Verfahrensdokumentation Pflicht: Das müssen Unternehmen beachten!

In der heutigen digitalen Zeit ist dein Unternehmen vermehrt auf komplexe IT-Systeme und Prozesse angewiesen, um die Geschäftsabläufe effizient zu gestalten. Diese verstärkte Abhängigkeit von Technologien bringt zusätzlich auch eine gesteigerte Verantwortung mit sich – besonders im Hinblick auf Bereiche wie die Sicherheit und den Datenschutz. Eine bedeutende Maßnahme in diesem Kontext ist die Verfahrensdokumentation Pflicht, die für zahlreiche Unternehmen gilt. Was eine Verfahrensdokumentation ist, welche Unternehmen zur Erstellung verpflichtet sind und wie man sie erfolgreich umsetzt, erfährst du in diesem Artikel. Los geht’s!

Wen betrifft die Verfahrensdokumentation Pflicht konkret?

Die GoBD hat Auswirkungen auf jedes Unternehmen, ganz gleich, ob es sich um einen Großkonzern, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Einzelbetrieb handelt. Sobald steuerrelevante Abläufe mithilfe von IT abgebildet oder steuerrelevante Dokumente elektronisch aufbewahrt werden, ist eine umfassende Verfahrensdokumentation Pflicht.

Die Pflicht zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und anderer erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen liegt ausschließlich beim Steuerpflichtigen. Diese Verantwortung bleibt bestehen, auch wenn Teile oder die gesamten Aufgaben an Dritte ausgelagert werden, wie beispielsweise an Steuerberater oder Rechenzentren.

3 Gründe, warum die Verfahrensdokumentation so wichtig ist

Somit wird schnell klar – für die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Belegen ist, gemäß der GoBD, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation Pflicht. Sie dient mehreren Zwecken im Unternehmen, die von entscheidender Bedeutung sind:

• Compliance mit Datenschutzgesetzen: Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten zu können. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Maßnahmen und trägt dazu bei, die Einhaltung zahlreicher gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine transparente, dokumentierte Prozessumgebung erleichtert es Unternehmen, ihre Abläufe zu verstehen, zu überwachen und zu optimieren. Insbesondere im Falle von Audits oder Datenschutzprüfungen können Unternehmen mithilfe der Verfahrensdokumentation nachweisen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben, um die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten zu können.
• Risikomanagement: Durch die Identifizierung und Dokumentation von Risiken im Kontext der Datenverarbeitung können Unternehmen gezielt Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder zu eliminieren. Eine Verfahrensdokumentation ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation umsetzen: So geht’s!

Fun Fact: Betrachtet man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ein wenig genauer und nimmt die 184 Randziffern unter die Lupe, stößt man allein 27-mal auf den Begriff der Verfahrensdokumentation. Grund genug, um einen Blick auf die wichtigsten Anforderungen zu werfen:  

• Für die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen wird eine Verfahrensdokumentation benötigt. 
• Die durchgeführten Kontrollen (das interne Kontrollsystem) innerhalb der Verfahren sind in der Dokumentation zu beschreiben. 
• Aus der Dokumentation muss ersichtlich werden, wie die elektronischen Belege u. a. erfasst, empfangen und aufbewahrt werden. 
• Für eine Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. 
• Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren vollständig und schlüssig ersichtlich sind.  
• Zudem muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten wie Wirtschafts- und Steuerprüfer in angemessener Zeit nachprüfbar sein. 

Die Kernelemente zur Einhaltung der Verfahrensdokumentation Pflicht im Sinne der GoBD

• Eine allgemeine Beschreibung: Welcher Prozess wird dokumentiert?  
• Die Anwenderdokumentation: Wie verläuft der Prozess bei der täglichen Anwendung? 
• Die technische Systemdokumentation: Welche Systeme wurden für die digitale Umsetzung des Prozesses verwendet? 
• Eine Betriebsdokumentation: Auf welche Weise wird die Sicherheit der IT-Systeme sichergestellt? 
• Das interne Kontrollsystem: Wie erfolgt die Umsetzung der Prozessqualitätssicherung? 

Innerhalb der Dokumentation ist es zudem möglich, sofern vorhanden, auf andere bestehende Dokumente zu verweisen. Es ist jedoch zu beachten, dass sowohl die Verfahrensdokumentation als auch die verwiesenen Dokumente stets aktuell gehalten werden müssen. Ferner ist eine Versionierung der Dokumente notwendig, sodass historische Prozesse ebenso eingesehen werden können.   

In der zu erstellenden Verfahrensdokumentation ist auf die folgenden Grundsätze der GoBD einzugehen: 

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 
• Wahrheit 
• Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung 
• Vollständigkeit 
• Einzelaufzeichnungspflicht 
• Richtigkeit 
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen 
• Ordnung und Unveränderbarkeit