Cloud DMS – Dein Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud

Die Arbeit aus dem Homeoffice ist im Jahr 2022 für viele Unternehmen zur neuen Normalität geworden. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von New Work, der insbesondere in Krisenzeiten heraussticht, ist die Flexibilität vorhandener IT-Infrastrukturen. Eine aktuelle Statista Studie, die zu dem Ergebnis kommt, dass knapp jedes zweite Unternehmen technisch nicht in der Lage ist, Homeoffice zu ermöglichen, zeigt vor welchen Herausforderungen viele Unternehmen stehen.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.velop documents bildet die Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter:innen von zu Hause auf alle Informationen zugreifen können. Bei der Frage nach der notwendigen Flexibilität spielt allerdings nicht nur das System an sich, sondern auch die Bereitstellungsform eine zentrale Rolle. Ein Cloud DMS eröffnet den idealen Einstieg in eine professionelle Dokumentenverwaltung. Worauf es bei deinem Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud zu achten gilt, haben wir in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

On-Premises und Cloud DMS im Vergleich

Bevor du die Einführung eines Cloud DMS angehst, sollten du dich mit den Vor- und Nachteilen sowie möglichen Alternativen der Bereitstellungsform in der Cloud beschäftigen. Im Mittelpunkt stehen hier die Möglichkeiten, die Software „On-Premises“ oder „as a Service“ zu betreiben:

Software on Premises (SoP) setzt voll und ganz auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Die Software befindet sich somit auf deinem hauseigenen Server. Dadurch bist du zwar unabhängig von Drittanbietern und besitzt maximale Entscheidungsfreiheit, bist jedoch selbst für die Hardware, Datensicherheit, Wartungen und Updates verantwortlich – IT-Wissen ist bei dieser Variante vorausgesetzt.

Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister ist eine komfortable Methode zur Einführung eines DMS. Im Gegensatz zum lokalen Einsatz wird kein eigener Server vorausgesetzt. Die Software wird in der Cloud für dich betrieben und du mietest das System für deine Zwecke. Softwarehersteller wie die d.velop sorgen für einen hohen Sicherheitsstandard für deine Daten.

Cloud Dokumentenmanagement als optimale Lösung

Auch wenn beide Varianten ihre Vor- und Nachteile haben – die Cloud ist für viele Unternehmen die optimale Betriebsform, denn sie bietet unter anderem bei folgenden Aspekten deutliche Vorteile:

1. Kosten

• Keine hohen Investitionskosten
• Geringes finanzielles Risiko
• Hohe Flexibilität

2. Sicherheit

• Cloud-Anbieter bieten einen hohen Grad an Sicherheit und Schutz ihrer Rechenzentren

3. Individualisierung

• Cloudbasierte DMS sind mittlerweile derart ausgereift, dass auch hier Spielraum für umfangreiche Individualisierungen möglich sind

In unserem Blogartikel „On Premises oder in der Cloud, kaufen oder mieten – Welche DMS-Betriebsform passt für mich?“ führen wir dich durch die verschiedenen Möglichkeiten beimm Kauf eines Dokumentenmanagement-Systems.

Funktionen von Cloud Dokumentenmanagement: längst auf Augenhöhe

Ein Mythos, der sich um Dokumentenmanagement-Systeme in der Cloud rankt und hartnäckig hält, ist der von fehlenden Funktionalitäten im Vergleich zu On-Premises-Produkten. Zeit, mit genau diesem Mythos aufzuräumen – denn innovative Anbieter stellen völlig unabhängig von der Betriebsform komplett identische Funktionsumfänge zur Verfügung. Bei der Auswahl solltest du auf diese Kernfunktionalitäten achten:

• Intelligente Ablage:  Setze händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern ein Ende. Ein integriertes DMS wird für dein Unternehmen und vor allem im Homeoffice zur zentralen Drehscheibe.
• Archivierung: Zentrale Verfügbarkeit zählt zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Archivierung. Dabei werden alle Dokumente standortübergreifend automatisch in digitale Akten eingeordnet. So hat jede:r Mitarbeiter:in im Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und kann in diesen noch nach Jahrzehnten blättern.
• Schnittstellen zu deinen Systemen: Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit diese im digitalen DMS abgelegt werden können, wird zu diesen Systemen eine Verbindung hergestellt. Nahtlos integriert, kannst du direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zugreifen.
• Schnelle Suche: Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche des DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden. Durch die Verschlagwortung der Dokumente, also der Zuordnung von Schlagwörtern wie Kundenname, Dokumentenart etc., findest du immer das gesuchte Dokument. Mehr zur d.velop enterprise search.
• Prozessautomatisierung: Die zentralen Aufgaben moderner Dokumentenmanagement-Systeme gehen weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mithilfe integrierter Workflow-Funktionalitäten ermöglicht ein DMS die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse.
• Unternehmensübergreifende Kollaboration: Ist ein Dokument erst einmal automatisch abgelegt und verschlagwortet, kann es von Mitarbeiter:innen und externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Besonders die Möglichkeit der zeitgleichen Bearbeitung bzw. Collaboration treibt viele Prozesse auf ein Höchstmaß an.

Sicherheit in der Cloud: Ist ein Cloud DMS sicher?

Ein nicht weniger stark diskutiertes Thema als der Funktionsumfang von Cloud DMS-Systemen ist die Sicherheit dieser Systeme, wenn sie „as a Service“ betrieben werden. Und das, obwohl bei der richtigen Wahl auch hier die Fakten eine klare Sprache sprechen. So werden deine Daten redundant auf mehreren Servern und in mehreren Rechenzentren gespeichert. Hinzukommt, dass Cloud-Anbieter wie Amazon auf eine 99,99-prozentige Haltbarkeit ausgelegt sind. Die Wahrscheinlichkeit für einen Objektverlust bei 10.000 Dokumenten entspricht damit dem Verlust von einem Dokument in 10.000.000 Jahren. Durch eine redundante Speicherung der Objekte kann ein gleichzeitiger Verlust in verschiedenen Standorten im Grunde vollständig ausgeschlossen werden. In der Tat erscheint es für jedes Unternehmen dieser Welt nahezu unmöglich, mit eigenen Mitteln lokal eine so sichere Infrastruktur aufzubauen.

Weit mehr als nur ein elektronisches Archiv – Keine Scheu vor Upgrades

Bleibt abschließend zu klären, wann und für wen sich der Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung besonders lohnt. Schon im Kern bietet ein Dokumentenmanagement-System viel mehr Möglichkeiten als nur die elektronische Archivierung von Dokumenten. Durch eine automatisierte Ablage, digitale Prozesse, unternehmensweite Suchfunktionen und Kollaborationsmöglichkeiten wird dein Cloud DMS zur zentralen Drehscheibe für Informationen im Unternehmen.

Und auch darüber hinaus bietet ein bereits etabliertes DMS stets Entwicklungspotenzial. Ein Beispiel für ein derartiges Potenzial ist die digitale Unterschrift. Mit Signatur-Apps, wie d.velop sign, lassen sich deine Dokumente von überall unterschreiben. Eine weitere sinnvolle Ergänzung für dein DMS ist eine digitale Rechnungsverarbeitung. Dieses Produkt ermöglicht das automatische Auslesen und Prüfen von Rechnungen.

Achte bei der Auswahl des DMS-Anbieters zwingend darauf, dass System möglichst einfach ausbauen zu können, um das volle Potenzial des DMS in den verschiedensten Anwendungsbereichen auszuschöpfen und den jeweiligen Funktionsumfang langfristig zu erhöhen. So wird ein Cloud DMS zum perfekten Begleiter für Kleinunternehmen, den Mittelstand und Großunternehmen.

Dokumentenmanagement aus der Steckdose mit d.velop documents

Mit dem Cloud DMS d.velop documents kannst du die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren. Eine komfortable digitale Ablage und eine revisionssichere Aufbewahrung bilden die Basis für deine Digitalisierung und das Arbeiten im Homeoffice. Du kannst d.velop documents für 30 Tage kostenlos testen – Keine automatische Vertragsverlängerung und keine Verpflichtungen.

In dieser Infografik haben wir noch einmal alle Vorteile eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems zusammengefasst: