Rechnungen per E-Mail? 5 Punkte, die du beachten solltest!

In den vergangenen Jahren haben bereits zahlreiche Unternehmen Rechnungen per E-Mail verschickt und empfangen – ein Trend, der laut einer Umfrage des Bitkom-Verbands weiterhin anhält. Die Corona-Pandemie hat dabei einen Wendepunkt in der Rechnungsstellung eingeläutet und die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025 wird dieses Vorgehen auch in der Zukunft zumindest zeitweise vermutlich weiterhin stärken.

Rechnungen per E-Mail: Die Entwicklung im Überblick

Im Jahr 2021 wurden erstmals Rechnungen überwiegend digital ausgestellt. Das ergab eine Umfrage des Bitkom: 32 Prozent der Unternehmen erstellten zu diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen vorwiegend oder ausschließlich elektronisch, während nur noch 19 Prozent auf Papier setzten. Die Rechnung per E-Mail hat sich dabei als gängige Methode etabliert und ist bereits seit vielen Jahren zwischen Unternehmen möglich. Den Weg für die papierlose Rechnungsstellung ebnete das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt zudem eine neue Regelung in Kraft: Die E-Rechnungspflicht. Sie gilt für alle inländischen B2B-Umsätze und verlangt von Unternehmen, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Ab 2027 wird zudem der Versand von Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form erlaubt sein.

Welche Auswirkungen dies auf dein Rechnungsmanagement hat und wie sich die Regelung auf Rechnungen per E-Mail auswirkt, erfährst du in diesem Artikel.

Rechnung per E-Mail – Das sind die Vorteile für Unternehmen

Unternehmerische Faktoren treiben die Verbreitung der Rechnung per E-Mail an. Denn die Umstellung auf den elektronischen Versand und die digitale Verarbeitung von Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich. Diese haben Unternehmen bereits im Jahr 2017 für sich erkannt. Nach dem BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat) sind die wichtigsten Gründe für Rechnungsempfänger und -steller folgende:

Vorteile für Rechnungsempfänger

• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Vorteile für Rechnungssteller

• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Diese 5 Punkte sollten beim Umgang mit Rechnungen per E-Mail beachtet werden

Damit der elektronische Versand- und Empfang von Rechnungen rechtlich einwandfrei ist und die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind, ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) maßgeblich. Dieser regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Wir haben den Paragrafen genau analysiert und die relevanten Punkte herausgearbeitet:

1. Rechnungen per E-Mail müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen

Bereits seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist es erlaubt, Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und EDI-Verfahren versandt zu versenden. Sie sind damit der Papierrechnung ebenbürtig und müssen dementsprechend auch dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten. Diese sind in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt und umfassen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
• Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

2. In einigen Fällen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich

Was auf den ersten Blick kompliziert wirkt, ist in der Praxis eigentlich ganz simpel: Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen (§ 14 Abs. 1 UStG), jedoch ist keine spezielle Form vorgeschrieben. Die Zustimmung kann beispielsweise durch eine Vereinbarung, wie in den AGB, dokumentiert werden. Interessant dabei: Sie kann auch stillschweigend erfolgen oder nachträglich erteilt werden.
Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ist allerdings zukünftig keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr notwendig für elektronische Rechnungen, die der EU-Norm 16931 entsprechen. Ab dem 01.01.2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet derartige Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Ab diesem Zeitpunkt ist lediglich bei abweichenden Formaten, die zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden können, eine Zustimmung erforderlich.

3. Echtheit, Integrität und Lesbarkeit von elektronischen Rechnungen müssen sichergestellt sein

„Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“ lautet es im (§ 14 Abs. 3 UStG). Dies kann durch interne Kontrollverfahren gewährleistet werden, die einen nachvollziehbaren und sicheren Zusammenhang zwischen der Rechnung und der erbrachten Leistung herstellen.

4. Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden

Das Archivieren von E-Mail-Rechnungen in Papierform ist nicht zulässig. Sie müssen in ihrer ursprünglichen digitalen Form aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingegangen sind. Ein Ausdruck der Rechnung und die Aufbewahrung in Papierform sind dementsprechend nicht rechtskonform und müssen strikt vermieden werden. Weitere Hinweise und Tipps zur korrekten Archivierung von Rechnungen findest du in unserem Blogartikel „GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen“.

5) Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen per E-Mail beträgt (noch) zehn Jahre (§14b UStG).

Rechnungen müssen aktuell noch für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wird eine Rechnung beispielsweise am 27.09.2024 ausgestellt, beginnt die Frist am 31.12.2024 und endet am 31.12.2035. Wichtig: Endet das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht am 31.12., muss die Rechnung bis zum Abschluss dieses Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Um vollständig abgesichert zu sein, empfiehlt sich ein Aufbewahrungszeitraum von 144 Monaten.

Hinweis: Das am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323) veröffentlichte Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz; BEG IV) sieht unter anderem ab dem 01.01.2025 eine Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) von 10 auf 8 Jahre vor.

Welches Format sollte eine Rechnung per E-Mail haben?

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erklärt, dass sowohl die XRechnung als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 die Kriterien einer elektronischen Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz erfüllen. Während auch andere Formate diese Anforderungen erfüllen können, konzentrieren sich die Ausführungen des BMF zunächst auf die am häufigsten verwendeten Standards in Deutschland. Unternehmen können dabei frei zwischen den anerkannten Formaten wählen.

XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland bislang vor allem für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber genutzt wird. Ab 2025 wird es voraussichtlich auch im B2B-Bereich an Bedeutung gewinnen. Dieses Format basiert auf XML und erfüllt die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), kombiniert zwei wesentliche Elemente: eine optisch lesbare Darstellung der Rechnung im PDF/A-3-Format und eine strukturierte XML-Datei für die automatisierte Verarbeitung. Dieses hybride Format erfüllt ebenfalls die Anforderungen der europäischen Normen und ermöglicht eine flexible Anwendung in unterschiedlichen Geschäftsprozessen.

Wie sieht die Zukunft elektronischer Rechnungen per E-Mail aus?

Im Juni 2024 wurde bereits ein Entwurf des BMF-Schreibens zur E-Rechnung veröffentlicht. Seit dem 15. Oktober 2024 steht nun die endgültige Fassung zur Verfügung. In diesem Schreiben stellt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Grundsätze zur verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung für Geschäftsbeziehungen zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 vor. Dabei hat das BMF zahlreiche praxisnahe Vorschläge berücksichtigt, um die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen möglichst unkompliziert und effizient zu gestalten. Als möglicher Versandkanal für eine elektronische Rechnung wird u.a. die E-Mail mit aufgeführt. Die Bedeutung von E-Rechnungsplattformen wird allerdings im Rahmen des zukünftig gesetzlich einzuführenden Meldesystems an Bedeutung gewinnen. Die aktuell technisch und rechtlich zulässigen Übertragungswege für E-Rechnungen werden im Zuge des Meldesystems nochmals neu zu definieren sein.

Im Vergleich zum Entwurf vom Juni 2024 enthält die endgültige Fassung vom 15. Oktober 2024 lediglich kleinere Anpassungen. Es wurden genauere Formulierungen eingeführt und einige Ergänzungen vorgenommen. Mehr dazu in unserem Blogartikel „BMF-Schreiben E-Rechnung vom 15.10.24: Das musst du für 2025 wissen!“

Um elektronische Rechnungen einfach und schnell unter Berücksichtigung der anstehenden E-Rechnungspflicht zu verarbeiten und zusätzlich GoBD-konform zu archivieren, hilft eine digitale Rechnungsverarbeitung. Was es zu beachten gilt, welche Vorteile diese hat, wie sie funktioniert und wie genau eine passende Lösung aussieht, erfährst du im Whitepaper.