle zur Verfügung gestellt werden, die eben nicht nur in eine Richtung funktionieren.

Ist das ganze denn DSGVO-konform und sicher auf dem eigenen Smartphone?

Die Mitarbeiter-App kann auch auf privaten Smartphones der Mitarbeiter:innen oder externer Nutzer:innen installiert werden. Der Datenschutz wird dennoch eingehalten, da die App nicht auf private Daten des Endgeräts zugreifen kann. Datenschutz spielt bei der Kommunikation von personenbezogenen Daten eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiter-App entspricht der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Außerdem erstellt die App kein „Profiling“ der User:innen, sodass persönliche Daten wie Telefonnummern oder Kontakte vom Smartphone weder gesammelt noch ausgelesen werden.

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Interne Kommunikationsinstrumente – das erwartet uns in den nächsten Jahren

Ein Unternehmen hat unterschiedliche interne Zielgruppen, wie beispielsweise Non-Desk-Worker, die in einer Fabrikhalle tätig sind. Auf der anderen Seite Mitarbeiter:innen, die aus dem Homeoffice arbeiten. So etwas kann auch zu einer Art Spaltung im Unternehmen und zu Spannungen führen. Diese Gefahr der „Zweiklassengesellschaft“, sollte frühzeitig mit geeigneten Maßnahmen entgegengewirkt werden.

Personaler:innen werden in den nächsten Jahren noch stärker überlegen müssen, wie sie Mitarbeiter:innen zusammenbringen und auf ihre Bedürfnisse eingehen. Dabei müssen beispielsweise auch der Personalbereich und die Kommunikationsabteilung noch stärker zusammenarbeiten und entsprechende Instrumente zur internen Kommunikation, wie eine Mitarbeiter-App, nutzen. In den nächsten zwei Jahren wird sich die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen noch stärker auf digitale Lösungen stützen.