In der heutigen digitalen Welt werden wachsende Datenmengen zu einer zentralen Herausforderung in Unternehmen. Jedes Unternehmen muss seine Daten begutachten und den richtigen Umgang finden, diese zu organisieren. SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist ein cleveres Tool dafür. In diesem Blogartikel erklären wir, warum Informationen Lifecycle Management in Organisationen so wichtig ist, wie SAP ILM im Kontext der DSGVO eine entscheidende Rolle spielt und welche weiteren Vorteile das SAP ILM Modul der d.velop bereithält.
Definition: SAP Information Lifecycle Management
SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Modul der SAP, welches zur automatisierten Verwaltung von Daten dient. Im Fokus steht ein festgelegter Lebenszyklus der Daten, welcher definiert, wie mit den Daten umgegangen wird und wann sie gelöscht werden sollen. SAP ILM soll manuelle Prozesse der Datenverwaltung und -archivierung entlasten.
Bedeutung von Information Lifecycle Management in Unternehmen
Das Informationszyklusmanagement oder auch Information Lifecycle Management (ILM) in Unternehmen beinhaltet Strategien, Methoden und Anwendungen, um Daten automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren. Daten sind ein kritisches Element im Unternehmen, welches Produktivität und Rentabilität beeinflusst, und erfordert die richtige, gesetzeskonforme Verwaltung. Ein Unternehmen sammelt, erstellt, klassifiziert, verwendet, archiviert und löscht Daten.
Ein automatisiertes Information Lifecycle Management (ILM) unterstützt Unternehmen dabei, ihre Anwendungen zu optimieren, die Kosten für die Infrastruktur zu senken und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die Bedeutung einer korrekten Datenverwaltung nimmt stetig zu, da Datenmengen perspektivisch steigen und zu höheren Speicherkosten und einem erhöhten Risiko führen, gegen Compliance-Anforderungen, wie der DSGVO, zu verstoßen.
Was hat die EU DSGVO mit SAP Information Lifecycle Management zu tun?
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, denn Geschäftspartner und Mitarbeitende haben mit dem Gesetz mehr Rechte über ihre personenbezogenen Daten.
Bei der DSGVO handelt sich um eine Reihe von Gesetzen für EU ansässige Unternehmen und in der EU tätige ausländische Unternehmen, die am 25. Mai 2018 verabschiedet wurde. Die Gesetze befassen sich größtenteils damit, wie Unternehmen die privaten Daten von Einzelpersonen erfassen und zu händeln haben. Die Verordnung soll einen besseren Schutz der Persönlichkeitsrechte des Einzelnen garantieren. Alle Informationen dürfen nur noch mit Zustimmung der betreffenden Person gesammelt werden, wobei diese jederzeit widerrufen werden kann. Artikel 17 der DSGVO besagt „Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen (…).“
Im Wesentlichen geht es um genaue Bestimmungen über das Löschen, Sperren und Speichern der personenbezogenen Daten. Mehr zum Thema DSGVO und Compliance gibt es in diesem Blogartikel.
Ein Verstoß gegen die DSGVO ist mit hohen Geldstrafen verbunden. Daher ist ein zeitgemäßes Management der Lebenszyklen von Daten und Informationen sowie eine rechtskonforme Archivierung unabdingbar.
SAP Information Lifecycle Management – Was steckt genau dahinter?
Damit das SAP ILM-Modul maßgeblich zu einem vollumfänglichen Lebenszyklusmanagement von Dokumenten sowie einer sicheren Datenarchivierung verhilft, gibt es folgende drei Teilbereiche:
1. Datenarchivierung
Die Datenarchivierung ist im SAP ILM das Kernelement. Dies beinhaltet die Verlagerung von Daten, welche nicht im alltäglichen operativen Geschäft gebraucht werden. Die Archivierungsfunktion des SAP Standards wird erweitert und zudem ist eine fristgemäße Vernichtung möglich.
2. Retention Management
Der Teilbereich Retention Management steuert den Lebenszyklus von Daten. Datenanlage, -aufbewahrung und -vernichtung erfolgen im Rahmen vordefinierter Regelwerke, Sperrfunktionen und Löschkonzepten als Leitplanken für unterschiedliche Datentypen.
3. Retention Warehouse
Das Retention Warehouse sorgt für die Stilllegung von ganzen Systemlandschaften bzw. Altsystemen. Dafür gibt es ein standardisiertes Verfahren, bei dem Datenbestände aus Altsystemen regelbasiert in das SAP ILM Retention Warehouse abgelegt werden. Dabei werden die Daten zwecks Wirtschafts- oder Steuerprüfung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.
Unsere d.velop Lösung für SAP Information Lifecycle Management
SAP bietet Kunden mit dem SAP Information Lifecycle Management (ILM) eine eigene Lösung zur Bereitstellung, Erschließung und langfristigen Aufbewahrung von Daten. Aufgrund der DSGVO stehen Unternehmen vor der Herausforderung, diese Daten auch entsprechend der Verordnung zu archivieren. Das ist insbesondere im SAP-Umfeld keine einfache Aufgabe, da der Großteil aller Daten von Herstellern, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitenden einen direkten Personenbezug aufweisen.
Mit unserer Schnittstelle für SAP ILM helfen wir, technische und organisatorische Maßnahmen zur Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten in SAP aufzusetzen und Dokumente DSGVO-konform abzulegen. Neben der Bereitstellung und Erschließung von personenbezogenen Daten innerhalb von SAP ist die ILM-fähige Ablage ein zentraler Baustein in einer durchgängigen Datenschutz-Strategie. Mithilfe der d.velop ILM-Schnittstelle können (personenbezogene) Daten und deren Eigenschaften gesetzeskonform abgelegt werden, um so die Aufbewahrung, Sperrung und Löschung der Daten über den gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten.
Deep Dive zur d.velop Schnittstelle für SAP ILM gefällig?
Vorteile im Überblick: Darum ist SAP Information Lifecycle Management für dein Unternehmen mehr als nützlich
In den vergangenen Abschnitten stellen sich bereits einige Vorteile durch den Einsatz von SAP ILM heraus. Folgend die Vorteile zum Abschluss noch einmal auf den Punkt gebracht:
- Datenschutzkonforme Archivierung: Wie anfangs erläutert, erzeugt die DSGVO neue Rechte für Einzelpersonen und ihre personenbezogenen Daten. Ohne eine produktive, rechtskonforme Archivierung, mit automatisierten Löschkonzepten und Sperrfristen, ist eine Einhaltung dieser Gesetze nahezu unmöglich.
- Reduktion der Datenmengen führt zu Kostenersparnis und besserer Performance: Mittels Verlagerung von Daten aus Altsystemen, die nicht für das operative Geschäft benötigt werden, können Unternehmen ihre Datenbanken verschlanken und somit Speicherplatz und Kosten sparen. Hohe Datenmengen haben außerdem einen Einfluss auf die Performance von Anwendungen, welche durch eine Reduktion verbessert werden kann.
- Verbesserung der Datenqualität: Die Data Volume Management-Funktionen von SAP ILM betrachten Dateninkonsistenzen, führen Datenbereinigungen durch, synchronisieren Daten, standardisieren und validieren. So wird die Datenqualität verbessert.
- Vorteilhaft im Rahmen einer Migration zu SAP S/4HANA: SAP ILM kann Unternehmen auch im Rahmen einer Migration zu S/4HANA unterstützen, indem die Daten dabei effektiv auf eine Migration vorbereitet werden. Die bereits genannten Vorteile, Reduktion von Datenmengen und Verbesserung der Datenqualität, bilden die ideale Grundlage für eine Transformation.
So archivieren Sie Ihre personenbezogenen Daten und Dokumente DSGVO-konform mit SAP ILM und d.velop