Täglich gehen eine Vielzahl an Informationen im Unternehmen ein. Damit sind nicht nur Briefe und E-Mails gemeint, sondern auch Nachrichten über soziale Medien, Online-Formulare oder weitere Kontaktstellen, die ein Unternehmen bereitstellt. Alle eingehenden Informationen müssen erfasst und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden. Der Vorgang der Bereitstellung von Informationen lässt sich als Inputmanagement bezeichnen.
Dieser Prozess kann sich als herausfordernd gestalten und somit viel Zeit in Anspruch nehmen, was sich wiederum auf die nachgelagerten Prozesse auswirkt. Das verringert nicht nur die Produktivität, sondern kann sich auch negativ auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirken. Die Herausforderung, Informationen aus unterschiedlichen Kanälen und Quellen einheitlich und strukturiert zu erfassen und automatisch weiterzuleiten, kann mittels Inputmanagement bewältigt werden. Inputmanagement bedeutet also Informationen automatisiert bereitstellen.
Was genau macht Inputmanagement?
Schauen wir uns zunächt einmal die Definition von Inputmanagement an.
Definition Inputmanagement
Inputmanagement beschreibt die Herangehensweise zur digitalen Erfassung geschäftsrelevanter Daten sowie die dazugehörige Auswahl von geeigneter Hard- und Software und die Anbindung an nachgelagerte Geschäftsprozesse. Der gesamte Prozess zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Schriftstücken, die in Papierform vorliegen, wird als Inputmanagement bezeichnet.
Die dazugehörigen Techniken lassen sich unter dem Begriff „Capturing“ zusammenfassen. Das Inputmanagement verwendet Techniken zum Scannen, OCR und Volltextsuche, um die digitale Erfassung von Dokumenten zu bewerkstelligen.
Aufgaben des Inputmanagements
Zu den Aufgaben des Inputmanagement gehört damit die Verarbeitung der eingehenden Dokumente und bei Bedarf deren Digitalisierung, die Regelung der Verteilung der Dokumente innerhalb des Unternehmens sowie die Sicherung der Qualität und Organisation der Ablage. Strukturierte oder unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen werden im Inputmanagement erfasst und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Eine sehr effiziente Methode, um den Input zu managen ist es, die in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen und die anschließende Verarbeitung durch eine intelligente Software.
Laut der Einschätzung von IT- und Fachbereichsentscheidern im Rahmen einer Studie von IT-Business in Unternehmen liegen immer noch ca. 36 % aller Dokumente in einem Unternehmen in Papierform vor. Diese müssen entsprechend verarbeitet werden und digital bereitgestellt sowie archiviert werden. Dabei kann das Inputmanagement Abhilfe schaffen, indem es die eingehenden Dokumente direkt digitalisiert und den Systemen bereitstellt.
Das Inputmanagement ist Bestandteil moderner Systeme für das Dokumentenmanagement oder Enterprise-Content-Management (ECM). Diese Systeme dienen der Erfassung und digitalen Bereitstellung von Input mit anschließender Archivierung. Im besten Fall fügt sich das Inputmanagement in ein solches System ein, beispielsweise als ein Modul der eingesetzten Software. Dann kann ein Inputmanagement-Prozess wie folgt aussehen:
Herausforderungen im Unternehmen mit Inputmanagement bewältigen
Die große Menge an eingehenden Dokumenten in einem Unternehmen kann zu Herausforderungen führen. Grade im Posteingang bzw. der Posteingangsstelle kommt es durch die Vielzahl der eingehenden Poststücke und Informationen zu Herausforderungen. Die Mitarbeitenden müssen die Eingangspost oftmals manuell erfassen, was einen enormen Zeitaufwand darstellt und sich auch auf nachgelagerte Prozesse auswirkt. Die Komplexität der verschiedenen Eingangskanäle für Poststücke ist dabei nicht außer Acht zu lassen.
Heutzutage erreichen Informationen ein Unternehmen über die verschiedensten Kanäle. Unternehmen haben Profile in sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram und LinkedIn. Jeder Mensch hat durch sein Handy auch immer eine Kamera bei sich, wodurch Fotos von Rechnungen oder Belege für z.B. Versicherungen einfach und schnell per Foto verschickt, werden können. Informationen gelangen also auf den verschiedensten Wegen ins Unternehmen. Außerdem gibt es natürlich noch die Briefe, die in der Poststelle landen, die in Papierform vorliegen. Woher sollen die Mitarbeitenden wissen, wer welchen Brief wann bekommen soll? Wenn das Poststück allerdings eingescannt und mit der entsprechenden Software verarbeitet wird, kann das Poststück direkt dem Empfänger zugeordnet werden. So werden die Durchlaufzeiten eines Dokumentes innerhalb des Unternehmens massiv verkürzt.
Mit Inputmanagement Informationen strukturieren und einheitlich verarbeiten
Inputmanagement hilft Unternehmen dabei, die eingehenden Informationen zu strukturieren und einheitlich zu verarbeiten. Verschiedene Formate und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme verbunden.
Dafür gibt es verschiedenste Möglichkeiten und Werkzeuge, die das Inputmanagement im Unternehmen umsetzen können. Dazu gehören die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen von Dokumenten und die entsprechende Bereitstellung in den Systemen.
Zu den Werkzeugen, mit denen ein Inputmanagement-System arbeitet, gehören:
- Scan-Software: dient der Digitalisierung von Papierdokumenten
- OCR-Technologie: wandelt Bildinformationen in lesbaren und durchsuchbaren Text um
- Klassifikationswerkzeuge: kategorisieren Dokumente aufgrund des Inhaltes und weisen sie den passenden Dokumentenklassen zu
- Extraktionswerkzeuge: lesen regelbasiert Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab
- Schnittstellen zu Folgesystemen: Informationen und Ergebnisse werden zur weiteren Verarbeitung an Folgesystem übergeben
- Workflow: Aufgaben können automatisch ausgeführt werden
- Reporting: Analysetool, die die Performance eines Prozesses ermitteln
Mithilfe dieser Werkzeuge kann ein effizientes Inputmanagement im Unternehmen implementiert werden. Dabei können die Herausforderungen, denen sich ein Unternehmen im Rahmen der Dokumenten- und Informationsverarbeitung stellen muss, bewältigt werden. Die Systeme können ihre Potenziale nur entfalten, wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen wurden. Beispielsweise ist es notwendig, den Posteingangsprozess auf entsprechende Arbeitsweisen umzustellen. So müssen alle Papierdokumente früh digitalisiert werden, damit die weitere Verarbeitung erfolgreich funktionieren kann. Wenn diese Grundlagen erfüllt werden, steht einem erfolgreichen Inputmanagement nichts mehr im Wege!
Prozesse mit Inputmanagement automatisieren
Eingehende Dokumente haben direkten Bezug zu Geschäftsprozessen. Dies ist zum Beispiel besonders wichtig für die Finanzabteilung, da diese auf alle relevanten Informationen Zugriff haben sollte. Ein reibungsloser Durchlauf von Dokumenten steigert Effizienz, spart Kosten und sorgt für zufriedenen Geschäftspartner. Daher kann ein effizientes Inputmanagement von großem Nutzen für Unternehmen sein. Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt schneller und einfacher. Die Dokumente werden automatisch erfasst und klassifiziert. Alle relevanten Informationen werden extrahiert und an die relevanten Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Die Fehlerquoten lassen sich mittels Inputmanagement senken, weil eine falsche Zuteilung von Dokumenten oder Fehlablagen verhindert werden. Das Inputmanagement verarbeitet Input in digitaler Form. Input, der in Papierform vorliegt, wird digitalisiert und einheitlich zusammengeführt. Somit entstehen keine Redundanzen und Ungenauigkeiten. Das zentrale Dokumentenmanagement eines Unternehmens wird durch Inputmanagement begünstigt. So können auch alle vorhandenen Dokumente revisionssicher archiviert werden.
In diesem Factsheet haben wir für Dich nochmal beschrieben, wie umfassende automatisierte Dokumenterfassung mit dem d.velop document reader funktioniert.
Mit der automatischen Dokumentenerkennung auf dem Weg in die Zukunft.