Bereits in den letzten Jahren haben viele Unternehmen Rechnungen per E-Mail erhalten und versandt, der Trend setzt sich fort, wie eine aktuelle Erhebung des Bitkom Verbands zeigt: Bei der Rechnungsstellung hat Corona einen Zeitenwechsel initiiert:
2021 wurden Rechnungen überwiegend digital und nicht mehr auf Papier ausgestellt. Jedes dritte Unternehmen (32 Prozent) erstellt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich elektronisch, nur noch 19 Prozent tun dies überwiegend oder ausschließlich auf Papier. Vor einem Jahr hatten noch 24 Prozent überwiegend elektronische Rechnungen genutzt, 33 Prozent aber vor allem Papier. Vor fünf Jahren waren sogar erst 18 Prozent elektronisch, aber 58 Prozent papierbasiert unterwegs. 1 Die elektronische Rechnung per E-Mail ist dabei ein gängiges Mittel.
Definition: elektronische Rechnung per E-Mail
Eine Rechnung per E-Mail stellt eine Art der elektronischen Rechnung dar. Die Rechnung wird in diesem Fall per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt. Sie wird meist in einer PDF- oder Bild-Datei angehangen oder als Downloadlink in der E-Mail eingebettet. Die Rechnung per E-Mail muss dieselben Pflichtangaben enthalten, wie eine klassische Papierrechnung. Zudem gilt es, als Unternehmen weitere Punkte wie beispielsweise die Aufbewahrungsfrist zu beachten, die in § 14 UStG festgehalten sind.
Unternehmen haben die Vorteile der Rechnung per E-Mail erkannt
Unternehmerische Faktoren treiben die Verbreitung der Rechnung per E-Mail an. Denn die Umstellung auf den elektronischen Versand und die digitale Verarbeitung von Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich. Diese haben Unternehmen bereits 2017 erkannt:
2021 hat sich dieser Trend zur digitalen Rechnung durch die Coronapandemie noch verstärkt, wie Bitkom-Präsident Achim Berg untermauert: „Auch die klassische Rechnung auf Papier befindet sich auf dem Rückzug. Die Vorteile digitaler Rechnungen liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“ 2
Diese 5 Punkte gilt es im Umgang mit Rechnungen per E-Mail zu beachten
Um beim elektronischen Rechnungsversand und -empfang auf der sicheren Seite zu sein, sollte man Paragraf 14 des UStG kennen. Denn in diesem wird definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind. Wir haben diesen Paragrafen für Sie studiert und alle relevanten Punkte festgehalten.
1) Rechnungen per E-Mail müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Sie sind damit der Papierrechnung ebenbürtig und müssen dementsprechend auch dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten. Die Angaben finden sich im § 14 UStG unter Absatz 4 und sind nachstehend zusammengefasst:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
- Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
- im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
2) Die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss gegeben sein
Was zunächst nach einer großen Hürde klingt, ist halb so schlimm. Denn der Rechnungsempfänger muss zwar der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen (§ 14 Abs. 1 UStG), die Zustimmung ist allerdings an keine besondere Form gebunden. Sie kann durch eine Vereinbarung festgehalten werden (z.B. in den AGBs). Noch spannender: Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.
3) Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein
„Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“ lautet es im (§ 14 Abs. 3 UStG). Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
4) Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden
Elektronische Rechnungen müssen immer elektronisch verarbeitet werden. Ausdrucken und in Papierform archivieren ist ein absolutes Tabu. Rechnungen müssen hingegen so aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingetroffen sind (Original). Medienbrüche durch den Ausdruck der Rechnung sind daher zwingend zu vermeiden. Gleichzeitig ist es jedoch erlaubt, analoge Rechnungen zu digitalisieren und mithilfe einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung zu verarbeiten und digital, revisionssicher zu archivieren. Weitere nützliche Informationen rund um die Archivierung von Rechnungen.
5) Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen per E-Mail beträgt zehn Jahre (§14b UStG).
Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und empfangenen Rechnungen liegt bei zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Wenn eine Rechnung beispielsweise am 27.09.2021 ausgestellt wird, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2021 und endet schließlich am 31.12.2032. Wichtig: Sollte das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht am 31.12. des jeweiligen Jahres enden, so muss die Rechnung bis zum Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Um auf der absolut sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich daher ein Aufbewahrungszeitraum von 144 Monaten zu wählen.
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Wie sieht das Format einer Rechnung per E-Mail aus?
Mit diesen fünf Punkten sind hoffentlich viele Ihrer offenen Fragen abgehandelt. Eine Frage, die sich Ihnen aber vermutlich noch stellt: „Wie sieht das Format einer Rechnung per E-Mail aus?“
Es gibt aktuell keine eindeutigen Vorgaben für das Dateiformat einer elektronischen Rechnung. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, sind jedoch unveränderbare Formate notwendig. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich beispielsweise um ein PDF handelt oder die E-Rechnung als Bild (.jpg, .gif, .bmp, …) vorliegt.
Zukünftig werden jedoch hybride Formate (eine Mischung aus Bilddatei oder PDF und strukturierten Daten) die Rechnung per E-Mail dominieren. Das e-Rechnungsgesetz sorgt dafür.
Übliche Rechnungsformate
- Strukturierte Daten: EDI (Electronic data interchange), XML (Extensible Markup Language)
- Unstrukturierte Daten: tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
- Hybrides Datenformat: ZUGFeRD
- Lieferungs- und Empfangswege: E-Mail, E-Mail-Anhang, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server, SMS mit Web-Download oder Web-Download
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