Ist die Microsoft 365 Archivierung eine vollständige revisionssichere Ablage für Unternehmen und Organisationen?

In der heutigen digitalen Welt sind E-Mails, Dokumente und andere elektronische Daten unerlässlich für unser tägliches Arbeitsleben. Aufgrund zunehmender Bedeutung von E-Mail-Kommunikation und elektronischer Dokumentenverwaltung ist es für Unternehmen entscheidend, eine effektive und qualitative Archivierungslösung zu implementieren. Denn in Deutschland gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die von Unternehmen eingehalten werden müssen. Wenn Unternehmen oder Organisationen ihre Unterlagen und Daten nicht gesetzeskonform archivieren, drohen hohe Bußgelder oder im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen. Dennoch wird das Thema Archivierung von vielen Unternehmen und Organisationen häufig vernachlässigt. Aber gerade in der heutigen Zeit können Daten, Dokumente und E-Mails durch Systemausfälle oder Cyberattacken unwiederbringlich verloren gehen. Aber ist die Microsoft 365 Archivierung eine vollständige revisionssichere Ablage für Unternehmen und Organisationen?

Ist die Microsoft 365 Archivierung eine Archivlösung für Unternehmen?

Laut einer Studie von Statista zur Office-Software Nutzung liegt der Marktanteil von Microsoft 365, ehemals Office 365, bei 85 Prozent in deutschen Unternehmen. Microsoft bietet eine Microsoft 365 Archivierung an. Welche Möglichkeiten hat man mit dieser Lösung und bietet die Microsoft 365 Archivierung eine vollständig revisionssichere Ablage?

Revisionssichere Archivierung vs. Einfache Datenspeicherung

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass in der Datenaufbewahrung Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Sicherheit gewährleistet werden, wodurch gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. Sie bietet eine strukturierte und gesetzeskonforme Lösung für die langfristige Aufbewahrung von Daten. Im Vergleich hierzu liefert eine einfache Datenspeicherung meist weniger Schutz und Dokumentation, was zu möglichen Compliance-Problemen und Sicherheitsrisiken führen kann. Hinzu kommt, dass fehlende Protokollierung die Nachverfolgung und Überprüfung von Datenänderungen erschwert.

Archivierungsfunktionen von Microsoft 365: Möglichkeiten und Einschränkungen

Die Microsoft 365 Archivierung bietet keine direkte revisionssichere Ablage. Microsoft 365 stellt jedoch Funktionen zur Archivierung von E-Mails und Dokumenten zur Verfügung. Die Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 ermöglichen die automatische Archivierung von E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien wie Alter oder Aufbewahrungsrichtlinien. Dadurch können Unternehmen E-Mails in einem separaten Archiv speichern. Die Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 dienen in erster Linie der Datenverwaltung und dem Aufbewahren von E-Mails und Dateien für Compliance-Zwecke. Um eine vollständig revisionssichere Speicherung der Daten mit Microsoft 365 zu gewährleisten, sind zusätzliche Maßnahmen gemäß rechtlichen Anforderungen erforderlich.

Microsoft 365 Archivierung: Wichtige rechtliche Anforderungen im Überblick

Um Nachvollziehbarkeit, Datenschutz sowie Datenintegrität zu gewährleisten, müssen in diesem Kontext auch spezifische rechtliche Anforderungen an die Archivierung erfüllt sein. Nur so können alle Daten sicher und konform aufbewahrt werden.

DSGVO als rechtliche Anforderung zur Microsoft 365 Archivierung

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zielt darauf ab, den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern, die Rechenschaftspflicht für Datenschutzverstöße zu erhöhen und einen nahezu einheitlichen Datenschutzstandard in der EU gewährleisten. Ziel der Verordnung ist zum einen die Harmonisierung des Datenschutzrechts in Europa, d.h. die Schaffung einer einheitlichen Rechtsordnung im Datenschutz statt der vielen nationalen Gesetze und der Vielzahl an europäischen Richtlinien und Verordnungen. Gleichzeitig verfolgt die DSGVO das Ziel, einen umfassenden Schutz der betroffenen Personen sicherzustellen.

Die DSGVO verankert insgesamt sechs Grundsätze zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Art. 5 DSGVO:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit

GoBD als rechtliche Anforderung zur Microsoft 365 Archivierung

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten Richtlinien definieren die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung.

Revisionssicherheit ist eine wesentliche Voraussetzung für die Einhaltung der GoBD. Daher sind die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung detailliert in den Grundsätzen festgelegt. Die revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente sollte im steuerrechtlichen Kontext streng nach der GoBD orientiert sein.

Eine revisionssichere Ablage mit d.velop documents for Microsoft 365

Um eine revisionssichere Ablage in Verbindung mit Microsoft 365 zu gewährleisten, können Unternehmen spezialisierte Lösungen von Drittanbietern wie d.velop documents for Microsoft 365 verwenden. Diese Lösung integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und bieten Funktionen zur revisionssicheren Archivierung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten gemäß den rechtlichen Anforderungen. Durch die Nutzung dieser Kombination können Unternehmen die Vorteile der Microsoft 365 Archivierung nutzen und gleichzeitig eine revisionssichere Ablage für ihre kritischen Dokumente sicherstellen. Die Lösung bietet folgende bedeutende Vorteile:

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

d.velop documents for Microsoft 365 ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten in Microsoft 365. Jedes Dokument wird mit einer digitalen Signatur versehen, die sicherstellt, dass das Dokument unverändert bleibt und seine Integrität gewahrt wird. Dadurch können Unternehmen die rechtlichen Anforderungen erfüllen und gewährleisten, dass ihre Daten revisionssicher archiviert werden.

Automatisierte Archivierung und Aufbewahrungsrichtlinien

Unternehmen und Organisationen können automatisierte Archivierungsprozesse einrichten und Aufbewahrungsrichtlinien definieren. Auf diese Weise werden Dokumente automatisch archiviert und gemäß den festgelegten Richtlinien aufbewahrt. Dies vereinfacht die Verwaltung großer Datenmengen und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Für Unternehmen ist dies besonders wichtig, da in Deutschland gesetzliche Vorschriften bzgl. Aufbewahrungsfristen gelten, beispielsweise müssen Eingangsrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Vereinfachte Suche und schnelle Wiederherstellung

Durch die Integration von d.velop documents for Microsoft 365 können Unternehmen effizient nach archivierten Dokumenten suchen und sie bei Bedarf schnell einzusehen.