Das Problem von Datensilos – und wie gutes Datenmanagement diese aufbricht

Datensilos sind für viele Unternehmen große Störfaktoren und können im Worst-Case den Erfolg des gesamten Unternehmens blockieren. Setzen Sie auf eine zentrales Datenmanagement und machen den Datensilos ein Ende.

Wie entstehen Datensilos?

Datensilos können absichtlich oder unabsichtlich entstehen. Absichtliche Datensilos sind allerdings eher selten und treten vor allem dann auf, wenn Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen. Unabsichtliche Datensilos entstehen organisch, meistens aufgrund von Faktoren innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Dazu gehören z.B.

• Abgeschottete Abteilungen: Vor dem digitalen Wandel und der Einführung von Cloud-Speichern hatte häufig jede Abteilung ihre eigenen Prozesse und Richtlinien, nach denen sie gearbeitet hat. In vielen Unternehmen bestehen trotz Digitalisierung noch immer Datensilos, weil einige Abteilungen noch immer ihre eigenen Arbeitsweisen pflegen und die interne Kommunikation unzureichend ist.
• Heterogene Technologielösungen: Unterschiedliche Abteilungen nutzen verschiedene Tools und Softwares in ihrer alltäglichen Arbeit. Schnittstellen gibt es nicht immer und besonders Altsysteme sind häufig nicht für den Datentransfers ausgelegt. Datensilos bleiben so oft also selbst nach einer Vereinheitlichung der Software-Lösungen vorhanden.
• Kompetitive Unternehmenskultur: In einigen Unternehmenskulturen arbeiten Abteilungen gegeneinander anstatt miteinander. Unterschiedliche Ziele konfligieren miteinander, sodass eventuell Informationen und Daten zurückgehalten werden.
• Fehlendes Datenmanagement: Fehlt ein einheitliches Datenmanagement, entwickelt jede Abteilung ihre eigenen Regeln zum Umgang mit Daten. Schnell werden Daten in unzugänglichen Silos ohne echte Einhaltung der Compliance abgelegt und sind somit weder rechtssicher noch für andere Kollegen oder Teams zugänglich und auffindbar

Risiken von Datensilos

Datensilos sind ein Problem, das Unternehmen im Blick haben und nach Möglichkeit angehen sollten, denn sonst kann es sich nach und nach negativ auf alle Arbeitsabläufe auswirken. Je länger Unternehmen mit der Auflösung der Datensilos warten, desto mehr verfestigen sich diese. Data Silos wirken sich negativ auf verschiedene Bereiche in Unternehmen aus:

Datensilos sind Zeitfresser

Es ist aufwendig, Daten aus den verschiedensten Quellen zusammenzusuchen. Unternehmen kostet das letztendlich Zeit, die Mitarbeiter effektiver für andere Aktivitäten nutzen könnten. Auch Störfaktoren wie Dubletten oder Datensätze mit abweichenden Informationen sind eine Gefahr für effizientes Zeitmanagement, da die Validität von Informationen doppelt und dreifach geprüft werden muss.

Datensilos erschweren die interne Kollaboration

Gerade in modernen Unternehmen ist der Datenaustausch zwischen Abteilungen, häufig über Collaboration-Tools, einer der wichtigsten Prozesse. Ist dieser Prozess durch Informationssilos oder eine diesen Austausch blockierende Unternehmenskultur behindert, blockiert das die Zusammenarbeit. Auch wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten und nur schwerlich Zugriff auf notwendige Informationen bekommen, senken Datensilos die Effizienz. Langfristig wirkt sich das nicht nur auf die Kommunikation zwischen den Abteilungen aus, sondern auf den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Ein fehlendes Datenmanagement senkt die Qualität der Kundenkommunikation

Daten sind, gerade im Zeitalter der Digitalisierung, ein entscheidender Faktor in der Kundenkommunikation. Unternehmen müssen heutzutage in der Lage sein, ihre Kunden zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Produkten anzusprechen. Fehlende Informationsintegration verhindert einen 360°-Blick und damit die bestmögliche Kundenansprache. Zusätzlich besteht das Risiko von Imageschäden oder einer Beschädigung der Kundenbeziehung, wenn Unternehmen mit veralteten Kundeninformationen arbeiten und diese in der Kommunikation fälschlicherweise nutzen.

Schlechtes Datenmanagement führt zu ineffizientem Arbeiten

Dubletten, Dokumente in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien oder unauffindbare Dokumente sind nur einige der vielen Beispiele für ineffiziente Prozesse in Unternehmen. Schuld ist ein unzureichendes oder gar fehlendes Datenmanagement.

Unsere Tipps, um Datensilos aufzubrechen

Ein Wandel der Unternehmenskultur und die Zusammenführung relevanter Daten sind die beiden hauptsächlichen Lösungsansätze, um Datensilos aufzulösen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) als Basis schaffen Sie eine Softwarestruktur im Unternehmen, die das DMS als zentralen Zugriffspunkt für Daten bietet und als Schnittstelle zwischen den Abteilungen fungiert.

Vorteile eines Datenmanagements im DMS

Dokumente und Informationen an einem Ort

Die digitale Akte in einem DMS ist wohl der größte Hebel, um Datensilos ein Ende zu bereiten. Statt Dokumente in verschiedenen Ordnern auf dem Server zu organisieren, übernimmt das System die Zuordnung der Dokumente selbst. Anhand von gemeinsamen Nennern und der automatisierten Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente werden diese in den digitalen Akten abgelegt. So gibt es etwa Kundenakten, Patientenakten, Projektakten, Bauakten und viele mehr. Das Besondere ist: Aufgrund von gemeinsamen Nennern oder der Dokumentenart kann ein Dokument in mehreren Akten hinterlegt werden, im System liegt etwa die Rechnung nur einmal physisch vor. Änderungen am Dokument sind dann von allen digitalen Akten nachvollziehbar.

Nie wieder Dokumente verlieren

Sobald ein Dokument in das DMS überführt wird, wird dieses verschlagwortet. Damit ist das Dokument über den Textinhalt und weitere Begriffe wie die Dokumentenart aufzufinden. Zudem besitzt jedes gute Dokumentenmanagement-System eine OCR-Texterkennung, die das Durchsuchen von Bilddateien, wie PDF, ermöglicht.

Versionierung

Neu, Final, Final2.0: Ohne die nötige Transparenz ist die Zusammenarbeit im Team nur schwer möglich. Dabei sollte der Dateiname nicht Basis der Statuskommunikation sein. Stattdessen setzt ein DMS auf eine Versionierung, wodurch alle Änderungen eines Dokumentes ausreichend dokumentiert und protokolliert werden. Entsprechende Notizen, wie etwa Gesprächsnotizen mit dem Kunden, lassen sich zudem für das Dokument hinterlegen.

Kollaborative Zusammenarbeit

Versionierung und digitale Notizen sind nur zwei der vielen Funktionen, die ein DMS im Gegensatz zu den lästigen Datensilos bietet. Das System kann individuell auf die spezifischen Arbeitsprozesse eines Unternehmens angepasst werden und ganze Workflows abbilden. So übernimmt die Software etwa die automatische Zuweisung einer Rechnung nach Rechnungseingang an den zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe und anschließend an die Buchhaltung. Für alle beteiligten Mitarbeiter ist zu jeder Zeit einsehbar, in welchem Status sich das Dokument befindet und wer aktuell dafür zuständig ist. Diese bietet zudem ganz neue Möglichkeiten im Controlling sowie bei der Effizienzoptimierung.

Datenintegration

Wo früher die Datenintegration noch unmöglich war, oder einen immensen Aufwand erfordert hat, ermöglichen heute Tools eine schnelle Informationsintegration und ein cleveres Datenmanagement. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, die Informationssilos so aufzubrechen:

Cloudbasiertes Data Warehouse

Ein Data Warehouse bietet Nutzern ein organisiertes Schema für das Datenmanagement. Alle relevanten Unternehmensdaten werden im Datenspeicher des Date Warehouses zusammengeführt, sodass die Daten für Analysezwecke oder datenbasierte Entscheidungen unkompliziert und zentral abrufbar sind. Die Verknüpfung mit einer Cloud ermöglicht es Unternehmen flexibel zu bleiben und bei wachsenden Anforderungen an den Speicherplatz jederzeit skalierbar zu sein.

ETL-Prozesse nutzen

Mit ETL-Tools (extrahieren, transformieren, laden) automatisieren Sie die Verlagerung der Daten aus verschiedenen Quellen in das Data Warehouse. ETL-Tools extrahieren die Daten aus den verschiedensten Quellen, transformieren sie in ein einheitliches Format und laden die Daten anschließend in das Data Warehouse. Durch die Automatisierung sparen Unternehmen viel Zeit und vermeiden gleichzeitig Fehler in der Datenübertragung.

Einführung eines unternehmensweiten Datenkatalogs

Mithilfe eines Datenkatalogs verschaffen sich besonders Unternehmen einen Überblick, bei denen viele Daten bisher nur in nicht-digitaler Form vorliegen. Eine Kategorisierung der vorhandenen Daten-Assets ist ebenfalls sinnvoll, um Daten klassifizieren und sie hinsichtlich ihrer Relevanz bewerten zu können. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning sorgt bei der Katalogisierung für erhebliche Zeitersparnisse.

Kulturwandel und offene Kommunikation

Allen Mitarbeitern im Unternehmen sollte klar sein, dass unterbrochene Datenflüsse durch Data Silos schwerwiegende Konsequenzen für den Unternehmenserfolg haben können. Daher sollten Verantwortliche kommunizieren, welche Vorteile eine gemeinsame Datennutzung hat und zu welchen Problemen Datensilos im Worst Case führen könnten. Um hier einen eventuell notwendigen Kulturwandel anzustoßen, müssen Führungspersonen Verantwortung übernehmen und Veränderungen anstoßen.