EVB-IT Vertrag: Die Macht der Digitalisierung im modernen Vertragswesen 

Die Digitalisierung hat in der öffentlichen Verwaltung entscheidende Veränderungen eingeleitet, auch bei der rechtssicheren Abwicklung von Vertragsprozessen. Im Zuge dessen spielen die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (kurz: EVB-IT) eine zentrale Rolle. Ein Schwerpunkt in der Optimierung dieser Prozesse liegt heute auf der digitalen Unterschrift bei den EVB-IT Verträgen. Wie sich diese modernen Technologien, insbesondere die elektronische Signatur, nahtlos in die EVB-IT Vertragspraxis integrieren lassen und welche Vorteile sich daraus ergeben, beleuchten wir in diesem Blogartikel. Wir zeigen auf, wie die digitale Unterschrift nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die rechtliche Sicherheit im Umgang mit EVB-IT Verträgen erhöht.

So kam es zum EVB-IT Vertrag

Seit 1972 wurden schrittweise insgesamt sieben Vertragstypen der „Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV-Leistungen (BVB)“ als Einkaufsbedingungen der öffentlichen Hand für die Beschaffung von Datenverarbeitungsanlagen und -geräten eingeführt. Ab 1998 entwickelt eine Arbeitsgruppe unter Federführung des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) neue Vertragstypen, die sogenannten Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT). Diese werden kontinuierlich an die sich verändernden technischen und rechtlichen Anforderungen angepasst.

Wozu ist ein EVB-IT Vertrag gut?

Die EVB-IT Verträge bieten den Beschaffenden von IT-Dienstleistungen der öffentlichen Hand eine effiziente Lösung. Denn diese Musterverträge ermöglichen es, informationstechnische Leistungen gemäß den eigenen Einkaufsbedingungen zu erwerben, ohne auf weniger vorteilhafte Lieferbedingungen der Wirtschaft angewiesen zu sein.

Die EVB-IT füllen eine Lücke, indem sie einen Ausnahmetatbestand des § 9 Abs. 3 Nr. 2 der VOL/A nutzen. Dieser Abschnitt besagt, dass die allgemeinen Vertragsbedingungen der öffentlichen Hand für Lieferungen und Leistungen, die in der VOL/B festgelegt sind, durch ergänzende Vertragsbedingungen in Gruppen gleich gelagerter Einzelfälle erweitert werden können.

Gemäß § 9 (VOL/A) müssen die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistung“, die VOL/B, zwingend in jeden Vertrag einbezogen werden. Allerdings ist der Einsatz dieser Bedingungen bei der Beschaffung komplexer IT-Leistungen wenig hilfreich und daher allein nicht sinnvoll. Die EVB-IT wurden daher gezielt für den Einkauf von IT entwickelt und ergänzen die VOL/B, um den Besonderheiten des IT-Einkaufs gerecht zu werden. Diese Vertrags- und Einkaufsbedingungen erleichtern somit die Beschaffung von IT-Leistungen durch die öffentliche Hand.

EVB-IT Vertrag: Basisverträge und Systemverträge

Es gibt nicht den einen EVB-IT Vertrag für die Körperschaften des öffentlichen Rechts. Derzeit stehen elf verschiedene EVB-IT-Vertragstypen zur Verfügung, wobei sie bedarfsgerecht erweitert werden. Die BVB dagegen wurden fast gänzlich abgelöst.

Die EVB-IT Verträge lassen sich in „Basisverträge“ (= B) und „Systemverträge“ (= S) unterteilen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Auftragnehmer bei Basisverträgen im Wesentlichen eine einzelne IT-Leistung, wie z.B. Hardware, erbringt und dafür die Verantwortung für die Vertragsgemäßheit trägt.

Im Gegensatz dazu schuldet der Auftragnehmer bei Systemverträgen als Generalunternehmer mehrere IT-Leistungen. Diese müssen nicht nur einzeln vertragsgemäß sein, sondern auch in ihrer Interaktion, da sie gemeinsam ein vom Auftraggeber gewünschtes IT-System ergeben.

Basisverträge:

• EVB-IT Cloud
• EVB-IT Dienstleistung
• EVB-IT Instandhaltung
• EVB-IT Kauf
• EVB-IT Pflege S
• EVB-IT Überlassung Typ A
• EVB-IT Überlassung Typ B

Systemverträge

• EVB-IT Erstellung
• EVB-IT Service
• EVB-IT System
• EVB-IT Systemlieferung

Wann wird welcher EVB-IT Vertrag genutzt?

EVB-IT Cloud: Gegenstand sind die vereinbarten Leistungen des Auftragnehmers. Insbesondere: Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS), Infrastructure as a Service (IaaS), Managed Cloud Services (MCS) und sonstige mit den vorgenannten Leistungen in Zusammenhang stehende Leistungen, wie z.B. initiale Leistungen.

EVB-IT Kauf: Anwendung bei Verträgen über den Kauf von Hardware, gegebenenfalls einschließlich der Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Die No-spy-Klausel gewährleistet, dass die gelieferte Hardware frei von Funktionen ist, die die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gefährden.

EVB-IT Dienstleistung: Anwendung, wenn der Schwerpunkt der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung in der Erbringung von Diensten liegt, wie Schulungs-, Beratungs- oder sonstigen Unterstützungsleistungen.

EVB-IT Erstellung: Anwendung bei der Erstellung bzw. Anpassung von Software auf der Grundlage eines Werkvertrages und optional der anschließenden Pflege, Weiterentwicklung und Anpassung.

EVB-IT Überlassung Typ A: Für die Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Nicht anwendbar, wenn zusätzlich werkvertragliche Leistungen gefordert werden.

EVB-IT Überlassung Typ B: Für die Überlassung von Standardsoftware gegen periodische Vergütung zur befristeten Nutzung.

EVB-IT Instandhaltung: Betrifft Inspektions-, Wartungs- und Instandsetzungsleistungen ausschließlich für die Hardware.

EVB-IT Service: Gegenstand sind Wartungs- und Serviceleistungen für ein definiertes IT-System und mögliche Erweiterungen.

EVB-IT Pflege S: Konzipiert für Verträge über Softwarepflegeleistungen an Standardsoftware durch Händler. Keine Verpflichtung zur Fehlerbeseitigung oder Weiterentwicklung.

EVB-IT System: Betrifft die Erstellung eines Gesamt-IT-Systems, bestehend aus Hardware und Software, wobei der Schwerpunkt in der Integration und Zusammenfügung der Einzelleistungen liegt. Der Vertrag unterliegt dem Werkvertragsrecht.

EVB-IT Systemlieferung: Schwerpunkt liegt in der Lieferung eines IT-Systems aus Standard-Systemkomponenten mit geringfügigen Anpassungsleistungen. Der Vertrag unterliegt dem Kaufrecht und findet keine Anwendung bei der Erstellung von Individualsoftware.

Die Vertragstypen bestehen jeweils aus einem Vertragsformular, dazugehörigen AGB sowie einem oder mehreren Mustern (z.B. einem Leistungsnachweis). Bei den meisten Vertragstypen kommen noch Nutzerhinweise hinzu und bei einigen – auch Anwendungsbeispiele. 

Darum haben Stift und Papier beim EVB-IT Vertrag ausgedient

EVB-IT Verträge werden im Normalfall bereits vollkommen digital vom Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik bereitgestellt. Wenn ein EVB-IT Vertrag jedoch unterzeichnet werden soll, treten die Verantwortlichen immer noch den bekannten Gang zum Drucker und Scanner an. Ein typischer Medienbruch, der den gesamten Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu noch viele vermeidbare Kosten verursacht. Das Medium Papier hat ausgedient. Aus diesen Gründen solltest du auf die elektronische Signatur bei EVB-IT Verträgen setzen:

• Prozesskosten reduzieren: Vermeide Papier-, Druck- und Versandkosten und werde unabhängiger von externen Einflüssen, wie z.B. durch Portoerhöhungen bei der Post.
• Prozesszeiten minimieren: Ein optimiertes Signaturverfahren senkt die benötigte Zeit für den Vertragsabschluss von mehreren Tagen auf lediglich wenige Minuten.
• Ortsunabhängig und flexibel unterschreiben: Ermögliche es Mitarbeitenden, von überall aus einen EVB-IT Vertrag und weitere Dokumente digital zu unterzeichnen.
• Medienbrüche vermeiden: Verabschiede dich vom Drucker und Scanner – erfahre die Effizienz und Sicherheit durchgängig digitaler Prozesse ohne Medienbrüche.
• Natürliche Ressourcen schonen: Übernimm Verantwortung für die Umwelt und leiste deinen Beitrag zu einer nachhaltigeren Zukunft, indem du CO₂ reduzierst (Vermeidung von Reisen, Waldrodung)

EVB-IT Vertrag: Warum eine E-Signatur-Software unerlässlich ist

Verantwortliche in der Organisation gehen manchmal davon aus, dass sie für die digitale Unterzeichnung keine Software benötigen, schließlich arbeiten sie bereits digital mit eingescannten Unterschriften.

Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift birgt jedoch erhebliche Sicherheitsrisiken. Denn eine gescanntes Unterschriftenbild kann mühelos kopiert und auf anderen Verträgen verwendet werden. Die Folge ist ein Kontrollverlust für den Unterzeichner. Darüber hinaus besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der behaupteten Person stammt. In extremen Fällen kann dies zu Betrug und der Missachtung von persönlichen Daten führen.

Besonders kritisch sind eingescannte Unterschriften bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Formerfordernisse erfüllen müssen (vgl. §§ 125 ff. BGB), um rechtskräftig zu sein. In diesem Zuge steht das Schriftformerfordernis (§ 126 BGB) bei vielen Anwendungsfällen bzw. Vertragstypen im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES), solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (§§ 126, 126a BGB). Hingegen reicht das Einscannen einer Unterschrift nicht aus, um die Schriftform zu erfüllen. Dies hat zur Folge, dass in einigen Fällen ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erklärt werden kann (§ 125 BGB).

Um diesen Problemen vorzubeugen, sollte in der öffentlichen Verwaltung auf eine E-Signatur-Software gesetzt werden, welche Verträge mit zertifizierten Signaturzertifikaten schützt.

So kannst du einen EVB-IT Vertrag digital unterschreiben

Sobald alle Verantwortlichen den EVB-IT Vertrag geprüft und finalisiert haben, kann dieser freigegeben und in einen Signaturumlauf gegeben werden. Um die Vertragsunterzeichnung so effizient wie möglich und ohne großen Aufwand zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Organisationen Dokumente und Verträge digital und rechtssicher unterschreiben können. Die Software wird in Deutschland entwickelt und auf europäischen Rechenzentren der Open Telekom Cloud betrieben.
Mit diesen sieben Schritten startest du digital durch:

1. Lade den EVB-IT Vertrag in die Signaturoberfläche hoch.
2. Lege zunächst alle Empfänger:innen (intern und extern) des Signaturumlaufes fest und wähle eine Signaturstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) aus.
3. Im nächsten Schritt kannst du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen abbilden zu können.
4. Beseitige offene Fragen, indem du Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen vorbereitest.
5. Nutze zusätzliche Funktionen, wie z. B. eine automatische Erinnerung und einen Passwortschutz, um den Umlauf weiter zu individualisieren.
6. Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über dein Anliegen und die Hintergründe der Signaturaufforderung zu informieren.
7. Jetzt kannst du den Signaturumlauf starten und den aktuellen Status des Vertrages verfolgen – das war’s schon!

Nachdem die Verantwortlichen den EVB-IT Vertrag unterschrieben haben, wird dieser automatisch allen Beteiligten per E-Mail zur Verfügung gestellt. So werden der Postversand und zusätzlicher, manueller Aufwand vermieden.

Die entscheidende Rolle der digitalen Unterschrift für EVB-IT Vertrag

Ein EVB-IT Vertrag regelt die Bedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen in der öffentlichen Verwaltung und erfordert eine sorgfältige Beachtung der rechtlichen Formerfordernisse für seine Gültigkeit. Die Einführung der digitalen Unterschrift für EVB-IT Verträge in Organisationen stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienz und Sicherheit im Vertragsmanagement dar. Die herkömmliche Praxis, handschriftliche Unterschriften einzuscannen, birgt jedoch erhebliche Sicherheitsrisiken, da diese leicht kopiert und missbräuchlich verwendet werden können.

Dieser Kontrollverlust kann zu beträchtlichen rechtlichen und Datenschutzproblemen führen, insbesondere wenn bestimmte gesetzliche oder vertragliche Formerfordernisse erfüllt werden müssen. Die qualifizierte elektronische Signatur bietet eine rechtsverbindliche Alternative, die die Schriftformanforderungen erfüllen kann. Diese innovative Lösung gewährleistet nicht nur die Authentizität der Unterschrift, sondern bietet auch eine sichere und effiziente Methode zur Unterzeichnung von EVB-IT Verträgen – ein entscheidender Schritt in die moderne und rechtssichere Zukunft des Vertragsmanagements in der öffentlichen Hand.