Wie funktioniert revisionssichere Archivierung mit Microsoft Dynamics ERP?

In regelmäßigen Abständen geistert der Begriff Revisionssicherheit durch die Medien und ab und zu dringt auch das traurige Schicksal eines Unternehmens zu uns durch, bei welchem aufgrund von Nachlässigkeit die Steuerlast für das vergangene Geschäftsjahr geschätzt wurde. Das ist Grund genug, um sich die Frage zu stellen, ob man mit seinem eigenen System ausreichend gut aufgestellt ist und das Thema revisionssichere Archivierung beispielsweise mit Microsoft Dynamics ERP umfassend umgesetzt wurde?

Revisionssicherheit – was ist das?

Aber was bedeutet denn Revisionssicherheit nun konkret? Wie setze ich das Thema in meiner Microsoft Dynamcis 365 Umgebung um? Was sind die tatsächlichen Konsequenzen, falls ich die Anforderungen nicht erfülle?

Vorab: Beim Begriff Revisionssicherheit geht es im Grunde genommen um die Essenz der Anforderungen aus verschiedenen Gesetzestexten:

• Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum Datenzugriff (GoBD)
• Handelsgesetzbuch (HGB) §239 Führung der Handelsbücher
• Handelsgesetzbuch (HGB) §257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen
• Abgabenordnung (AO) §146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• Abgabenordnung (AO) §147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Aus diesen Texten lässt sich der gesetzlich geforderte Umgang mit elektronischen Daten und Dokumenten ableiten. Die wesentlichen Aspekte dabei sind:

1. Verantwortlichkeit
2. Nachvollziehbarkeit
3. Nachprüfbarkeit
4. Vollständigkeit
5. Richtigkeit
6. Unveränderbarkeit
7. Wiederauffindbarkeit
8. Ordnungsmäßigkeit
9. Frühestmögliche Archivierung
10. Migrationsfähigkeit

Wer also wissen möchte, ob seine Microsoft Dynamics 365 Umgebung revisionssicher ist, misst sich an diesen 10 Aspekten. Zum Beispiel am Grundsatz der Unveränderbarkeit: Hiernach müssen Dokumente zu jeder Zeit in ihrem Original reproduzierbar sein und Änderungen oder Löschungen lückenlos dokumentiert werden. Daraus leitet sich sofort ab, dass für die in Business Central oder NAV erzeugten Belege ein Windows Dateisystem zur Archivierung nicht ausreicht.

Was bedeutet das konkret für meine Prozesse in Business Central und NAV?

Alle relevanten eingehenden und ausgehenden Informationen müssen archiviert und protokolliert werden. Mit Blick auf die Dokumente sind das jene Belege, welche ein Geschäft anbahnen und beschreiben, egal ob diese selbst erzeugt oder von außen empfangen werden. Folgende Punkte müssen berücksichtig werden:

• Wie stelle ich sicher, dass keine Belege verloren gehen?
• Wie stelle ich sicher, dass die Belege im Nachgang nicht verändert werden können?
• Wie stelle ich sicher, dass die Dokumente nachvollziehbar sind?
• Zu welchem Zeitpunkt werden die Dokumente archiviert?
• Wie lange müssen Dokumente archiviert werden?
• Wie kann ich meine archivierten Dokumente wiederfinden?

Will man diese Fragen beantworten, kommt man technisch nicht an einem DMS / ECM vorbei. Da die meisten Systeme hier am Markt in der Lage sind, eine revisionssichere Lösung zu liefern, sollte das Hauptaugenmerk auf den Integrationsmöglichkeiten liegen:

▶ Der Partner sollte möglichst viel Erfahrung im Microsoft Dynamics 365 Umfeld mitbringen. Denn das Thema Buchhaltung funktioniert zwar in jedem Unternehmen nach denselben Regeln, die Buchhaltungssysteme unterscheiden sich aber technologisch.

▶ Eine bestehende Standardschnittstelle, welche sich via API konfigurieren lässt, spart Aufwände während der Einführung und garantiert in der Zukunft Updatesicherheit

▶ Das Wiederauffinden von Dokumenten aus dem führenden ERP System heraus ist genauso wichtig wie die Archivierung. Darum sollte sich das ECM möglichst nahtlos und medienbruchfrei in Dynamics integrieren. Die Finanzbuchhaltung bleibt für deren Anwender weiterhin führende Applikation.

▶ Die Dokumentation der Schnittstellen und der Prozesse stellt sicher, dass auf dem Weg ins Archiv keine Dokumente verloren gehen.

▶ Die Schnittstelle sollte in den Prozessen die Möglichkeit zum bidirektionalen Datenaustausch ermöglichen. Das ist dann wichtig, wenn der Prozess oder Teilschritte in das ECM ausgelagert werden.

▶ OnPrem und Cloud Lösung weißen denselben Funktionsumfang aus. Wer seine Systeme aktuell im eigenen Rechenzentrum betreibt, startet mit der OnPrem Variante. Die spätere Entscheidung, den Weg in die Cloud zu gehen, sollte man dabei nicht vom Funktionsumfang der ECM Integration abhängig machen müssen.

▶ Automatismus bei der Verarbeitung von Dokumenten helfen, Fehlerquellen zu vermeiden. Im ERP erzeugte Dokumente sollten genauso wie eingehende möglichst ohne manuelle Interaktion automatisch an der richtigen Stelle archiviert werden.

▶ Vermeidung von Redundanzen durch Schattenablagen im Filesystem.

Und was passiert, wenn meine Systemlandschaft nicht revisionssicher ist?

Wie schon erwähnt, ist der Begriff Revisionssicherheit in keinem Gesetzestext klar definiert, sondern leitet sich aus verschiedenen Quellen ab. Es gibt darum auch kein Schwarz und Weiß, wenn es um die Frage nach dem Erfüllungsgrad geht. Zumal jedem Unternehmen daran gelegen sein sollte, grundsätzlich die Regeln der GoBD einzuhalten.
Jedoch kann es immer passieren, dass Mängel bei der Umsetzung festgestellt werden. Dann kommt es auf die Schwere dieser Mängel an. Fehlt zum Beispiel die Verfahrensdokumentation, führt das zunächst nicht direkt zu einer Schätzung der Steuerlast. Sollten darüber hinaus aber in Kombination weitere Unvollständigkeiten auftauchen, erhöht dies das Risiko dahin signifikant.
Fakt ist, die Digitalisierung ist schon lange in der Buchhaltung angekommen und wir kommen nicht drum herum, etwas zu tun.

Wie lautet das Fazit?

Das Thema Revisionssicherheit ist mit Microsoft Dynamics Business Central / NAV in Verbindung mit einem Enterprise Content Management kein Problem. Die Umsetzung dabei ist keine Kür, sondern Pflicht und sollte daher im Rahmen der Digitalisierungsstrategie im Unternehmen keinesfalls hintenangestellt werden.