Unterschrift fälschen: So erhöht die E-Signatur die Sicherheit für Unternehmen

Im Geschäftsalltag sind Unterschriften von großer Bedeutung. Sie dienen als rechtliche Absicherung und als Nachweis für die Zustimmung aller beteiligten Parteien zu einer Vereinbarung. Unterschriften sind oft auch ein emotionales Thema, denn Unternehmen verlassen sich auf diese, um wichtige Geschäfte abzuschließen, neue Beziehungen zu starten und Transaktionen jeder Art durchzuführen. Doch in einer Welt, in der sich Technologien rasant weiterentwickeln und digitale Kommunikation immer mehr zur Norm wird, ist das Thema „Unterschrift fälschen“ ein wachsendes Problem geworden. Dieser Artikel erklärt dir, wie du mit dem Einsatz der E-Signatur im Vertragsmanagement die Sicherheit für alle Beteiligten enorm erhöhen kannst.

Unterschrift fälschen: Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt

In der Zeit vor der Corona-Pandemie war es eine gängige Praxis, dass Personen physisch vor Ort erscheinen mussten, um Dokumente zu unterschreiben. Stift und Papier waren die „traditionellen Werkzeuge“, die dabei verwendet wurden. Dieser Prozess war zeitaufwendig und oft mit großem logistischem Aufwand verbunden. Doch dank der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die Art des Unterschreibens gravierend verändert. Heutzutage können Dokumente elektronisch versendet und von überall auf der Welt unterzeichnet werden. Das spart Zeit, Kosten (Papier, Druck, Versand) und ermöglicht die Zusammenarbeit über große Entfernungen hinweg. Mit der Entfernung tritt jedoch ein vermeintliches Problem auf: Wie kann ich sicherstellen, dass tatsächliche die richtigen Personen „am anderen Ende“ unterschreiben und nicht Ihre Unterschrift fälschen?

Unterschrift fälschen: Vertrauensdienste sorgen für eindeutige Identitäten

Vertrauensdiensteanbieter sind Unternehmen oder Organisationen, die elektronische Vertrauensdienste anbieten, um die Sicherheit und Vertraulichkeit bei digitalen Transaktionen zu gewährleisten. Zu den Vertrauensdiensteanbietern gehören Zertifizierungsstellen, die digitale Zertifikate ausstellen, die zur Identifizierung von Personen oder Organisationen bei der Nutzung digitaler Signaturen verwendet werden. Diese Zertifikate dienen als digitale Äquivalente von Ausweisdokumenten und ermöglichen es den Empfängern, die Echtheit der elektronischen Unterschrift zu überprüfen.

Unterschrift fälschen: So verhindert die E-Signatur Täuschungen im Prozess

Damit ein Vertrauensdiensteanbieter die Identität einer Person verifizieren kann, muss sich diese Person ein Konto bei dem jeweiligen Anbieter einrichten. Im Anschluss durchläuft die Person einmalig ein Ident-Verfahren (z.B. eID, Video-Ident oder PoS-Ident). Mit der erfolgreichen Verifizierung wurde die Grundlage geschaffen, zukünftig rechtssichere Unterschriftenprozesse anzustoßen. Besonders smart: Bei der Signaturlösung d.velop sign ist der Verifizierungsprozess direkt in der Signatursoftware integriert.

Um eine Unterschrift eindeutig einer bestimmten Person zuordnen zu können, muss die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) verwendet werden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist ein definierter Sicherheitsstandard der eIDAS-Verordnung, die den rechtssicheren Einsatz von digitalen Signaturen im Europäischen Wirtschaftsraum regelt.

Diese 3 Schritte werden bei der Nutzung der QES durchlaufen

1. Signaturprozess starten und die QES als Signaturlevel auswählen
2. Identität bestätigen: Bevor die Unterschrift auf dem Dokument aufgebracht werden kann, muss sich der Unterzeichnende im Benutzerkonto des jeweiligen Vertrauensdiensteanbieters anmelden (1. Faktor) und eine TAN-Nummer anfordern, die er dann in der Signatursoftware bestätigt (2.Faktor).
3. Es wird ein Signaturzertifikat erzeugt und der Signaturprozess abgeschlossen.

Beim Aufbringen der qualifizierten elektronischen Signatur wird ein Signaturzertifikat erzeugt. Das Signaturzertifikat enthält alle wichtigen Informationen zur digitalen Signatur und der Identität des Unterzeichners. Mithilfe dieses technischen Nachweises ist es ausgeschlossen, dass Vertragspartner Ihre Unterschrift fälschen, auch wenn diese an unterschiedlichen Orten tätig sind.

Unterschrift fälschen: So kannst du die Gültigkeit einer digitalen Signatur prüfen

Um ein Signaturzertifikat zu prüfen und die jeweiligen Informationen auszulesen, kann ein beliebiger PDF-Reader genutzt werden. Wir erklären dir im Video, wie du Schritt für Schritt vorgehen kannst. So kannst auch du nahezu ausschließen, dass Vertragspartner ihre Unterschrift fälschen.