Die Digitalisierung ist in vielen Bereichen der Arbeitswelt bereits angekommen. Insbesondere die Verlagerung von Geschäftsprozessen in die digitale Welt ist notwendig, um in der heutigen Zeit konkurrenzfähig zu bleiben. Ein essenzieller Schritt hin zu der Digitalisierung eines Unternehmens ist die digitale Aktenverwaltung. Sie hilft unter anderem dabei, bei der wachsenden Menge an Dokumenten den Überblick zu behalten. Doch eine effizienzsteigernde, dokumentenverwaltende Software kann einige Fragen aufwerfen. Wie läuft der Prozess der Umstellung ab? Was muss bei der Einführung beachtet werden? Und welche Vorteile bietet eine Umstellung konkret?
Dieser Artikel befasst sich näher mit dem digitalen Aktenverwaltungsprogramm und zeigt die Möglichkeiten und Vorteile einer Umstellung auf.
Definition digitale Akte
Eine digitale Akte ist die elektronische Version einer traditionellen Papierakte. Sie enthält digitale Dokumente und Informationen, die elektronisch gespeichert, strukturiert und organisiert werden. Die digitale Akte spielt eine zentrale Rolle in einem Dokumentenmanagement-System, indem sie in Form eines Aktenplans die Grundstruktur eines DMS bildet.
Was versteht man unter einem „digitalen Aktenverwaltungsprogramm“?
Erläuterung des Begriffs und Hauptfunktionen
Ein DMS hat zahlreiche Funktionen, welche die der reinen Aktenverwaltung übersteigen. Der Einfachheit halber werden die Begriffe DMS und Aktenverwaltungsprogramm jedoch häufig als Synonyme verwendet und so auch in diesem Blogeintrag. Von der Erfassung von sowohl digitalen als auch physischen Dokumenten bis hin zu ihrer revisionssicheren Archivierung, hilft ein Aktenverwaltungsprogramm einem Unternehmen Papierakten zu reduzieren oder sogar vollständig auf sie zu verzichten.
Nach der Archivierung kann das Dokument innerhalb weniger Sekunden, durch unterschiedliche Suchmöglichkeiten gefunden und ortsunabhängig bearbeitet werden. Die gemeinsame Arbeit wird zusätzlich dadurch erleichtert, dass ein DMS das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments ermöglicht. Dadurch können zeitintensive Kommunikationswege und hoher Abstimmungsaufwand verhindert werden. Durch eine Integration in andere Softwaresysteme kann das Dokument auch in bisher genutzten Systemen bearbeitet und anschließend rechtskonform in dem DMS archiviert werden. Dadurch, dass der Archivierungsprozess, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisiert sind, entsteht zudem kein weiterer Aufwand für das Unternehmen.
Wachsende Bedeutung der digitalen Aktenverwaltung
In der heutigen Geschäftswelt gewinnt die digitale Aktenverwaltung zunehmend an Bedeutung. Besonders für Unternehmen ist sie essenziell, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Denn durch eine digitale Aktenverwaltung können Effizienzsteigerungen, sowie Kostenersparnisse dadurch erreicht werden, dass die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und teils automatisiert wird. Auch die wachsende Bedeutung des ökologischen Wirtschaftens, führt Unternehmen hin zu einer Umstellung auf ein digitales Aktenverwaltungsprogramm, weil es gerade durch den geringeren Papierverbrauch und geringere Emissionen, welche durch die Lieferung von physischen Dokumenten verursacht werden würden, seinen ökologischen Fußabdruck verringern kann.
Auswirkungen und Bedeutung
Aktenverwaltungsprogramme werden bereits in etlichen Unternehmen genutzt. Besonders bei großen Unternehmen sind dokumentenverwaltende Softwarelösungen beliebt. Eine Studie von Bitkom zeigt, dass bereits 96 % von größeren Unternehmen Aktenverwaltungsprogramme verwenden. Doch auch im Mittelstand vertrauen immer mehr Unternehmen auf die Vorteile eines DMS. Aus der Studie kann ebenfalls entnommen werden, dass 47 % der dem Mittelstand zugeordneten Unternehmen bereits eine Softwarelösung verwenden und 30 % der mittelständischen Unternehmen eine Investition in die Digitalisierung ihrer Aktenverwaltung planen. Hier kann also ein eindeutiger Trend von der physischen hin zur digitalen Akte beobachtet werden.
Prozess der Umstellung
Bei der Umstellung von der physischen auf ein digitales Aktenverwaltungsprogramm müssen einige Schritte beachtet werden.
Grundlegend kann die Einführung der digitalen Akte in drei Phasen unterteilt werden.
Vorbereitungs- und Analysephase
- Bestandsaufnahme & Zieldefinition
- Kennzahlen und Ablagestruktur
- Digitale Aktenpläne und IT-Infrastruktur
Einführungsphase
- Scannen & Klassifizieren
- Einordnung in digitale Aktenpläne
- Archivierung und Arbeiten mit digitalen Akten
Etablierungsphase
- Change-Management – Der Mitarbeiter:innen im Fokus
- Exkurs: Ausbaustufe Workflow
Mit dem d.velop Projektguide wird ein detaillierter Ablaufplan zur Verfügung gestellt, an dem sich bei der
Umstellung auf eine digitale Akte orientiert werden kann. Der d.velop Projektguide ist ein 20-seitiger Ablaufplan, welcher das Vorgehen in den einzelnen Phasen im Detail erläutert und Praxistipps und Checklisten enthält.
Projektguide: In 3 Schritten zur digitalen Akte
Vorteile eines Aktenverwaltungsprogramms
Ein Aktenverwaltungsprogramm bietet einem Unternehmen viele Vorteile. Meist hängen diese mit einer Effizienzsteigerung und Kosten-, bzw. Zeitersparnissen zusammen.
Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Hohe Sicherheitsstandards durch eine revisionssichere Archivierung
- Ermöglichung von Homeoffice / Remote Work
- Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten von jedem Ort aus
- Beschleunigung der Workflows / Geschäftsprozesse
- Möglichkeit Dokumente jederzeit einzusehen / zu kontrollieren
- Kostenersparnisse – geringere / keine Lager-, Personal-, Papier-, Druck- und Versandkosten
- Zeitersparnisse – unter anderem eine Minimierung der Suchzeit
- Geringerer Bedarf an Personal wirkt Fachkräftemangel entgegen
- Nachhaltigkeit – Weniger Papier und keine Emissionen durch Versand von Dokumenten
- Mögliche Anbindung an die Cloud
Nutzer:innen des Aktenverwaltungsprogramms
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Softwarelösungen, welche die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und effektiver gestaltet. Ein Beispiel ist die eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH. Das Unternehmen, welches sich auf die Lieferung von tiefgekühlten Lebensmitteln spezialisiert hat, hat sich, wie viele andere Unternehmen, für ein digitales Aktenverwaltungsprogramm entschieden, um insbesondere die zahlreichen Personalakten und den Fuhrpark effizienter verwalten zu können.
Dadurch ist das lästige Suchen nach Akten weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden. (…)
Claudia Schaffarczyk, Referentin Personal & Partner bei der eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH
Auch die bisherigen Kapazitäten des Aktenarchivs werden nicht mehr benötigt.
d.velop documents
Die Entscheidung für oder gegen eine Softwarelösung ist eine weitreichende Entscheidung und sollte deshalb umso aufmerksamer getroffen werden. Denn ein Aktenverwaltungsprogramm berührt sensible Stellen in einem Unternehmen und ist maßgeblich für die Effektivität und Produktivität mitverantwortlich.
Die sensiblen Informationen müssen zudem revisionssicher archiviert werden, und ob eine Integration in bereits genutzte Software möglich ist, sollte ebenfalls überprüft werden.
All diese wesentlichen Entscheidungskriterien werden von dem Aktenverwaltungsprogramm von d.velop gewährleistet. d.velop documents garantiert die oben erwähnten Vorteile allesamt. Von der revisionssicheren Archivierung bis zu den Kosten- und Zeitersparnissen. Doch d.velop documents hat noch zahlreiche Alleinstellungsmerkmale. Die Integration in die Softwarelandschaft eines Unternehmens ist problemlos möglich. So kann ein Dokument beispielsweise in Microsoft 365, Salesforce oder SAP bearbeitet und anschließend in d.velop documents nach gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. In all diese Softwarelösungen kann d.velops Aktenverwaltungsprogramm integriert werden. Zudem können die Administratoren entscheiden, wem sie welche Berechtigungen, zum Beispiel zum Ansehen und Bearbeiten von bestimmten Dokumenten, gewähren und haben somit vollständige Kontrolle über ihre Dokumente.
Eine Testversion von d.velop documents kann im d.velop Store für 30 Tage kostenlos gebucht und nach Belieben genutzt werden, um sich mit der Software vertraut zu machen und erste Einblicke zu erhalten.