Technische Dokumentation: Dein Schlüssel zur Effizienzsteigerung

Es gibt sie für Maschinen, Produkte oder Software und in jeder erdenklichen Form, aber warum sind technische Dokumentationen so wichtig? Die technische Dokumentation ist wie eine Garantie, die dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Was die technische Dokumentation ist, warum sie so wichtig ist, welche Anforderungen sie erfüllen muss und wie du eine gute technische Dokumentation entwirfst, erfährst du in diesem Blogartikel.

Interne und externe technische Dokumentation

Dabei wird im Rahmen der technischen Dokumentation zwischen der internen und externen technischen Dokumentation unterschieden. Doch inwiefern unterscheiden sich diese beiden?

Die interne technische Dokumentation deckt Nachweispflichten des Gesetzgebers ab und dient der haftungsrechtlichen Absicherung des Herstellers. Sie beginnt mit der Produktentwicklung und endet erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Die externe technische Dokumentation ist Teil der internen Dokumentation, diese Informationen allerdings werden den Benutzenden des Produktes zur Verfügung gestellt. Dabei werden die Informationen aus der internen Dokumentation aufbereitet, sodass der Endbenutzer das Produkt sicher verwenden kann.

6 Gründe, warum eine technische Dokumentation wichtig ist

1. Effizienzsteigerung: Eine gut strukturierte Dokumentation spart Zeit und Mühe. Vieles ist bereits dokumentiert. Auf dieses Wissen kann oftmals zurückgegriffen werden und ist dabei leicht zugänglich.
2. Wissensmanagement: Dokumentation bewahrt das Wissen. Wenn Mitarbeitende ausscheiden, bleibt das Wissen erhalten und kann schnell weitergegeben werden. Das erleichtert die Einarbeitung neuer Kolleg:innen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.
3. Fehlerreduktion: Eine klare und präzise Dokumentation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren. Wenn alle Beteiligten genau wissen, wie etwas funktioniert oder wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollen, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich.
4. Kundenzufriedenheit: Für Endbenutzende ist eine gute Dokumentation oft der Schlüssel zu einer positiven Erfahrung mit dem Produkt. Sie finden schnell Antworten auf ihre Fragen und sind nicht auf Unterstützung angewiesen.
5. Rechtliche und regulatorische Anforderungen: In einigen Branchen ist eine umfassende technische Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient als Nachweis dafür, dass bestimmte Standards und Vorschriften eingehalten werden.
6. Langfristige Wartbarkeit: Eine detaillierte Dokumentation erleichtert die Wartung und Weiterentwicklung. Entwickelnde können sich schnell in bestehende Systeme einarbeiten und Änderungen oder Erweiterungen effizient umsetzen.

Gesetzliche Anforderungen an technische Dokumentationen

Im Allgemeinen kann zwischen Normen und EU-Richtlinien unterschieden werden. Normen müssen gesetzlich nicht zwingend eingehalten werden, in Haftungsfällen sind diese jedoch von Vorteil. Normen entsprechen in der Regel dem aktuellen Stand der Technik. Beachtet man diese Normen also, kann hiermit nachgewiesen werden, dass mit Sorgfalt die technische Dokumentation erstellt wurde.

• DIN EN 82079: Die Norm regelt das Erstellen von Gebrauchsanleitungen. Sie beginnt mit den Anforderungen an die Qualifikationen der Informationsersteller, beschreibt den Prozess der Informationsbeschaffung, legt die Inhalte der Anleitungen fest und definiert Methoden zur Verwaltung und Sicherung der Informationen.
• DIN EN 61355: Diese Norm regelt die Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Ausrüstungen
• DIN 199: Die DIN 199 definiert die Terminologie in der technischen Produktdokumentation.

Anders verhält es sich mit EU-Richtlinien und EU-Verordnungen. Bei EU-Richtlinien sind die Mitgliedsstaaten verpflichtet, diese in eigene Gesetze umzuwandeln. EU-Verordnungen müssen nicht mehr in eigene Gesetze umgewandelt werden, sondern besitzen unmittelbare Gesetzeswirkung.

• Richtlinie 2001/95/EG: Diese EU-Richtlinie regelt die allgemeine Produktsicherheit. In Deutschland folgte daraufhin das ProdSG (Produktsicherheitsgesetz).
• VDI-Richtlinie 4500: Diese Richtlinie hat den Titel „Technische Dokumentation – Begriffsdefinitionen und rechtliche Grundlagen“. Hier wird auch die interne und externe Dokumentation geregelt.

Darüber hinaus existieren diverse weitere Normen, EU-Richtlinien und EU-Verordnungen.

Was sollte eine technische Dokumentation beinhalten?

Es müssen also bestimmte Vorschriften bei der technischen Dokumentation eingehalten werden. Doch was heißt das konkret? Was muss eine technische Dokumentation enthalten?

• Namen und Anschrift
• Beschreibung des Produktes
• Produktkennzeichnung
• Betriebsstandorte, die am Entwurf und an der Herstellung des Produktes beteiligt waren
• Notifizierte Stelle, die bei der Konformitätsbewertung des Produktes hinzugezogen wurde
• Angewandtes Konformitätsbewertungsverfahren
• die EU-Konformitätserklärung
• Typenschild und Gebrauchsanweisung
• Nennung der maßgeblichen Vorschriften
• Nennung der technischen Normen
• eine Aufstellung der Komponenten
• Prüf- und Messergebnisse

Tipps für eine gute technische Dokumentation

Die technische Dokumentation mag auf den ersten Blick langweilig erscheinen, aber sie ist ein unverzichtbarer Bestandteil in der Produktentwicklung. Sie hilft dir, Wissen zu bewahren und Fehler zu vermeiden.

Schreibe so, dass der Empfänger es versteht. Je nach Art (intern oder extern) vermeide Fachjargon oder benutze es bewusst. Zudem können Diagramme, Screenshots und Videos komplexe Sachverhalte verständlicher machen. Eine veraltete Dokumentation ist dabei nutzlos. Stelle sicher, dass deine Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist. Also, nimm dir die Zeit und erstelle eine gute Dokumentation – dein zukünftiges Ich wird es dir danken!