Schriftformerfordernis: Bedeutung der gesetzlichen Schriftform nach § 126 BGB für die elektronische Signatur

Die Schriftform und die Schriftformerfordernis spielen eine zentrale Rolle im modernen Geschäftsverkehr und sind gemäß § 126 BGB essenziell für die Gültigkeit vieler rechtlicher Vereinbarungen. Die Definition der Schriftform bezieht sich auf die Notwendigkeit einer eigenhändigen Unterschrift oder einer qualifizierten elektronischen Signatur, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten zu gewährleisten. Besonders im Zeitalter der Digitalisierung gewinnt die elektronische Signatur an Bedeutung, da sie die Effizienz steigert und den Prozess der Vertragsunterzeichnung vereinfacht. Unternehmen profitieren erheblich von der Einhaltung des Schriftformerfordernisses, da dies nicht nur rechtliche Sicherheit bietet, sondern auch Vertrauen zwischen den Vertragsparteien schafft. Durch das Verständnis und die korrekte Anwendung der gesetzlichen Schriftform können Organisationen ihre Geschäftsprozesse optimieren und gleichzeitig die Compliance in der digitalen Arbeitswelt sicherstellen.

Was ist die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB?

Im Rahmen des deutschen Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) nimmt die Schriftform eine zentrale Rolle bei der Gültigkeit und dem Nachweis rechtsgeschäftlicher Erklärungen ein. Gemäß § 126 BGB ist die Schriftform ein gesetzlich festgelegtes Erfordernis für bestimmte Rechtsgeschäfte, das dazu dient, die Beweisbarkeit und Klarheit der getroffenen Vereinbarungen zu erhöhen. Die Vorschrift zielt darauf ab, die Beteiligten vor übereilten Entscheidungen zu schützen, indem sie eine physische Dokumentation der Vereinbarung vorschreibt. Das Schriftformerfordernis besagt, dass eine urkundliche Fixierung der Erklärung notwendig ist, welche die Unterschrift des Ausstellers trägt:

Die handschriftliche Unterschrift unter dem Dokument dient als persönliches und unverwechselbares Zeichen des Erklärenden, das die Absicht zur Anerkennung der in der Urkunde festgehaltenen Erklärungen bezeugt.

In der Praxis bedeutet dies, dass für die Gültigkeit bestimmter Verträge und Willenserklärungen eine schriftliche Ausfertigung erforderlich ist, die von den Parteien eigenhändig unterzeichnet werden muss. Die Einhaltung der Schriftform ist somit ein wesentlicher Bestandteil der Rechtssicherheit im Geschäftsalltag.

Erleichterungen bei der Schriftformerfordernis durch die vereinbarte Form

Ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern rechtsgeschäftlich vereinbart, sieht § 127 BGB Erleichterungen vor. Der genaue Wortlaut nach § 127 II BGB: „Zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, die telekommunikative Übermittlung und bei einem Vertrag der Briefwechsel. Wird eine solche Form gewählt, so kann nachträglich eine dem § 126 entsprechende Beurkundung verlangt werden.“ Danach ist es im Zweifel ausreichend, wenn das unterzeichnete Dokument oder die unterzeichnete Erklärung per E-Mail übersandt wird. Es besteht aber ein Anspruch darauf, das Originaldokument nachzureichen.

Darum ist die gesetzliche Schriftform beim Vertrag so wichtig

Die Bedeutung der gesetzlichen Schriftform für Verträge lässt sich nicht hoch genug einschätzen. Diese gesetzliche Vorgabe dient mehreren wichtigen Zwecken, die sowohl dem Schutz der beteiligten Parteien als auch der Vermeidung von Missverständnissen und rechtlichen Konflikten dienen.

• Transparenz: Zunächst fördert die Schriftform die Klarheit und Bestimmtheit bei der Vereinbarung von Verträgen. Durch die Verschriftlichung werden alle wesentlichen Vertragsbestandteile und Bedingungen eindeutig festgehalten. Dies minimiert das Risiko von Unklarheiten oder unterschiedlichen Interpretationen der Vertragsinhalte. Die Parteien haben somit eine verlässliche Grundlage für ihre Rechte und Pflichten, was wiederum die Grundlage für eine stabile Geschäftsbeziehung schafft.

• Beweisfunktion: Im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder rechtlichen Streitigkeiten dient der schriftliche Vertrag als objektives Beweismittel vor Gericht. Die handschriftliche Unterschrift bestätigt nicht nur die Identität der Vertragsparteien, sondern auch deren Zustimmung zu den Vertragsbedingungen. Dieses Element der Beweissicherung ist besonders in komplexen Vertragsbeziehungen von unschätzbarem Wert.

• Warnfunktion: Die Notwendigkeit, einen Vertrag schriftlich auszufertigen und zu unterzeichnen, bewirkt eine gewisse Hemmschwelle. Sie zwingt die Beteiligten dazu, die Tragweite ihrer Entscheidung sorgfältig zu bedenken. Diese Formalität kann somit vorschnelle oder unüberlegte Vertragsabschlüsse verhindern.

Zudem kann ein Rechtsgeschäft, welches der gesetzlichen Schriftform unterliegt, nachträglich angefochten werden, wenn das Schriftformerfordernis nicht erfüllt wird (§ 125 BGB). Unternehmen und Organisationen sollten sich daher zwingend an die Vorschrift halten um nachträgliche Risiken zu vermeiden.

Kann die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden?

Um es vorwegzunehmen: Ja, du kannst die Schriftform durch die elektronische Form ersetzen. Der genaue Wortlaut ergibt sich in § 126 III BGB: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“ Solange die elektronische Form nicht ausdrücklich per Gesetz ausgeschlossen ist, kann ein Vertrag statt per Stift und Papier auch mit der elektronischen Signatur unterschrieben werden.

Nur die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die Schriftformerfordernis

§126a I BGB lautet wie folgt: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“ Stellt sich nun die Frage, was eine qualifizierte elektronische Signatur überhaupt ist.

Die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) ist ein definierter, standardisierter Signaturstandard aus der europäischen eIDAS-Verordnung. Die eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services) schafft einheitliche Rahmenbedingungen für den Einsatz von elektronischen Signaturen im Europäischen Wirtschaftsraum. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nach Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-VO wie folgt definiert: „eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.“

• Eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person (z.B. eID, Video-Ident)
• Signaturzertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter
• Authentifizierung via 2-Faktor-Verfahren: SMS + TAN Verfahren

Um die elektronische Form mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur zu erfüllen, benötigen Unternehmen eine E-Signatur-Software.

So kannst du Verträge unter Einhaltung der gesetzlichen Schriftformerfordernis digital unterschreiben

Die Implementierung der elektronischen Form nach § 126a BGB in den Arbeitsalltag markiert einen Wendepunkt in der Effizienz und Flexibilität moderner Geschäftsprozesse. Durch die Nutzung der elektronischen Form mithilfe einer E-Signatur-Software können Unternehmen Reaktionszeiten verkürzen, Kosten senken und ihre Dokumentenverwaltung wesentlich verbessern. Diese rechtliche Innovation fördert nicht nur eine schnelle und sichere Abwicklung von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten durch den Einsatz elektronischer Signaturen, sondern trägt auch erheblich zur Umweltfreundlichkeit bei, indem der Papierverbrauch reduziert wird. Abschließend lässt sich sagen, dass die elektronische Form nach § 126a BGB eine essenzielle Ressource für jedes zukunftsorientierte Unternehmen darstellt, das den Herausforderungen der Digitalisierung effektiv begegnen und von den Vorteilen digitaler Transformation profitieren möchte.

Fazit zur gesetzlichen Schriftform nach § 126 BGB

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Schriftformerfordernis bzw. die Schriftform gemäß § 126 BGB fundamentale Elemente sind, die die Rechtssicherheit und Verbindlichkeit auch in der digitalen Kommunikation gewährleisten. Die Implementierung der qualifizierten elektronischen Signatur als anerkannter, digitaler Ersatz der Schriftform revolutioniert den Geschäftsalltag, indem sie Prozesse beschleunigt und die administrative Effizienz erhöht. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine signifikante Optimierung ihrer Abläufe, sondern auch eine Stärkung der Vertrauensbasis mit Partnern und Kunden. Die korrekte Anwendung der gesetzlichen Schriftform sichert nicht nur die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten für Innovation und Wachstum. Die Bedeutung der Schriftform und des Schriftformerfordernisses im digitalen Zeitalter ist somit unbestreitbar und bildet das Fundament für eine effiziente und rechtssichere Geschäftswelt.