Order-X: Auf dem Weg zur durchgängig digitalisierten Lieferkette

In den letzten Jahren hat ein Thema in vielen Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewonnen: Die digitale Rechnungsverarbeitung und somit auch der deutsch-französische Standard für die elektronische Rechnungstellung ZUGFeRD/Factur-X. Jetzt folgt das Äquivalent für die Digitalisierung des Bestellprozesses: Order-X 1.0.

In diesem Artikel erfahren Sie, was den Standard Order-X ausmacht und welche Vorteile er Ihnen auf Ihrer Digitalisierungsreise bringt.

Ein gemeinsamer Standard für elektronische Bestellungen in Deutschland und Frankreich

Ein weiterer Meilenstein hin zu einer durchgängig digitalisierten Lieferkette von der Bestellung bis zur Rechnungslesung wurde am 13.04.2021 gelegt. An dem Tag veröffentlichten das Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) den neuen Standard für elektronische Bestellungen in Deutschland und Frankreich: Order-X 1.0

Order-X ist genauso wie der bereits bekannte Standard ZUGFeRD/ Factur-X ein Hybridformat. Dies bedeutet, dass eine nach diesem Standard erstellte Bestellung immer zwei Bestandteile enthält. Eine Komponente ist die festgelegte XML-Struktur. In dieser werden alle Auftragsinformationen für die digitale Verarbeitung der Bestellung abgebildet. Diese wird dann in ein benutzerfreundlich lesbares PDF/A-3 eingebettet. Durch diese Kombination wird sichergestellt, dass die Order-X vom Menschen sowie von der Maschine problemlos gelesen und verarbeitet werden kann.
Die strukturierte und eingebettete XML-Datei im Order-X Standard basiert dabei auf dem UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model. Dieses legt im Rahmen von grenzübergreifenden Geschäften konkrete Forderungen an Daten für den Informationsaustausch fest. Die Einhaltung der Gesamtprozesse und Datenstrukturen steht dabei im Fokus.

Diese Vorteile bringt der Order-X Standard

Der hybride Order-X Standard bringt einige Vorteile mit sich. So erleichtert es zum Beispiel vor allem KMU‘s den Weg hin zur einer ganzheitlich digitalisierten Lieferkette. Denn mit Hilfe der Order X können digitale Bestellprozesse mit der in kleinen und mittleren Unternehmen oftmals gewohnten Sichtkontrolle der Bestellungen einhergehen.
Ein weiterer Vorteil des neuen Standards für digitale Bestellungen sind seine Synergien mit dem bereits seit einigen Jahren etablierten Standard für die digitale Rechnungstellung. Für Unternehmen, die bereits das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD/ Factur-X einsetzen, ist die Einführung der Order-X schnell und einfach möglich.
Für die Abbildung einer Bestellung im Order-X Format besteht außerdem die Möglichkeit, aus verschiedenen vorkonfigurierten Profilen – ähnlich wie es auch beim Rechnungsformat ZUGFeRD der Fall ist – auszuwählen. Hier stehen die Profile Basic, Comfort und Extended zur Verfügung. Mit diesen lassen sich ein Großteil der Anforderungen verschiedener Benutzer sowie bestehender Prozesskomplexität abbilden.

Die Vorteile der Order-X 1.0 im Überblick
– Prozess Beschleunigung und Automation
– Risiko-/ Fehlerminimierung
– Reduzierung händischer Eingriffe
– Nächster Schritt zur durchgängig digitalisierten Lieferkette
– Grenzübergreifende Geschäfte werden vereinfacht
– Nutzung von Synergien mit ZUGFeRD/ Factur-X
– Besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen

Welche Anforderungen stellt Order-X 1.0 an Ihre Software?

Für die Erstellung und Verarbeitung von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist keine spezielle Software von Nöten. Auf der eigenen Seite von FeRD erhalten Interessierte das elektronische Rechnungsformat kostenlos zum Download. Allerdings lohnt sich die Integrierung in ein bereits in Nutzung befindlichen Rechnungsprogramm, so erhält man den vollen Umfang der Funktionen. Da Bestellungen, die gemäß des Order-X Standard erstellt werden, das gleiche Format wie ZUGFeRD-Rechnungen haben, können sie mit der digitale Eingangsrechnungsverarbeitung der d.velop problemlos ausgelesen und verarbeitet werden. Während der Verarbeitung werden die relevanten Informationen dabei direkt aus der gesicherten XML-Struktur ausgelesen. So sinkt die Fehlerrate bei der Extraktion der Daten enorm. Ein weiterer Pluspunkt der Verarbeitung von Order-X Bestellungen mit der d.velop Software ist die automatisierte Zuordnung zu Artikel sowie Kundenstammdaten.