Die ersten Wochen mit der E-Rechnungspflicht! Und nun?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich. Unternehmen sind nun verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen bis 2028, abhängig von dem Jahresumsatz eines Unternehmens. Ein zentrales Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse im Rechnungswesen zu optimieren. Doch wie gestaltet sich die Umsetzung in den ersten Wochen des Jahres 2025, und sind alle Unternehmen bereits gut darauf vorbereitet? 

Wie laufen die ersten Wochen mit der E-Rechnungspflicht?

Bereits vor der offiziellen Einführung der E-Rechnungspflicht am 01. Januar 2025 wurden viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen gestellt. Viele Betriebe kämpften mit der Umstellung ihrer bisherigen Prozesse auf die neuen digitalen Anforderungen. (Quelle: MDR)

Der damit verbundene bürokratische Aufwand, die Anpassung bestehender Systeme oder die Einführung neuer Softwarelösungen können bei Unternehmen zu Unsicherheiten und teils zu Mehrbelastungen führen.

In den ersten Wochen nach der Einführung und auch bereits davor haben zahlreiche Unternehmen damit begonnen, ihre Abläufe entsprechend umzustellen.

Während größere Unternehmen häufig bereits über die notwendige digitale Infrastruktur verfügen, stehen kleine und mittelständische Unternehmen oft vor technischen und organisatorischen Hürden. Besonders der erhöhte administrative Aufwand beansprucht viele Ressourcen und erschwert eine schnelle und reibungslose Umsetzung der neuen Anforderungen.

Die Ergebnisse einer Umfrage von BearingPoint verdeutlichen die Entwicklung hin zur E-Rechnung:

• Empfang von E-Rechnungen: 62 Prozent können elektronische Rechnungen empfangen.
• Versand von E-Rechnungen: 50 Prozent sind in der Lage, E-Rechnungen zu versenden.
• Medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung: Gerade mal 17 Prozent haben diesen Prozess schon umgesetzt. 83 Prozent haben diesen Schritt noch vor sich.
• Digitales Archiv: 58 Prozent archivieren E-Rechnungen digital.
• Regulatorisches Wissen: Nur 31 Prozent sind mit den Anforderungen der GoBD und den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht vertraut.
• Unterstützungsbedarf: 75 Prozent wünschen sich Unterstützung bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht.

Herausforderungen bei der Umsetzung 

Die zentralen Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht lassen sich wie folgt zusammenfassen: 

1. Technische Integration: Viele Unternehmen verfügen nicht über die notwendigen IT-Infrastrukturen, geeignete Softwarelösungen und technisches Know-how, um E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen und zu verarbeiten.  

2. Schulung der Mitarbeiter:innen: Die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse erfordert, dass Mitarbeiter:innen im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen geschult werden, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Dies betrifft sowohl die Bedienung neuer Software als auch das Verständnis der rechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen. 

3. Rechtliche Unsicherheiten: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Normen, wie der europäischen Norm EN 16931, stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Denn die genauen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung sind komplex und führen bei vielen Unternehmen zu Unsicherheiten hinsichtlich der korrekten Anwendung und Umsetzung. 

4. Akzeptanz bei Geschäftspartnern: Einige Geschäftspartner sind möglicherweise noch nicht bereit für den Empfang von E-Rechnungen, was den Übergang erschwert. 

Kleiner Tipp: Eine frühzeitige Implementierung eines kompatiblen Systems und die automatisierte Integration in bestehende Prozesse helfen, die größten Probleme bei so einem Projekt im Vorfeld zu minimieren. Dadurch können Unternehmen beispielsweise Fehlentwicklungen vermeiden, Strafen verhindern und langfristig Effizienzgewinne erzielen. 

Chancen durch die E-Rechnungspflicht 

Trotz der genannten Herausforderungen bietet die E-Rechnungspflicht aber auch zahlreiche Vorteile: 

• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Porto und manuellen Prozessen können Unternehmen langfristig Kosten reduzieren. 
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsverarbeitung und reduzieren mögliche Fehlerquellen. 
• Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Archivierung, was die Transparenz erhöht. 
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Schonung von Ressourcen und zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks bei. 

Fazit 

Die ersten Wochen der E-Rechnungspflicht zeigen, dass in vielen Unternehmen noch großer Handlungsbedarf besteht. Mit den richtigen Werkzeugen und einer proaktiven Herangehensweise können Unternehmen jedoch die Herausforderungen meistern und langfristig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren und ihr Rechnungsmanagement effizient und zukunftssicher gestalten, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. Wir unterstützen dich gerne bei dieser Herausforderung und helfen dir, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. 

SOS – E-Rechnungspflicht! Wir bieten erste Hilfe bei eurem Rechnungsmanagement. 

Um die genannten Herausforderungen zu bewältigen und den Übergang zur E-Rechnung reibungslos und gesetzeskonform zu gestalten, bietet unsere digitale Rechnungsverarbeitung eine umfassende Lösung. Die Software ermöglicht die automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen und integriert sich nahtlos in bestehende Systeme wie ERP-, Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme.  

Durch flexible Importmöglichkeiten können sowohl Papierbelege als auch digitale Rechnungen in verschiedenen Formaten, wie z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD, verarbeitet werden.  
Eine künstliche Intelligenz unterstützt bei der Datenextraktion und lernt kontinuierlich aus den Eingaben, um die Erkennungsraten stetig zu verbessern.  
Zudem lassen sich Freigabe-Workflows individuell anpassen, und die revisionssichere Archivierung in einem Dokumentenmanagement-System stellt sicher, dass alle Rechnungen jederzeit auffindbar sind. 

Die digitale Rechnungsverarbeitung agiert unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Standards, einschließlich der europäischen Norm EN 16931 und zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Denn durch die intuitive Bedienoberfläche und umfangreiche Schulungsressourcen für Mitarbeiter:innen ist die Umstellung auf das Rechnungsmanagement von morgen kein Problem mehr. 

Buche dir gerne direkt einen Demotermin, um vor dem Hintergrund der bereits eingeführten E-Rechnungspflicht direkte Einblicke in das Rechnungsmanagement von morgen zu erhalten. Oder besuche unser Live-Webinar am 27.02.2025 um 10:00 Uhr: