Alles nur Haarspalterei? Für die einen bedeuten die Begriffe „DMS“ und „DMS Online“ das Gleiche, die anderen bestehen auf eine klare Unterscheidung. Wer hat nun recht? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen zum Thema DMS Online und stellen fünf Gründe vor, warum jedes Unternehmen darauf umsteigen sollte.
Was bedeutet DMS Online?
Bevor wir zu den fünf Gründen kommen, sollten wir den Begriff „DMS Online“ zunächst etwas genauer unter die Lupe nehmen. Was ist DMS Online eigentlich? Inwieweit unterscheidet es sich vom DMS und wie funktioniert es?
Definition: DMS Online
Ein DMS Online (Dokumentenmanagement-System Online) ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente und andere digitale Inhalte in einer zentralen, online zugänglichen Datenbank zu speichern, organisieren, verwalten und zu teilen.
Es handelt sich somit um ein über den Webbrowser zugängliches Online-Dokumentenmanagement-System, das als zentrale Drehscheibe für sämtliche elektronische Dokumente im Unternehmen dient. Je nach Anbieter stellt ein DMS Online verschiedenste Funktionen, wie das Erstellen, Bearbeiten, Teilen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten für Nutzer und Nutzerinnen bereit.
Was ist der Unterschied zwischen DMS Online und DMS?
Der zentrale Unterschied zwischen einem DMS Online und einem DMS liegt in der Zugänglichkeit. Während ein DMS Online – wie der Name schon sagt – online gehostet und somit von überall aus über das Internet genutzt wird, kann ein DMS auch lediglich als lokale Software-Lösung auf dem Computer bzw. auf dem hauseigenen Server installiert sein. „DMS“ ist somit der Sammelbegriff für sämtliche Typen von Dokumentenmanagement-Systemen und „DMS Online“ ist die spezifische Ausprägung, das als Webanwendung über das Internet genutzt wird.
Wie funktioniert DMS Online?
Die Nutzung eines DMS Online läuft über einen webbasierten Client. Es handelt sich hierbei um eine Anwendung, die Nutzer und Nutzerinnen den Zugriff auf Dokumente und Prozesse per Webbrowser ermöglicht. Bedeutet: Es ist lediglich eine Internetverbindung nötig und schon können Mitarbeitende auf die benötigten Dokumente zentral zugreifen. Diese werden automatisiert in digitale Akten abgelegt. Die webbasierte Anwendung integriert sich dabei vollständig in führende Geschäftsanwendungen und -Prozesse.
5 Gründe für ein DMS Online im Überblick
Grund 1: Orts- und geräteunabhängiger Zugriff
Der wohl größte Vorteil einer webbasierten Anwendung liegt in der ortsunabhängigen und flexiblen Nutzung. In einer inzwischen digitalisierten und automatisierten Arbeitswelt spielt die Zugänglichkeit zu Informationen und Daten eine immer wichtigere Rolle. Ganz gleich ob aus dem Home Office, im Büro oder Remote arbeiten im Zug – ein DMS Online macht digitale Dokumente 24/7 für jedes mobile Endgerät, das mit dem Internet verbunden ist, verfügbar. Darüber hinaus lässt es sich mit einer Mobile App verknüpfen, um den Zugriff von unterwegs noch bequemer zu gestalten.
Grund 2: Nahtlose Integration in gewohnte Anwendungen
Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier – auch oder sogar besonders im Arbeitsleben. Die Umstellung auf eine neue Anwendung ist daher oftmals zäh und kostet Zeit und Nerven. Ein Online DMS berücksichtigt diesen Umstand und bietet Nutzern und Nutzerinnen verschiedenste Integrationsmöglichkeiten in bestehende Anwendungen. So können Mitarbeitende beispielsweise direkt aus Microsoft Outlook oder aus der SAP ERP-Oberfläche an Geschäftsprozessen teilnehmen, ohne den jeweiligen Client verlassen zu müssen.
Grund 3: Cloud-Sicherheit
Online-Dokumentenverwaltung – da klingeln bei vielen Unternehmen die ersten Alarmglocken. Hacker-Angriffe, unerlaubte Zugriffe, Datenmanipulation: Sind die sensiblen Informationen und Dokumente per Online DMS überhaupt sicher? Die eindeutige Antwort lautet: Ja, sind sie. Auch wenn eine vollständige Sicherheit grundsätzlich nicht garantiert sein kann, erfüllen Online-DMS-Lösungen wie d.velop documents höchste Sicherheitsstandards. Insbesondere die Anbindung an eine zertifizierte und verschlüsselte Cloud-Lösung sorgt für sicheres und GoBD-konformes Arbeiten.
Grund 4: Verbesserte Zusammenarbeit
Eine DMS-Lösung per Webclient trägt wesentlich zu einer verbesserten Kollaboration bei, indem es den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Mitarbeitenden vereinfacht. Ein DMS Online ermöglicht mehreren Nutzern und Nutzerinnen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und Änderungen vorzunehmen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Mitarbeitende an einem Projekt arbeiten und einander auf dem Laufenden halten müssen. Durch Funktionen wie Versionierung kann jederzeit und von überall aus auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugegriffen werden. Die einfache Integration von bekannten Anwendungen wie SharePoint Online erlaubt durch Kommentarfunktion und Änderungsmarkierung eine transparente und lückenlose Dokumenten-Zusammenarbeit.
Grund 5: Einfach konfigurieren und loslegen
Zu guter Letzt folgt ein Grund, der insbesondere all diejenigen erfreut, die am liebsten ohne lange Einarbeitungszeit und komplizierte Tutorials direkt loslegen möchten. Ein DMS Online ist in der Regel in nur wenigen Klicks konfiguriert und auf höchste Benutzerfreundlichkeit ausgerichtet. Während eine klassische, lokal installierte Anwendung auf dem Rechner oftmals mit Wartung und IT-Personal einhergeht, ist der webbasierte Client schnell installiert. Und das Beste daran: In nur wenigen Schritten lässt sich das Online DMS so konfigurieren, dass Anwendern und Anwenderinnen ausschließlich die Funktionen zur Verfügung stehen, die sie aktuell benötigen. So werden Mitarbeitende nicht mehr von zahlreichen Features „erschlagen“, die sie am Ende des Tages überhaupt nicht brauchen.
Wie einfach die Einführung eines DMS Online im Unternehmen sein kann, zeigt unser Blogartikel zum Thema Einführung DMS: Diese 3 Schritte sollte man beherzigen.
Online-Dokumentenmanagement mit System – ganzheitliche Digitalisierung mit d.velop Software
Das waren sie – fünf Gründe, warum man auf ein DMS Online setzen sollte. Es gibt jedoch noch zahlreiche weitere Gründe, die für die Online-Dokumentenverwaltung per d.velop documents sprechen. Von signifikanten Kosteneinsparungen über digitale Akten bis hin zu zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten wie die digitale Signatur – alle wichtigen Vorteile und Funktionen gibt es übersichtlich und zusammengefasst im Whitepaper Dokumentenmanagement einfach erklärt. Hier erfährst du, was bei der Auswahl des passenden DMS Anbieters zu beachten ist.
Dokumentenmanagement einfach erklärt – Vorlagen, Best-Practices sowie Tipps & Tricks