Von der Überweisung bis zur Dokumentenverwaltung funktioniert heutzutage vieles digital. Selbst digitales Unterschreiben ist keine Ausnahme mehr, sondern längst gängiger Standard für zukunftsbewusste Unternehmen und Endanwender:innen. Denn auch in der digitalen Welt ist das rechtssichere Signieren von Dokumenten einfach und schnell machbar – zum Beispiel bei Verträgen, Angeboten oder Rechnungen, Steuererklärungen oder Gerichtsdokumenten. Teilweise mithilfe des Online-Ausweises.
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) existiert eine gleichwertige digitale Alternative zur händischen Unterschrift. Die QES erfüllt das Schriftformerfordernis und ist somit in der Rechtswirkung der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Man muss sich also darauf verlassen können, dass die QES auch von jener Person stammt, für die sie sich ausgibt. Um dies zu gewährleisten, gibt es für User der QES eine Identifizierungspflicht gegenüber QES-Anbietern, z.B. gegenüber D-Trust – dem Vertrauensdiensteanbieter der Bundesdruckerei-Gruppe – und ihrem Fernsignaturdienst sign-me.
Unterschiedliche Identitätsprüfungsverfahren: Online-Ausweis gilt im Vergleich als besonders nutzerfreundlich
Zur Identitätsprüfung stehen unterschiedliche Identitätsprüfungsverfahren zur Verfügung. Die Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises, auch eID oder elektronischer Identitätsnachweis (electronic identification) genannt, ist für User eine sehr einfache und sichere Variante, welche inzwischen immer häufiger genutzt wird. Nachfolgend geben wir einen Überblick und hilfreiche Tipps zur erfolgreichen Identifizierung mittels Online-Ausweis.
Erfolgreiche Identifizierung mittels Online-Ausweis
Identifizierung mit dem Online-Ausweis – warum ist das eine gute Idee?
Wer in Deutschland lebt, hat höchstwahrscheinlich immer einen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion in der Tasche. Man kann sich allerdings nicht nur mit dem Personalausweis elektronisch ausweisen, sondern auch mit den folgenden zwei Möglichkeiten:
- Elektronischer Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Bürger:innen
- eID-Karte für EU-Bürger:innen und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)
Darüber hinaus werden bereits viele elektronische Identifizierungsmittel anderer EU-Staaten akzeptiert. Das Personalausweisportal des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) bietet weiterführende Informationen sowie Anwendungsbeispiele zur Nutzung der Online-Ausweisfunktion an.
Vorteile Online-Ausweis für die Nutzung der QES
- Schnell: Mit dem Online-Ausweis funktioniert die Identifizierung medienbruchfrei und vor allem ohne Zeitverlust. Das heißt, die Identifizierung erfolgt direkt aus der QES-Anwendung heraus. So sind der Gang zur Postfiliale zur Überprüfung der Identität durch geschultes Personal (PostIdent) oder eine Online-Identifikation per Video-Chat (VideoIdent) hinfällig.
- Einfach: Der Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion hat man stets zur Hand und mit der dazugehörigen geheimen PIN kann es direkt losgehen. Die Identifizierung ist unkompliziert und wird innerhalb von wenigen Minuten durchgeführt. Einfach die AusweisApp2 öffnen, Ausweis ans Smartphone halten und PIN eingeben – fertig.
- Sicher: Mit dem Online-Ausweis hingegen werden immer ausschließlich die Daten abgefragt, die für die jeweilige Signaturanwendung benötigt werden und das Verfahren entspricht somit dem Grundsatz der Datenminimierung.
Einsteiger-Guide: Die digitale Unterschrift für sichere Geschäftsdokumente
Welche Hürden gibt es bei der Nutzung des Online-Ausweises?
Mit all den Vorteilen, die der Online-Ausweis bietet, nimmt die Nutzung langsam Fahrt auf. Wer noch nicht zum Nutzerkreis gehört, erhält hier hilfreiche Tipps – denn oftmals ist nur noch nicht bekannt, welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.
Online-Ausweis-PIN vergessen oder nicht aktiviert, was nun?
Wer seine PIN vergessen hat, oder sich nicht mehr daran erinnert, ob die Online-Ausweisfunktion bei der Abholung aktiviert wurde, ist damit nicht allein. Seit 2017 ist die Funktion zwar standardmäßig bei allen neu-ausgegebenen Ausweisen aktiviert, bei älteren Ausweisen war dies aber noch nicht der Fall und die Online-Ausweisfunktion muss vom User nach der Abholung aktiviert werden.
Der PIN Rücksetzdienst zum Online Ausweis erspart Gang zum Amt
Sowohl die Aktivierung des elektronischen Identitätsnachweises als auch das Neusetzen der PIN lassen sich mit dem PIN-Rücksetzdienst leicht handhaben. Für alle, die ihre Online-Ausweisfunktion nicht aktiviert oder ihre PIN vergessen haben, gibt es seit März 2022 die Möglichkeit, den PIN-Brief online zu bestellen. Damit kann sowohl die Online-Ausweisfunktion aktiviert bzw. die PIN zurückgesetzt werden, ohne einen Termin beim Amt wahrnehmen zu müssen.
Kein Kartenlesegerät für Online-Ausweis notwendig
Auch hält sich hartnäckig das Gerücht, dass ein Kartenlesegerät für die Nutzung der Online-Ausweisfunktion benötigt wird. Vielen ist die Nutzung mittels Smartphone nur noch nicht bekannt. Damit spart man sich einen zusätzlichen Kartenleser für den Personalausweis. Einzige Voraussetzungen: Die AusweisApp2 muss installiert sein und das Smartphone muss über eine NFC-Schnittstelle verfügen. Alle gängigen Smartphones werden von der AusweisApp2 unterstützt, welche genau, kannst Du hier nachlesen. In unserem Beispiel der Registrierung für eine QES, weist der QES-Anbieter vor dem Start der Identifizierung auf alle notwendigen Voraussetzungen hin.
Wie funktioniert die Registrierung + Identifizierung für eine QES mit sign-me?
Sowohl die Registrierung als auch die Identifizierung für eine QES mit sign-me ist innerhalb weniger Minuten erledigt. Diese Infografik veranschaulicht den Prozess ausführlich:
