Die Zusammenarbeit in Unternehmen funktioniert hybrid. Eines der Learnings aus den letzten Jahren, in denen Remote Arbeit für uns alle ein Stück weit zur Normalität geworden ist. Ob man es gut findet oder nicht: Mitarbeitende erwarten heute flexible Arbeitsbedingungen und möchten digital zusammenarbeiten. Ein Business-Chat beispielsweise sollte zum Standardrepertoire eines Unternehmens gehören. Was viele nicht wissen: Der klassische Business-Chat bietet viele Vorteile gegenüber anderen gängigen Kommunikationskanälen. Wir zeigen auf, welche das sind und warum die klassische E-Mail-Kommunikation an Relevanz verliert.
Die Kommunikation über einen Business-Chat vereinfacht den Arbeitsalltag
Wer ist ihn nicht schon einmal gelaufen — den Meetingmarathon? Virtuelle Meetings sind zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden, aber sind sie auch effektiv? Mitarbeiter:innen nennen unnötige Meetings als das größte Hindernis für die Erledigung ihrer Aufgaben. Häufig gehen wir aus Terminen raus und fühlen uns schlecht informiert und ziellos. „Das war doch jetzt nicht notwendig und hätte man auch über einen kurzen Chat klären können“, denken wir uns dann. Doch warum handeln wir nicht?
Professionelle Chat-Dienste für Unternehmen lösen die klassische, aber oftmals auch schwerfällige E-Mail-Kommunikation mehr und mehr ab. Es lohnt sich einen eigenen Business-Chat zu etablieren und gleichzeitig weiter zu überlegen, wie die eigene Kommunikationskultur durch entsprechende Tools weiter optimiert werden kann. Kommunikation muss digital, mobil und vor allem eins sein: einfach und zielgerichtet. Nur so lassen sich alle Mitarbeiter:innen in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt im Praxisalltag mitnehmen.
Kosten und Risiken von E-Mails senken, mit dem eigenen Business-Chat
E-Mails sind out, aber noch immer ziemlich etabliert. Dabei verbringen Mitarbeitende im Schnitt mehr als 3 Stunden am Tag mit dem Lesen, der Bearbeitung und dem Versenden von E-Mails. Deutlich zu viel Zeit, die effizienter genutzt werden kann. Zudem stellt die E-Mail-Kommunikation immer auch ein signifikantes Sicherheitsrisiko dar. Folgende Gründe sprechen für die mangelnde Effizienz und damit für einen alternativen Kommunikationskanal wie einen Business-Chat:
- Projektinformationen und Status-Updates sind über mehrere Posteingänge verteilt.
- Status-Updates müssen verfasst und geprüft werden.
- Aktionselemente werden nicht sofort erkannt.
- Wichtige Informationen gehen in überfüllten Posteingängen unter.
- Wichtige Personen sind nicht immer in CC.
- Unterhaltungen können nicht in Echtzeit stattfinden.
DSGVO-konforme Business-Chats haben Argumente
Gerade die Themen Datenschutz und Datensicherheit sind im Bereich der internen Kommunikation relevant. Damit Business-Kommunikation jederzeit und überall in Form von Direktnachrichten, Gruppenchats oder Sprachmitteilungen funktioniert, sollten unternehmensinterne Daten gut geschützt werden. Der d.velop community chat überzeugt mit Datensparsamkeit, einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der Speicherung der Daten in einem deutschen Rechenzentrum. Somit kann die Anwendung problemlos auch auf einem privaten Smartphone installiert und genutzt werden.
Warum die interne Kommunikation einen eigenen Kanal braucht
Kollaborationstools wie Microsoft Teams sind mächtig und weit verbreitet in Unternehmen. Gerade für eine effiziente Zusammenarbeit und den Austausch untereinander sind sie Gold wert und nicht mehr wegzudenken. Geht es um das Teilen von unternehmensrelevanten Informationen an Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Arbeitsplatz, ist ein separater Kanal nützlich. Denn: In der Fülle an Informationen und Kanälen können wichtige Botschaften sonst schnell untergehen. Eine Mitarbeiter-App inklusive Chat bietet sich an, um die interne Kommunikation kraftvoll und gleichzeitig effektiv zu steuern.
Mit der d.velop Mitarbeiter-App kann man allen Beteiligten einfach und schnell – unabhängig von Zeit und Ort – alle gewünschten Informationen auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter-App bietet allen Kollegen:innen eine positive Employer Experience, automatisiert Prozesse und erleichtert den Arbeitsalltag durch eine intuitive und mobile App, die mit vorhandenen Software-Anwendungen und Plattformen verknüpft werden kann.
Fazit: Ein Business Chat als Teil des Digital Workplace?
Jede eingesetzte Technologie im Unternehmen sollte Menschen unterstützen. Auch ein Business-Chat-Tool sollte Teil der Digital Workplace Strategie sein und das klare Ziel verfolgen, die Mitarbeiterzufriedenheit über digitale Kommunikation zu steigern. Menschen müssen erst lernen, das Büro und das Remote mit technologischer Unterstützung individuell für sich und die gemeinsame Arbeit zu nutzen. Das braucht Zeit und die richtigen Technologien. Ein Business-Chat ist ein einfacher und guter Einstieg.
Expertise zum Thema Business-Chat
Wenn du wissen willst, wie du einen Business-Chat in deinem Unternehmensalltag integrierst, komm gerne auf uns zu und melde dich sich bei unseren App-Experten!
In unserem Leitfaden mit konkreten Sicherheitstipps erfährst du, worauf du im Bereich der Chat-Kommunikation im Unternehmen achten solltest.
Leitfaden: 7 Tipps für einen sicheren und effizienten Unternehmens-Chat