Gewerbliche Mitarbeiter:innen erreichen: HR- und andere Dokumente jederzeit und überall per App!

Gewerbliche Mitarbeiter:innen sind das Rückgrat vieler Organisationen. Sie arbeiten oft im Hintergrund, erledigen entscheidende Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Doch die digitale Erreichbarkeit und die effektive Kommunikation mit dieser Mitarbeitergruppe stellen eine Herausforderung dar. Der Grund liegt darin, dass gewerbliche Mitarbeiter:innen häufig in Bereichen wie Produktion, Handel oder Technik tätig sind und in der Regel keinen regelmäßigen PC-Zugang haben. Oft besitzen sie nicht mal eine eigene dienstliche E-Mail-Adresse. Ihre Aufgaben sind meist manuell und erfordern keine direkte Nutzung von Computern. Daher hört man von vielen Organisationen die Aussage: „Ich kann meiner gewerblichen Belegschaft relevante Informationen, HR-Dokumente und andere wichtige Unterlagen nicht digital zusenden, weil ich sie auf elektronischem Wege nicht erreichen kann.“

In diesem Beitrag erfährst du, welche weiteren Gründe es gibt, warum Organisationen ihre gewerblichen Mitarbeiter:innen nur schwer digital erreichen, und wie die effiziente Übermittlung von Personaldokumenten dennoch erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die verborgenen Helden – Wer sind gewerbliche Mitarbeiter:innen?

Gewerbliche Angestellte, die überwiegend körperlich arbeiten, sind in handwerklichen, technischen oder produktionsbezogenen Bereichen tätig. Sie sind essenziell für das reibungslose Funktionieren einer Organisation. Im Gegensatz zu ihren Bürokolleg:innen, die häufig als kaufmännische Arbeitnehmer:innen oder White-Collar-Arbeiter:innen bezeichnet werden, werden gewerbliche Mitarbeitende oft als Blue-Collar-Worker, Non-Desk-Worker oder Deskless-Worker bezeichnet. Arbeitsmarktexpert:innen gehen davon aus, dass das Blue- und Grey-Collar-Segment rund drei Viertel der Beschäftigten in Deutschland ausmacht.¹

Trotz der unterschiedlichen Bezeichnungen teilen gewerbliche Mitarbeiter:innen eine wesentliche Gemeinsamkeit: Sie arbeiten nicht an einem festen Schreibtisch, weshalb auch der Begriff „Non-Desk-Worker“ häufig verwendet wird. Während ihre Bürokolleg:innen regelmäßig mit neuen digitalen Tools ausgestattet werden, bleibt die andere Gruppe, die gewerblichen Mitarbeiter:innen, oft weit hinter all dem zurück.

In welchen Branchen treffe ich auf Deskless-Worker?

Gewerbliche Mitarbeiter:innen sind in einer Vielzahl von Wirtschaftszweigen zu finden und verteilen sich über diverse Branchen. Sie arbeiten beispielsweise in der Automobil- oder Automobilzulieferindustrie, in Unternehmen der Lebensmittelproduktion, im Logistiksektor, der Reinigung, der technischen Wartung oder im Außendienst. Darüber hinaus gehören Angestellte im Einzelhandel und in weiteren Dienstleistungsberufen zu dieser Gruppe.

4 Gründe, warum Organisationen Deskless-Worker nur schwer erreichen

Grund 1: Deskless-Workern wird zu wenig Wertschätzung entgegengebracht

Die körperliche Arbeit im Feld oder in Produktionsbereichen wird oft übersehen oder als weniger wichtig angesehen im Vergleich zu den Tätigkeiten, die am Schreibtisch erledigt werden. Diese Diskrepanz in der Wahrnehmung führt häufig dazu, dass die Bedürfnisse und Herausforderungen der gewerblichen Mitarbeiter:innen nicht ausreichend berücksichtigt werden. Das Fehlen der Anerkennung für ihre harte Arbeit kann zu Unzufriedenheit, geringerer Motivation und einem Gefühl der Entfremdung führen – alles Faktoren, die letztlich die Leistung und das Engagement dieser Gruppe beeinträchtigen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Organisationen die zentrale Rolle und den Wert der Deskless-Worker erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihre Wertschätzung zu fördern und eine inklusive Organisationskultur zu schaffen.

Grund 2: Führungskräfte haben Wissensvorsprung

In vielen Fällen fehlt in der Informationsübermittlung an Non-Desk-Worker das Hintergrundgrundwissen, um eine Anweisung oder Organisationscheidung in Gänze zu verstehen. Führungskräfte sind viel mehr im Change-Prozess involviert und kennen Zusammenhänge, die über einen langen Zeitraum bereits diskutiert wurden. Es sollten also klare Informationen mit nötigem Hintergrundwissen aufbereitet werden, um ein umfassendes Verständnis herzustellen. Informationsschreiben, die digital an die gesamte Belegschaft verteilt werden, können dabei helfen, das Wissen effektiv zu vermitteln.

Grund 3: Informationen sind nicht für alle zugänglich

Wer sich immer noch auf veraltete, analoge Mittel wie das Schwarze Brett oder die Hauspost verlässt, um Instrumente für den Informations- und Dokumentenaustausch auszuwählen, könnte in der heutigen digitalen Welt kaum mehr zeitgemäß wirken. Doch auch Organisationen mit Zugang zu digitalen Lösungen wie dem Intranet oder Portale schaffen es oft nicht, gewerbliche Mitarbeiter:innen effektiv in den Informationsfluss einzubeziehen. Obwohl über zwei Drittel der Weltbevölkerung ein Handy besitzen und mobil erreichbar sind², greifen viele Unternehmen weiterhin auf sperrige Portal-Lösungen zurück. Dabei könnte eine direkte Kommunikation über das private Handy der gewerblichen Mitarbeiter:innen viel einfacher und effizienter sein, um diese Gruppe schnell und unkompliziert zu erreichen.

Grund 4: Die Sorge der Arbeitgeber:innen, dass sich Non-Desk-Worker gegen die Digitalisierung wehren

Die Annahme, dass Arbeitgeber:innen gewerbliche Mitarbeiter:innen mit digitalen Lösungen nicht effektiv erreichen können, wird vermutlich immer mehr schwinden. Studien belegen, dass auch Non-Desk-Worker technikaffin sind und 70 % von ihnen sich sogar mehr technische Lösungen in ihrem Arbeitsalltag wünschen.³ Die Einführung digitaler Lösungen würde nicht nur die Effizienz und Produktivität dieser Mitarbeitergruppe steigern, sondern auch ihre Zufriedenheit und Motivation am Arbeitsplatz fördern. Durch den Einsatz moderner Technologien können sie Aufgaben schneller und präziser erledigen, besser informiert werden, was letztlich zu einer höheren Arbeitsqualität und einem positiveren Arbeitsumfeld führt. 

Obwohl die Nutzung des digitalen Dienstes auf freiwilliger Basis erfolgt, nutzen ihn allein im Verwaltungsbereich schon über 80 Prozent der Mitarbeiter.

Udo Hanke, IT-Leiter
Zentis GmbH & Co. KG

Praxisbeispiele: So gelingt die digitale Zustellung von HR- und anderen Dokumenten an gewerbliche Mitarbeiter:innen und umgekehrt

Angesichts der genannten Herausforderungen können diese durch die Zustellung in ein digitales Postfach wie d.velop postbox für gewerbliche Mitarbeiter:innen überwunden werden. Folgende Praxisbeispiele zeigen, welche Vorteile eine digitale Zustellung für beide Seiten mit sich bringt: 

1. Die Bereitstellung elektronischer Schichtpläne oder Informationsschreiben

Das trägt wesentlich zu einer höheren Zufriedenheit bei. Mitarbeitende fühlen sich dadurch stärker eingebunden und sind stets bestens informiert.

Durch die digitale Zustellung von Schichtplänen können gewerbliche Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem und flexibel einsehen, was zu einer besseren Planung und Organisation ihres Alltags beiträgt. Informationsschreiben, die elektronisch zugestellt werden, ermöglichen es den Mitarbeitenden, wichtige Updates und Ankündigungen zeitnah zu erhalten, ohne auf physische Dokumente warten zu müssen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Vertrauen in die Organisation, da die gewerblichen Mitarbeitenden das Gefühl haben, stets auf dem neuesten Stand zu sein und aktiv in die Kommunikationsprozesse eingebunden zu werden.

2. Feedbackformulare übermitteln

ber die d.velop postbox können Feedbackformulare ganz einfach per Smartphone an die zuständigen Fachabteilungen übermittelt werden. Gewerbliche Mitarbeitende müssen lediglich das ausgefüllte Formular abfotografieren und absenden. Die Übermittlung des Feedbacks erfolgt in Sekundenschnelle. 

Darüber hinaus ermöglicht die d.velop postbox eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Non-Desk-Worker können nicht nur Feedbackformulare, sondern auch andere wichtige Dokumente wie z.B. Belege für Reisenebenkosten digital einreichen. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand sowohl für die gewerblichen Mitarbeitenden als auch für die Fachabteilungen. Durch die schnelle und unkomplizierte Übermittlung von Dokumenten wird die Effizienz gesteigert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht, da sie sich stärker in die Prozesse eingebunden fühlen und ihre Anliegen zeitnah bearbeitet werden können. 

3. Lohn- und Gehaltsabrechnungen zustellen

Die Personalabteilung kann ganz unkompliziert, ohne Medienbrüche, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an Non-Desk-Worker senden, statt diese ausdrucken zu müssen. Die Mitarbeitenden empfangen ihre Entgeltnachweise bequem auf ihren privaten Handys in deren privaten Postfächer oder können diese auf privaten PCs in Ruhe zu Hause einsehen – ganz ohne einen Firmen-VPN-Zugang. Eine dienstliche E-Mailadresse wird ebenfalls nicht benötigt, da das digitale Postfach dem Mitarbeitenden gehört, auch nach dem Verlassen der Organisation.

Fazit: Effizienter Dokumentenaustausch mit gewerblichen Mitarbeitenden

Die d.velop postbox bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Zugang zu wichtigen Dokumenten erheblich erleichtert. Gewerbliche Mitarbeitende können jederzeit und überall auf ihre Unterlagen zugreifen, was die Flexibilität und Effizienz im Arbeitsalltag deutlich erhöht. Die digitale Zustellung reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zur Nachhaltigkeit bei. Zudem wird der administrative Aufwand minimiert, da die Dokumentenverwaltung zentralisiert und automatisiert erfolgt. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Anfragen und einer höheren Zufriedenheit der gewerblichen Mitarbeitenden, da sie sich stärker eingebunden und unterstützt fühlen. Die Organisation profitiert von reduzierten Kosten für den Druck und den postalischen Versand und spart hochqualifizierte Arbeitskraft.

Die normale Zustellung über die Papierform vermisse ich absolut nicht. Seitdem wir umgestellt haben, bekommen wir die Lohnabrechnungen in die digitale Postbox. Ich habe diese jederzeit griffbereit, muss nicht lange suchen und darauf warten. Jetzt habe ich diese sogar schon vor meinem Gehalt!

Alexander Ehmann, Head of Logistics Germany
GEKA GmbH

Digitale Dokumentenkommunikationstools fördern den effizienten Austausch mit gewerblichen Mitarbeitenden und sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Prozessoptimierung für jede Organisation. Organisationen sollten kontinuierlich an der Verbesserung ihrer digitalen Strategien arbeiten, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Produktivität zu steigern. Durch die Einbindung und Information der Non-Desk-Worker wird ihre Leistungsfähigkeit gesteigert, was es dem Unternehmen ermöglicht, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Neben einer gut durchdachten Strategie spielen moderne mobile Tools wie die d.velop postbox eine zentrale Rolle. Diese Tools sollten benutzerfreundlich und effizient gestaltet sein, damit Mitarbeitende schnell den Mehrwert erkennen, den sie durch ihre Nutzung erhalten können.