Gut gepflegte Adressdaten sind für Behörden jeder Größenordnung und Ausrichtung der Grundpfeiler für zahlreiche interne Verwaltungsvorgänge sowie die alltägliche Kommunikation. Die zum Teil komplexen Prozesse verlangen von den Mitarbeitenden einer modernen Verwaltung einiges ab: Denn die unaufhaltsame Digitalisierung bringt enorme Datenmengen mit sich. Diese Datenflut muss nicht nur erfasst, sondern auch innerhalb der Behörde strukturiert werden. Hier kommt das Adressmanagement ins Spiel.
In diesem Artikel zeigen wir auf, warum und wie öffentliche Verwaltungen, Hochschulen und Universitäten jeglicher Größenordnung ihre Adressdaten mit wenig Aufwand optimal und gewinnbringend verwalten sollten.
Strukturiertes Adressmanagement: Ein Muss!
Adress- und Kontaktdaten werden normalerweise in verschiedenen Abteilungen einer Verwaltung dezentral erfasst, verwendet und bearbeitet. In nicht wenigen Fällen werden bestimmte Daten allerdings auch abteilungsübergreifend benötigt. Spätestens dann muss eine Lösung her, welche die Mitarbeitenden unterstützt, ihre täglichen Abläufe qualitativ, zeitnah und bürgerorientiert durchzuführen.
Zentrale digitale Adressverwaltung als Herzstück von Prozessen
Ein zentraler Adressdatenbestand ist das A und O für eine moderne Verwaltung. Es ist eines der Grundpfeiler für reibungslose Vorgänge innerhalb der Organisation. Aus diesem Grund ist ein zentrales, nutzerorientiertes und einwandfreies Adressmanagement für Verwaltungen, Organisationen und Institutionen unabdingbar. Denn damit lassen sich nicht nur interne Prozesse stark verschlanken und beschleunigen, sondern auch Fehler werden auf ein Minimum reduziert.
Adressmanagement-Software als Notwendigkeit
Sobald eine Adresse angelegt ist, stehen diese Daten umgehend allen Sachbearbeitenden organisationsweit in einheitlichem Format zur Verfügung. So können die Adress- und Kontaktdaten fehlerfrei in alle betreffenden Verwaltungsprozesse mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), wie zum Beispiel d.velop documents, integriert werden.
Dadurch, dass die Adressdaten nur einmal erfasst werden, lassen sie sich leicht synchronisieren und über alle Anwendungen hinweg aktualisieren. Ein rascher und einfacher Zugriff auf Adress- und Kontaktdaten senkt hier die Kosten und spart merklich den administrativen Aufwand.
Effektive Verknüpfungen für effizientere Arbeit
Mithilfe von Verknüpfungen in der Adressmanagement-Software lassen sich alle denkbaren Beziehungen herstellen, wobei dadurch keine redundanten Datensätze entstehen. Dies ist der wohl größte Vorteil einer Software für die effektive Adressverwaltung.
Die Adressmanagement-Software bzw. ein digitales Adressmanagement kann darüber hinaus die täglichen Arbeitsabläufe in einer Behörde enorm erleichtern: Die Adress- und Kontaktdaten können bestimmten Vorgängen, Akten und Dokumenten zugeordnet sowie in Serienbriefe integriert werden. Es ist außerdem möglich, die Daten auch für die alltägliche Kommunikation mit den Bürgern:innen und anderen Organisationen per E-Mail zu verwenden.
Intelligente Vorlagenverwaltung
Auch Vorlagen in Microsoft Office, wie Word oder Excel, können mit den Adress- und Kontaktdaten der Adressverwaltung verknüpft werden, wobei die Daten automatisch in die entsprechenden Vorlagenfelder der zu erstellenden Dokumente übernommen werden. Das gespeicherte Office-Dokument wird anschließend dem entsprechenden Vorgang zugeordnet und gleichzeitig mit der jeweiligen Kontaktakte verknüpft.
Serienbriefe und E-Mails per Mausklick
Serienbriefe sind täglich Brot einer digitalen Verwaltung. Die Adressverwaltung der d.velop leistet hier die ganze Arbeit: Für einen Microsoft-Word-Serienbrief werden zuerst Datenquellen mithilfe des Vorlagenmanagements aus einer Kontakt-Trefferliste erzeugt. Dabei nutzt der als Vorlage abgelegte Serienbrief die Adressdaten der benötigten Kontakte. Die so erstellten Office-Dokumente werden anschließend automatisch im System mit den Kontaktdaten verknüpft.
Auch für die Adressierung der E-Mails können die Kontaktdaten des Adressmanagements verwendet werden. Aus dem Adress- oder Kontakteintrag wird mit nur einem Klick die Standard-Mailanwendung aufgerufen. Auch so, per Mausklick, können die Sachbearbeitenden einer Behörde den Weg für ein medienbruchfreies und effizientes Arbeiten ebnen.
Adressverwaltung und Datenschutz Hand in Hand
Für die Verwaltung von Adress- und Kontaktdaten – also die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – ist ein rollenspezifisches Benutzer- und Berechtigungskonzept für eine Organisation unumgänglich. So kann mithilfe der Software zum Beispiel die Verwaltung der berechtigten Sachbearbeitenden nach dem sogenannten „Minimale-Rechte-Prinzip“ erfolgen: Es werden nur so viele Berechtigungen erteilt, wie es für die Person zur Ausübung der Aufgaben notwendig ist. Auch wird es gewährleistet, dass nur berechtigte Mitarbeitende Änderungen an den Adress- und Kontaktdaten vornehmen können. Dabei wird ein unbeabsichtigtes Hinzufügen, Verändern oder Löschen der Daten seitens der Software verhindert. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Implementierung einer Adressverwaltungs-Software, wodurch datenschutzrechtliche Bestimmungen ganzheitlich angewandt werden können.
Die Vorteile einer Adressmanagement-Software im Überblick
- Effektives Adressmanagement durch zentrale Erfassung von Adressdaten
- Der Datenimport aus unterschiedlichen Quellen ist möglich
- Adressen sind nur einmal vorhanden und es gibt keine redundanten Datensätze mehr
- DSGVO-konforme Adressverwaltung ist gewährleistet
- Alle berechtigten Mitarbeitenden einer Behörde haben Zugriff auf aktuelle Adressdaten
- Effizientes Arbeiten durch die Datenintegration in zahlreiche Vorgänge und Anwendungen
- Einfaches Erstellen benötigter Adressverteiler
- Schnelle Übertragung von Adressen in Serienbriefe
- Automatische Berücksichtigung aktualisierter Adressen in verknüpften Dokumenten, Vorgängen und Akten
Darum kommen moderne Verwaltungen am Adressmanagement nicht vorbei
Es liegt auf der Hand: Solche automatisierten Vorgänge innerhalb einer Organisation gewährleisten Sicherheit im Umgang mit personenbezogener Daten, sparen Zeit, Geld und Ressourcen.
Wenn es um komplexe verwaltungsinterne Prozesse geht, ist das Adressmanagement eines der wichtigsten Stützpfeiler einer modernen Verwaltung.
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