Bring Your Own Device (BYOD): Modernes Zusammenarbeiten und Sicherheit im Einklang

Flexibilität und Mobilität – das sind Kriterien, die im heutigen Arbeitsleben bei einigen Berufen nicht mehr wegzudenken sind. Häufig gibt es für Büromitarbeiter:innen nicht mehr den einen Arbeitsort. Fest installierte PC-Arbeitsplätze weichen vor transportfähigen, handlichen Lösungen wie Laptops, Tablets oder sogar Smartphones. Kein Wunder, denn nicht nur Homeoffice-Lösungen gewinnen immer mehr an Relevanz. Auch mobiles Arbeiten wie etwa auf Dienstreise oder bei Kundenterminen muss heute problemlos möglich sein. Denken wir darüber hinaus an gewerbliche bzw. operative Mitarbeiter:innen, deren alltägliche Arbeit nicht am Schreibtisch stattfindet, so sollten auch hier Kommunikationslösungen existieren, die diese Mitarbeiter:innen ortsunabhängig und gleichermaßen ins Unternehmensgeschehen miteinbeziehen wie ihre Büro-Kolleg:innen. Wenn hierfür private Geräte im Rahmen einer „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Strategie, wie etwa die eigenen Smartphones der Mitarbeiter:innen zum Einsatz kommen, bringt das sowohl für Arbeitgeber als auch Beschäftigte zahlreiche Vorteile mit sich.

Was bedeutet BYOD?

Unternehmen setzen unterschiedliche Strategien für den Einsatz mobiler Geräte am Arbeitsplatz um. BYOD ist eine davon, die wir kurz definieren und deren Unterschied zu anderen Ansätzen beleuchten:

Die Relevanz von BYOD für Unternehmen

Eine moderne Arbeitswelt fordert moderne Lösungen. Laut einer Studie von SPIRIT/21 & IGD gehört BYOD zu den Top 5 der wichtigsten Aspekte für einen modernen, hybriden Arbeitsplatz:

Wer noch nie etwas von BYOD gehört hat, der wird staunen. Denn von Unternehmen, die bereits Remote bzw. mobile Arbeitsplätze außerhalb des Firmengeländes anbieten, haben bereits ca. 45 % eine BYOD-Strategie umgesetzt oder geplant (SPIRIT/21 & IGD, 2022), was verdeutlicht, dass Unternehmen für Orts-flexibles Arbeiten neue Wege gehen. Im Folgenden betrachten wir die Vorteile, die eine solche Strategie mit sich bringt.

Das sind Vorteile von BYOD

68 % der Unternehmen nennen eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität als Hauptargument für BYOD, 53 % eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und 45 % sehen die Kosteneinsparungen bei dieser Strategie im Vordergrund (Cybersecurity Insiders).

• Flexibilität und Mobilität: Mitarbeiter:innen können von überall und zu jeder Zeit auf Unternehmensressourcen zugreifen, wenn sie Anwendungen ihres Arbeitgebers auf dem privaten Gerät nutzen. 92 % der Deutschen besitzen ein Smartphone und rund die Hälfte dieser gibt an, ihr Smartphone in den letzten zwölf Monaten noch häufiger als zuvor genutzt zu haben (Smartphone-Nutzung 2024, Deloitte). Wieso dann nicht auch für berufliche Zwecke, anstatt hierfür ein separates Gerät unterwegs mitnehmen zu müssen? Darüber hinaus haben sie die Flexibilität, ihr Gerät nach ihren Bedürfnissen auszuwählen, einzurichten und es überall mit hinzunehmen.
• Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Nutzung eigener, vertrauter Geräte können Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten. Sie benötigen weniger Zeit und Schulungsbedarf, um sich mit Funktionen und Anwendungen des eigenen Geräts vertraut zu machen. Auch die, insbesondere von der GenZ häufig geforderte, Anpassung an einen modernen Arbeitsplatz (metafinanz 2023) wird durch diese moderne Lösung unterstützt.
• Kosteneffizienz: Unternehmen können durch BYOD die Ausgaben für die Anschaffung und Wartung von Geräten reduzieren. Darüber hinaus fallen Schulungskosten weg und auch die o.g. Produktivitätssteigerung geht mir indirekten Kosteneinsparungen einher.
• Verbesserte Erreichbarkeit: BYOD fördert ortsunabhängiges Arbeiten, sodass Kolleg:innen erreicht werden können, egal ob sie sich bspw. in der Produktion, auf Dienstreise, im Büro oder Zuhause befinden. Auch schnellere Reaktionszeiten gehen hiermit einher. Räumliche Distanzen sind somit kein Showstopper mehr für die zeiteffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Schnellere technische Anpassungen: Gerade bei der Nutzung privater Geräte, führen Mitarbeiter:innen im Eigeninteresse Updates eher zeitnah durch, anstatt sie länger zu ignorieren. Dies unterstützt die reibungslose Funktionsfähigkeit der genutzten Anwendungen. Darüber hinaus könnten Unternehmen auch eine Richtlinie implementieren, die festlegt, wann Updates im Rahmen von BYOD durchzuführen sind und darüber hinaus Mitarbeiter:innen per Push-Benachrichtigung über anstehende Updates informieren.
• Nachhaltigkeit: Wenn für berufliche Zwecke weniger Geräte hergestellt, angeschafft und später entsorgt werden müssen, zahlt dies auf eine Emissions- und Abfallreduktion im Sinne der nachhaltigen Kommunikation und Zusammenarbeit ein.

Herausforderung der Datensicherheit bei BYOD

Neben zahlreichen Vorteilen, die eine Bring Your Own Device-Strategie bietet, darf das Thema Datensicherheit nicht zu kurz kommen. Hauptsächlich bereiten Unternehmen Datenlecks bzw. Datenverlust Sorgen, wenn sie an BYOD denken (Cybersecurity Insiders 2021). Sowohl personenbezogene Daten als auch betriebsinterne Daten sind höchst schützenswert, sodass Unternehmen überlegen sollten, in welcher Form und unter welchen (Sicherheits-)Bedingungen sie diese Daten auf privaten Geräten zur Verfügung stellen.

Sichere Implementierung von BYOD: Best Practices anhand einer Mitarbeiter-App

Verwenden Unternehmen bspw. eine Mitarbeiter-App, die von ihren Angestellten auf privaten Geräten genutzt werden kann, so bestehen auch hier die Herausforderungen zum einen personenbezogene Daten, wie etwa Kontaktdaten und Verfügbarkeiten, und zum anderen betriebsinterne Daten, wie bspw. Quartalszahlen in Social-Intranet-Beiträgen oder Unternehmensnews zu schützen. Neben generellen Richtlinien und Prozessen, die Unternehmen im Rahmen von BYOD etablieren können, wie bspw. zur sicheren Vergabe von Passwörtern oder zum sicheren Login-Verfahren, bietet die Mitarbeiter-App von d.velop weitere Sicherheitsaspekte.

Sicherheitsaspekte der d.velop Mitarbeiter-App

Der Zugriff auf die App und somit schützenswerte Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, was verhindert, dass Informationen während der Übertragung angefangen werden können – besonders wichtig bei der Nutzung auf privaten Geräten. Zudem können nur Nutzer:innen, die sich authentifiziert haben, auf App-Inhalte zugreifen. Die Mitarbeiter-App respektiert die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund wird das private Smartphone weder ausgelesen, noch kann die App uneingeschränkt auf Daten des Geräts zugreifen. Mitarbeiter:innen müssen zuvor bestimmte Daten wie bspw. Fotos explizit für die Nutzung in der App freigeben.

Insgesamt stellt d.velop sicher, dass die Mitarbeiter-App sowohl den Datenschutz als auch die Sicherheit der Unternehmensdaten auch im Rahmen der Nutzung auf Privatgeräten optimal gewährleistet – ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Implementierung eines BYOD-Konzepts.

Fazit zum Thema Bring Your Own Device

BYOD bietet Unternehmen eine moderne Lösung, um den Anforderungen an Flexibilität, Mobilität und Mitarbeiterzufriedenheit gerecht zu werden. Die Möglichkeit, private Geräte für berufliche Zwecke zu nutzen, führt darüber hinaus nicht nur zu höherer Produktivität und Nachhaltigkeit, sondern auch zu Kosteneffizienz. Mit klar definierten Richtlinien und geeigneten Tools, wie einer sicheren Mitarbeiter-App, lässt sich eine BYOD-Strategie im Sinne der Datensicherheit erfolgreich umsetzen. Tiefere Einblicke in Trends, Vorteile und sichere Implementierungsmöglichkeiten liefert unser Guide: