Unternehmen müssen sich in der heutigen Zeit mit einer Vielzahl von Dokumenten und Inhalten herumschlagen, die immer komplexer werden. Gleichzeitig steigt aber auch der Anspruch an Qualität und Zuverlässigkeit der Inhalt. In dem Zusammenhang hört man immer häufiger den Begriff „Content Services“. Doch was ist das eigentlich und warum ist dieser Begriff wichtig?
Neue Content Services verändern die Art und Weise der Nutzung von Enterprise Content Management Systemen (ECM). Dabei helfen Content Service Plattformen Unternehmen dabei, Inhalte zentral zu verwalten. Laut einer Studie von Forrester Consulting messen fast 3/4 der Entscheider in Deutschland Content Services eine hohe Priorität bei der digitalen Transformation bei.
Was sind Content Services?
Der Begriff Content Services bezeichnet eine Weiterentwicklung des Konzeptes Enterprise Content Management. Dabei soll eine unternehmensweite Plattform bereitgestellt werden, die eines oder alle der folgenden Ziele im Zusammenhang mit der Nutzung von „Inhalten“ erfüllen kann:
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Risikomanagement
- Bewahrung und Verbreitung von Geschäftswissen
- Kosten- und Prozesseffizienz
- Innovation und neue Arbeitsweisen
Definition Content Services
Content Services sind eine Reihe von Diensten und Mikrodiensten, die als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen angeboten werden, um verschiedene Inhaltstypen zu nutzen und mehrere Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einer Organisation zu bedienen.
Die Verwaltung, Zusammenarbeit und Verbreitung von Inhalten werden am besten durch eine Reihe von Diensten ermöglicht, die die Nutzung von Inhalten aller Beteiligten koordinieren (Benutzer, Systeme und Anwendungen).
Content Services Platform
In einer zunehmend digitalisierten Welt stellen sich Unternehmen immer mehr Fragen rund um das Dokumentenmanagement. Dabei spielen Content Services Platforms eine entscheidende Rolle bei der Lösung dieser Herausforderungen. Sie ermöglichen Unternehmen, Inhalte zu verwalten, zu bearbeiten und zu teilen. Content Services Platforms bieten darüber hinaus die Flexibilität, Inhalte auf verschiedene Weise bereitzustellen und können so individuell an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden. So können Inhalte von einer zentralen Stelle aus verwaltet werden und gemeinsames Planen und Bearbeiten von Inhalten wird ermöglicht. Die Content Services Platform wird auch als Weiterentwicklung bestehender ECM-Lösungen angesehen.
Üblicherweise zählen zu den verfügbaren Diensten von Content Services Plattformen und anderem Dokumenten- und Records-Management, Datenerfassung und -indexierung, Kategorisierung, Workflow-Management, Versionskontrolle und Analytics.
Die Vorteile von Content Services Platforms liegen auf der Hand: Das Leben der Anwender:innen wird erleichtert, für Kunden werden Mehrwerte geschafften und nicht zuletzt werden Kosten des Unternehmens reduziert. Da es sich jedoch um komplexe Systeme handelt, ist eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich. Hierbei ist es wichtig, die Anwender:innen von Vornherein mitzunehmen und die Angst vor Veränderung von Anfang an zu beseitigen.
Eigenschaften von Content Services Platforms
Content Services Platforms arbeiten mit einer Cloud-basierten, flexibel anpassbaren Plattform. Dadurch sind sie von überall aus erreichbar und können vergleichsweise einfach mit wachsender oder sinkender Auslastung skalieren.
Da die Plattformen in allen Unternehmensbereichen und auch darüber hinaus nützlich sein sollen, sollen möglichst alle Arten von digitalen Inhalten und Formaten unterstützt werden – sowohl traditionelle Dokumente, Berichte, gescannte Bilder und Tabellenkalkulationen, als auch Dateitypen wie Bilder, Audio- und Videoformate. Auch die Integration von Repositories aus anderen, für das Unternehmen wichtigen Systemen ist möglich.
Durch verschiedene Tools soll das produktive und kollaborative Arbeiten gefördert werden, beispielsweise durch Tools, die das Erfassen, Kategorisieren, Finden, Bearbeiten, Teilen und Verwalten von Inhalten erleichtern. Dabei bieten Content Services alle Vorteile, die die Cloud mit sich bringt.
Content Services Platforms können sowohl an die Bedürfnisse des Unternehmens als auch von einzelnen Mitarbeiter:innen angepasst werden. So wird jede:r Mitarbeiter:in bei der Ausführung seiner täglichen Aufgaben unterstützt.
Durch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden mithilfe von KI-gestützter Klassifizierung, Erkennung und Prognosen manuelle Prozesse automatisiert und die Gesamtproduktivität erhöht.
Was ist der Unterschied zwischen Content Services und Enterprise Content Management (ECM)
Grundsätzlich gibt es einige Gemeinsamkeiten zwischen ECM-Systemen und Content Services. So bieten beide sowohl Funktionen zum Speichern und Organisieren als auch zum Verteilen von Inhalten innerhalb einer Organisation. Während ECM-Systeme jedoch Geschäftsdokumente in einem gemeinsamen Repository speichern und ursprünglich auf einem Client/Server-Paradigma basieren, speichern und verwalten Content Services Platforms Inhalte in einem Cloud-Ökosystem.
ECM-Systeme sind absichtlich als Insellösungen konzipiert, ein Ort, an dem der gesamte Content gespeichert wird. Content Services verfolgen einen anderen Ansatz. Daten können zwar weiterhin lokal gespeichert werden, Content Services Platforms sind jedoch in der Lage, sich mit anderen Informationsquellen im Unternehmen zu verbinden, ohne dass eine Migration nötig ist. Zusätzlich werden dokumentenbezogene Funktionalitäten geboten, wie beispielsweise Scanning-Module, OCR-Dienste zur automatischen Texterkennung oder Rendition Services aus der Cloud.
Dieser Ansatz bietet Usern die Möglichkeit, über eine zentrale Stelle auf Content zuzugreifen. Sei es aus einem vorhandenen Enterprise Content Management System oder auf Daten einer alten Buchhaltungssoftware. Dem Nutzer wird also ein zentraler Hub bereitgestellt, über den Informationen aus dem gesamten Unternehmen abgerufen und eben auch gespeichert werden können.
Vorteile von Content Services
Content Services helfen Unternehmen, den vollständigen Mehrwert von Inhalten und Daten zu nutzen. Inhalte werden nicht in separaten und schwer zugänglichen Repositories vorgehalten. Sie sind ein wichtiger Punkt bei der unternehmensweiten Vernetzung von Menschen, Prozessen und Content, sowohl intern als auch mit Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern.
Mithilfe von Content Services Platforms können richtige Inhalte zur richtigen Zeit an die richtige Person geliefert werden. So können Benutzer:innen über angepasste Arbeitsbereiche von der verwendeten Anwendung aus auf die benötigten Inhalte zugreifen.
Fast alle großen Unternehmen verfügen über Inhalte in mehreren verschiedenen Repositories. Content Services Plattformen versuchen dabei nicht, diese Inhalte zu identifizieren, zu erfassen und zu zentralisieren. Inhalte bleiben dort, wo sie erstellt werden, sind dabei dennoch ordnungsgemäß verwaltet und leicht zugänglich. So erhält man eine bessere Kontrolle über alle Inhalte im Unternehmen und Analysen sind einfacher durchführbar.
Content Services helfen dabei, das Content Management in die Cloud zu verlagern. Verschiedene Funktionen werden als webbasierte Services bereitgestellt, lassen sich leicht implementieren und sind zudem leicht skalierbar. Content Service Plattformen ermöglichen meist auch eine Integration neuer Content Services in bestehende Systeme, egal ob Cloud oder On Premises.
Die d.velop platform entwickelt sich mit deinen Anforderungen
d.velop hilft mit seiner Content Services Plattform 3 Millionen Menschen weltweit, Dokumente intelligent zu verwalten und Geschäftsprozesse per Mausklick zu digitalisieren. Kürzlich wurde die d.velop platform von Gartner im Magic Quadrant for Content Services Platforms als „Visionär“ ausgezeichnet.
Passende Services sind nur einen Klick entfernt
Im einfachsten Fall ist die passende Software oder die fehlende Funktion nur wenige Klicks entfernt, und zwar im d.velop store. Über den d.velop store lassen sich auch Apps durch weitere Software-Anbieter aus dem d.velop Netzwerk, den d.velop App-Buildern, hinzubuchen. Diese zusätzlichen Services sind bereits auf die d.velop Kernsoftware abgestimmt.
Die folgenden sechs Services sind bei den d.velop Kunden besonders beliebt: