Der Zustellnachweis regelt’s – Briefe rechtssicher digital versenden

Wer hat es nicht schonmal erlebt: Man wartet auf wichtige Dokumente von der Versicherung, Gemeinde oder dem Arbeitgeber, aber der Briefkasten bleibt leer. Die Post ist nicht angekommen und damit beginnt der Ärger. Denn in einigen Fällen sind kurze Zeitfenster für Annahmefristen zu berücksichtigen oder wichtige Bescheide zu bearbeiten. Versender:in als auch Empfänger:in stellt sich nicht zu Unrecht die Frage: „Ab wann gilt ein Brief als zugestellt?“ Damit der Zugang eines Schreibens im Streitfall nachgewiesen werden kann, gibt es den sogenannten Zustellnachweis.

Zustellnachweis: Analog vs. digital

Den klassischen Weg über die Post zum Beispiel mithilfe eines Einschreibens kennen die meisten. Doch der digitale und unkompliziertere Weg wird von Versender:innen noch stiefmütterlich behandelt: Briefpost mit elektronischem Zustellnachweis in einen digitalen, rechtssicheren Briefkasten an die Empfänger:innen zustellen. Schluss mit verloren gegangener Papierpost und rechtlichen Auseinandersetzungen.

Beginnen wir zunächst mit den rechtlichen Rahmenbedingungen rund um den Zustellnachweis, bevor wir gemeinsam in die digitale Welt der Postzustellung eintauchen.

Der analoge, traditionelle Weg der Postzustellung mit Zustellnachweis

Im Zuge des rechtssicheren Versands von Geschäftspost an Empfänger:innen kommen seitens der Organisationen wichtige Fragen auf. Wir haben die Relevantesten zusammengestellt und geben Antworten darauf.

Wie werden Schreiben rechtssicher per Post versendet?

Zahlreiche Versanddienstleister bieten für den rechtssicheren Versand mit Zustellungsnachweis folgende Optionen an:

• Einschreiben
• Einschreiben Einwurf
• Einschreiben eigenhändig
• Einschreiben mit Rückschein
• Einschreiben eigenhändig mit Rückschein
  

Je nach Art des Einschreibens gilt die Unterschrift, die beim Empfang der Post gegeben wird oder die Zeugenaussage des Postboten als Zustellnachweis. In diesem Zuge wird auch häufig die Sendungsverfolgung genutzt, um den Weg des Versands bis hin zur erfolgreichen Annahme mit Zustellungsnachweis verfolgen zu können.

Wann geht ein Brief dem Empfänger zu?

Das Bürgerliche Gesetzbuch besagt, dass private und gesetzliche Post als zugegangen gilt, wenn sie in den Machtbereich der empfangenden Person gelangt ist und unter normalen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist (§130, 131 BGB) – sprich, wenn der Briefträger das Schreiben in den Briefkasten einwirft. Wichtig zu wissen: Privatpersonen und Geschäftsleute müssen ihren Briefkasten nur zu üblichen Zeiten leeren. Wenn ein Schreiben zum Beispiel an einem Sonntagabend eingeworfen wird, geht die Post erst am nächsten Werktag zu.

Was ist bei der Schriftform und Textform von Briefen zu beachten?

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch wird zwischen Schreiben in Schriftform und in Textform unterschieden (§126 BGB). Bei der Schriftform ist das Schreiben nur mit einer eigenständigen Unterschrift – egal ob digital oder händisch – gültig. Wohingegen die Textform keiner Unterschrift bedarf – beispielsweise eine E-Mail. Wichtig: Der/die Empfänger:in muss das Schreiben in Textform aber dauerhaft in unveränderbarer und lesbarer Form in einem Archiv speichern können.

Ab wann gilt ein Brief als zugestellt?

Generell gilt wie oben bereits erwähnt, dass ein Schreiben, wenn es in den Hoheitsbereich des Empfangenden kommt, als zugegangen gilt. Allerdings gibt es hier einige wichtige Punkte zu beachten. Bei Behördenschreiben besagt das Sozialgesetzbuch, dass am dritten Tag nach der Gabe zur Post der Bescheid als zugestellt gilt (§37 Abs. 2 SGB). Bei Schriftstücken per Einwurf-Einschreiben, wird der Zugang des Schreibens lediglich vom Briefträger bezeugt und nicht von der empfangenden Person unterschrieben, sodass vor Gericht dies nur als Anscheinsbeweis gilt. Der Zugang kann abgestritten werden. Nur wenn eine Unterschrift des/der Empfängers:in den Erhalt des Briefes bestätigt, liegt ein rechtssicherer Zustellnachweis vor.

Briefpost digital mit elektronischem Zustellnachweis versenden – so geht’s

Typische Szenarien wie verloren gegangene Post oder das Aufheben von Sendungsverfolgung-Belegen zum Nachweis des zugestellten Schreibens über den klassischen Postweg sind bei der digitalen Briefzusendung passé. Und auch hier kommt der Zustellnachweis wieder zum Einsatz – nur in elektronischer Form.

Ein digitaler Briefkasten für mehr Kontrolle und Sicherheit im Zustellprozess

Mit einem digitalen Briefkasten können Unternehmen, Organisationen, Behörden, öffentliche Einrichtungen, etc. (z.B. Arbeitgeber, Krankenkassen, Kommunen, etc.) wichtige Geschäftspost digital und rechtssicher an private und geschäftliche Empfänger:innen zustellen. Hierfür erhält jede:r Nutzer:in ein eigenes Konto bzw. Postfach, um diese Dokumente zu empfangen.
Die digitale Postbox bietet Organisationen die Möglichkeit, mit Nutzer:innen sicher digital zu kommunizieren und somit auch datenschutzrechtlich sensible Schreiben rechtskonform zuzustellen und auszutauschen. Die Briefpost wird dem/der Nutzer:in in dessen digitalen Briefkasten rechtssicher zugestellt und geht damit direkt in den Besitz der empfangenden Person über – der sogenannte „Sphärenübergang“. Nach der Zustellung der Briefpost an den/die Nutzer:in hat diese den Hoheitsbereich der Organisation verlassen und ist in den Herrschaftsbereich des/der Empfängers:in übergangen. Ab diesem Zeitpunkt hat ausschließlich der Inhaber des digitalen Briefkastens die Kontrolle über die zugestellte Post.
Ein digitaler Briefkasten, der einen elektronischen Zustellprozess wie oben beschrieben ermöglicht, ist zum Beispiel die d.velop postbox.

Welche Schreiben dürfen in welcher Form digital versendet werden?

Mit der d.velop postbox ist die rechtswirksame Zustellung folgender Dokumente durch die versendende Organisation an ihre Empfänger:innen im Zivilrecht, Verwaltungsrecht und dem Sozialverwaltungsrecht möglich:

• Elektronische Dokumente ohne Formerfordernisse (z.B. Rechnungen, Mahnungen, Mitteilungen an die Mitglieder, Übersendung von Antragsunterlagen)
• Elektronische Dokumente in Textform i.S.v. § 126b BGB (z.B. Mitteilungen nach §§ 556a Abs. 2 Satz 1 BGB – Anpassung von Betriebskostenabrechnungen, 556b Abs. 2 Satz 1 BGB im Mietrecht, §§ 410 Abs. 1, 438 Abs. 4 HGB beim Transport (gefährlicher) Güter, Mitteilungen eines Versicherers nach dem VVG)
  ▶ Webinartipp: Versicherungsdokumente rechtssicher digital zustellen
• Elektronische Dokumente in elektronischer Form i.S.v. § 126a BGB, § 3a Abs. 2 VwVfG (z.B. Verwaltungsakte der IHK in Prüfungsangelegenheiten, Leistungsbescheide mit Schriftformerfordernis, elektronische Kommunikation in Verwaltungsverfahren mit Behörden oder Gerichten).
  ▶ Webinartipp: Beitragsbescheide digital versenden – mit d.velop postbox für IHK
• Der Versand der elektronischen Gehaltsabrechnung und weitere HR-Dokumente, wie die Sozialversicherungsmeldung oder die Jahressteuermeldung, über d.velop postbox ist datenschutzrechtlich gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO möglich. Die Vorteile: Eine durchgängige Transportverschlüsselung und Inhaltsverschlüsselung der HR-Dokumente, bis sie bei den Mitarbeitenden in der digitalen Postbox ankommen. Über den Erhalt eines neuen Dokuments werden die Empfänger:innen mittels einer Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone informiert.
  ▶ Whitepaper-Empfehlung: HR-Dokumente digital und rechtssicher an Mitarbeitende versenden

Der digitale Zeitstempel als elektronischer Zustellnachweis

Vor der erstmaligen Zustellung eines Schreibens über die d.velop postbox, muss die empfangende Person dem digitalen Versand von o.g. Dokumentenarten gegenüber der versendeten Organisation ausdrücklich und dokumentiert zustimmen. Nur dann kann die digitale Postzustellung erfolgen.
Kommen wir nun aber wieder zurück auf den elektronischen Zustellnachweis. Innerhalb der digitalen Postzustellung über d.velop postbox ist gewährleistet, dass der Zeitpunkt des Empfangs und der Hinterlegung des Schreibens im Postfach der Nutzer:innen automatisiert protokolliert und mit einem elektronischen Zeitstempel versehen wird. So kann die/der Versender:in genau nachvollziehen und im Rechtsfall beweisen, wann die Briefpost zugestellt wurde. Der Zeitstempel kann durch den/ die Versender:in auch als qualifizierter elektronischer Zeitstempel i.S.d. Art. 3 Nr. 34 eIDAS-Verordnung i.V.m. Art. 42 eIDAS-Verordnung ausgestaltet werden.

Warum die digitale Postzustellung der klassischen Briefpost den Rang abläuft

Die traditionelle Briefzustellung über die Post verursacht nicht nur mehr Kosten (vgl. anstehende Portoerhöhungen), verloren gegangene Schreiben und viel Ärger, sondern rauben Organisationen Zeit für Wesentlicheres. Hinzu kommen lästiges Papierchaos und ein ungenügender Datenschutz in der Zustellung sensibler Dokumente. Organisationen können hier einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Prozesse gehen und ihre Geschäftspost mit dem digitalen Briefkasten d.velop postbox revolutionieren. Wovon profitieren Versender:innen, wenn sie auf die digitale Postzustellung umstellen?

• Kosteneinsparung durch Wegfall von Papier, Porto, Druck, Kuvertierung & weiterer Arbeitsaufwände
• Zeitersparnis für Kolleg:innen, die sich wieder auf effizienzsteigernde Projekte konzentrieren können.
• Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
• Nachhaltige Prozesse sowie reduzierter Papier- und Wasserverbrauch
• Empfänger:innen eine moderne Möglichkeit der Dokumentenzustellung bieten und sich als digitaler Vorreiter der Branche aufstellen

Du möchtest wissen, mit welchen Kosten du bei der digitalen Postzustellung in deinem Unternehmen, deiner Behörde oder Organisation rechnen musst? Kein Problem: Verwende einfach unseren Preisrechner. Im Anschluss erhältst du auf Basis deiner individuellen Anforderungen eine erste unverbindliche Preisindikation.

Der digitale Briefkasten in Kürze: Mehr Sicherheit, schnellerer Zustellungsprozess, mehr Nachhaltigkeit

So einfach und simpel ein Zustellungsprozess per Post auf den ersten Blick aussieht, so kompliziert und tückisch kann er sein, wenn es um den genauen Zustellnachweis und damit einhergehend rechtliche Konsequenzen geht. Die digitale Postzustellung mit einem elektronischen Zustellnachweis zeigt, dass Probleme wie knappe Zustellfristen, Anscheinsnachweise und verschiedenste Arten von Einschreiben nicht mehr nötig sind. Viel besser noch: Durch einen digitalen Briefkasten, wie der d.velop postbox, sparen Organisationen Zeit und Geld bei ihrer Postverwaltung, profitieren von höchsten Sicherheitsstandards und tun der Umwelt etwas Gutes.