In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter

Ägyptische Hieroglyphen – wenn der Begriff fällt, hat jeder die Schriftzeichen vor Augen. Dass wir die tausende Jahre alten Zeichen kennen, verdanken wir einem einfachen und genialen Trick: sie wurden in Stein gemeißelt und in Königsgräbern gut konserviert. An den Hieroglyphen zeigen sich drei Aspekte, die bei der Langzeitarchivierung eine Rolle spielen: Der Inhalt muss lesbar sein, das Medium muss die Information bewahren und es muss sie zur Verfügung stellen können.

Bringen wir die Langzeitarchivierung in die heutige Zeit, die digitale Welt. Durch elektronische Archivierung werden diese Schätze nicht nur gescannt und gespeichert, sondern auch für künftige Generationen zugänglich gemacht.

Was ist Langzeitarchivierung?

5 Gründe, warum Langzeitarchivierung unerlässlich ist

Die Langzeitarchivierung von Daten ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, Institutionen und Privatpersonen. Hier sind fünf zentrale Gründe, warum eine effektive Langzeitarchivierung unverzichtbar ist:

1. Erhaltung des kulturellen Erbes: Sicherung historischer Dokumente und kultureller Artefakte vor Verlust durch Alterung und andere Schäden.
2. Forschung und Bildung: Archivierte Materialien sind fundamentale Quellen für wissenschaftliche Forschung, Bildung und Wissensvermittlung in verschiedenen Fachgebieten.
3. Gesetzliche, administrative Zwecke: Erfüllung rechtlicher und administrativer Anforderungen, wie die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen in staatlichen Archiven.
4. Schutz vor Verlust und Schäden: Digitalisierung und sichere Lagerung schützen Dokumente vor physischem Verfall, Naturkatastrophen und menschlichem Versagen.
5. Barrierefreier Zugang: Einfacher und barrierefreier Zugang zu archivierten Materialien, was die Demokratisierung des Wissens fördert und den Zugang weltweit erleichtert.

Ist Langzeitarchivierung verpflichtend?

Persönliche oder geschäftliche Schriftstücke sollten nicht nur aus nostalgischen oder informativen Gründen archiviert werden. Die langfristige Aufbewahrung bestimmter Dokumente ist auch durch gesetzliche Vorgaben geregelt.

Im Geschäftsumfeld sind rechtliche Anforderungen zur Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im

• Handelsgesetzbuch (HGB),
• der Abgabenordnung (AO)
• und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

geregelt. Diese Verpflichtung soll der Transparenz und Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge und der Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschriften dienen.

Gültige Aufbewahrungsfristen für Langzeitarchivierung im Überblick

1. Geschäftliche Dokumente

Geschäftliche Dokumente wie Rechnungen oder Verträge müssen bis zu zehn Jahre archiviert werden. Dies hängt vor allem mit dem Finanzamt zusammen. Grundsätzlich geht das Finanzamt immer von der Richtigkeit des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung aus. Kommen Zweifel, ist die Person oder das Unternehmen in der Beweispflicht. Daher müssen viele Dokumente und Daten entsprechend archiviert werden.

2. Medizinische Dokumente

Im medizinischen Umfeld erweitert sich der Zeitraum deutlich. Patientendaten werden zehn Jahre lang nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Handelt es sich um eine chronische Erkrankung, um Komplikationen oder sogar einen Rechtsstreit, sind die Unterlagen bis zu 30 Jahre aufzubewahren.

Urkunden und Zeugnisse

Im Bereich von Grundstücken und Immobilien ist man dann schon bei Archivierungszeiträumen, die der Lebensdauer eines Objektes entsprechen. Einige Dokumente sollten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden:

• Gutachten
• Ausbildungsurkunden
• Zeugnisse
• Geburtsurkunden
• Taufscheine
• Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• Arbeitsverträge

Erfahre im Video, was du über die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Deutschland unbedingt wissen solltest:

DACH-Vergleich der Vorschriften zur Langzeitarchivierung

Nicht nur in Deutschland finden wir klare Regelungen zur langzeitigen Archivierung von Informationen und Dokumenten vor. Auch in unseren Nachbarländern aus der DACH-Region gelten gewisse Vorgaben, die insbesondere für Unternehmen von Bedeutung sind. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Langzeitarchivierung in Österreich

Relevante Gesetze:

• Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• Bundesabgabenordnung (BAO)
• Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG)
• Datenschutzgesetz (DSG)

Aufbewahrungsfristen:

• 10 Jahre (bzw. 30 Jahre bei möglichen Ansprüchen auf Schadenersatz): Gesundheitsdaten
• 7 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschlüsse, Arbeitsverträge und Personalakten, Lohnkonten, Rechnungen

Langzeitarchvierung in der Schweiz

Relevante Gesetze:

• Obligationenrecht (OR)
• Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
• Datenschutzgesetz (DSG)

Aufbewahrungsfristen:

• 10 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschlüsse, Arbeitsverträge und Personalakten, Lohnabrechnungen, Geschäftsberichte, allgemeine Verträge

Langzeitarchivierung im Wandel: digital vs. klassisch

Wie müssen Daten physisch aufbewahrt werden, um ihre Langfristigkeit zu gewährleisten? Wie bereits im bisherigen Verlauf dieses Artikels angedeutet, scheint die Antwort klar zu sein: Die digitale Langzeitarchivierung geht hier als klarer Sieger hervor. Doch warum ist das so? Dieser Frage werden wir nun auf den Grund gehen!

Wenn die papierbasierte Langzeitarchivierung an ihre Grenzen stößt

Die Archivierung in Papierform ist grundsätzlich rechtskonform. Jedoch bringt diese Form der Langzeitarchivierung erhebliche Kosten mit sich: Neben den initialen Ausgaben für Büromaterialien wie Papier, Etiketten, Stifte, Aktenordner und Hängemappen, sind auch die Kosten für die Archivierungsinfrastruktur zu berücksichtigen. Dazu zählen Kauf oder Miete sowie die Instandhaltung von Lagerflächen, Regalen und feuerfesten Dokumentenkassetten. Hinzu kommen Versicherungsschutz und Kosten für die sichere Vernichtung sensibler Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Auch die Personalkosten sind nicht zu unterschätzen. Der bürokratische Aufwand für die Zuordnung und Sortierung der Dokumente in entsprechende Akten, insbesondere wenn diese im Aktenchaos erst einmal gefunden werden müssen, ist ebenfalls ein wesentlicher Kostenfaktor. Ein Aufwand, der sich mit der elektronischen Langzeitarchivierung schnell minimieren lässt.

Elektronische Langzeitarchivierung: Ein Weg zu mehr Effizienz

Mittlerweile lässt das Gesetz bei vielen Dokumenten die digitale Langzeitarchivierung zu. So können etwa alle Belege eines Unternehmens digital aufbewahrt werden. Das spart jede Menge Geld und Zeit. Die Kosten für Lagerraum etc. entfallen vollständig und der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Eine große Entlastung ist die automatische Löschung von Dokumenten. Bei der digitalen Langzeitarchivierung in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) kann die Aufbewahrungsfrist präzise festgelegt werden. Sobald diese Frist abgelaufen ist, erfolgt die automatische Löschung der Daten.

Herausforderungen bei der digitalen Langzeitarchivierung

Die Herausforderung der Langzeitarchivierung digitaler Daten liegt darin, dass sie für die genannten Zeiträume verfügbar und nutzbar bleiben. Was sind also geeignete Methoden? Um dies zu beantworten, ist es hilfreich, zunächst einen detaillierteren Blick auf die Herausforderungen zu werfen.

Ein Mythos aufgedeckt: Digitale Langzeitarchivierung ist unsicher?!

Sicherheit ist das A und O. Du denkst, dass die digitale Ablage deiner Unterlagen im Vergleich zu klassischen Akten unsicher ist, weil sie möglicherweise im „Computerkosmos“ verloren gehen könnten? Das ist ein Missverständnis! Die digitale Langzeitarchivierung bietet aus mehreren Gründen hohe Sicherheit:

Zum einen werden wichtige digitale Daten durch regelmäßige Backups gesichert, um sie vor Verlust zu schützen. Zum anderen sorgt Versionierung dafür, Datenverluste durch versehentliche Änderungen oder Löschungen zu vermeiden. Auch Verschlüsselung oder effektive Berechtigungskonzepte schützen deine Daten vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl.

Beim Thema Datensicherheit und -integrität ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben von entscheidender Bedeutung. Ob in der Cloud oder lokal in Rechenzentren, durch die digitale Langzeitarchivierung in einem DMS steht der Einhaltung dieser gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nichts im Wege.

Warum das Speichermedium bei der digitalen Langzeitarchivierung den Unterschied macht

Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten, die länger als zehn Jahre aufbewahrt werden sollen, ist die Wahl des Speichermediums von großer Bedeutung. Jedes Medium hat eine begrenzte Lebensdauer:

• Optische Medien (CDs, DVDs): Lebensdauer 10–30 Jahre, jedoch rückläufige Nutzung.
• Festplatten (HDDs): Hohe Kapazität, aber nur 3–5 Jahre Lebensdauer.
• Solid-State-Drives (SSDs): Robust, Lebensdauer 5–10 Jahre.
• Magnetbänder: Lange Haltbarkeit von 30+ Jahren, jedoch spezielle Lesegeräte erforderlich.

Regelmäßige Überprüfung und rechtzeitige Migration auf neue Medien sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden und langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.

Wenn Innovationen für die elektronische Langzeitarchivierung zur Herausforderung werden

Nicht nur die Archivmedien, auch die Systeme, die diese Medien beschreiben oder auslesen, unterliegen ihrem eigenen Entwicklungszyklus. Was dazu führen kann, dass irgendwann die Medien zwar noch verfügbar und potenziell nutzbar sind – die Geräte aber so modern geworden sind, dass sie damit nicht mehr umgehen können.

Digitale Langzeitarchivierung mit CAS-Systemen

Was ist ein CAS-System?

Sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme sind als Langzeitarchivsystem ein System der Wahl. Diese CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben und Ändern von Daten nicht möglich sind. Womit sie für die Archivierung von geschäftlichen Datengeeignet sind, müssen diese doch revisionssicher archiviert sein. Darüber hinaus sind diese Systeme so konzipiert, dass Festplatten im laufenden Betrieb ausgetauscht werden können. So können Festplatten bei Defekt regelmäßig erneuert werden. Mit einem schnellen Zugriff auf die archivierten Informationen bieten CAS-Systeme einen entscheidenden Vorteil.

Wichtige Kriterien bei der Anbieterauswahl für Langzeitarchivierungssysteme

Grundsätzlich gilt es bei der Auswahl eines Archivierungssystems Folgendes zu beachten:

Es muss…

1. revisionssicher,
2. beweissicher und
3. ordnungsgemäß sein, das heißt den rechtlichen Vorgaben entsprechen, hochverfügbar sein und mit Standardformaten arbeiten.

Cloudbasierte Langzeitarchivierung

Du überlegst, die Langzeitarchivierung in die Cloud auszulagern? Das hat Vorteile, da Systemprobleme dadurch meist der Vergangenheit angehören. Dabei kann es ratsam sein, auf größere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der Cloud-basierte Archivierungsansatz eine hervorragende Alternative.

Das richtige Format für eine zukunftssichere Langzeitarchivierung

Mit SGML, XML, PDF und PDF/A etablierten sich im Laufe der Zeit Formate, die zum einen den Inhalt eines Dokumentes, also die Informationen, enthalten. Und zum anderen eine Strukturbeschreibung mitliefern, wie das Dokument aufgebaut ist, also wie das Dokument aussieht. Durch diese Kombination wird das Dokument bei der Anzeige immer wieder identisch dargestellt. Der Vorteil dieser Formate ist, dass der Inhalt zur weiteren Verarbeitung einfach ausgelesen werden kann.

Welche Datenformate sich zur Langzeitarchivierung eignen und was es dabei zu beachten gilt, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT-Grundschutzkatalog detailliert.

Digitale Langzeitarchivierung im Unternehmen einführen – so geht’s!

1. Ein lebendiges Archiv schaffen!

Dokumente und Daten in einem Archiv sicher abzulegen, ist eine wesentliche Komponente der Langzeitarchivierung. Genauso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf diese Dokumente und Informationen zugreifen zu können. Daten sind ein Rohstoff. Moderne Dateiformate für eine digitale Langzeitarchivierung bestehen aus Strukturbeschreibung und Inhalt. Das bietet für den schnellen Zugriff einen entscheidenden Mehrwert. Es können Schlagwörter zu den jeweiligen Dokumenten mitgegeben werden – sogenannte Metadaten. Wie im Schlagwort-Katalog einer Bibliothek, geben diese einen Überblick über Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche Suche nach archivierten Daten und außerdem Bestandteil moderner Dokumentenmanagement-Systeme.

2. Grundvoraussetzungen für die Langzeitarchivierung digitaler Daten

Daten sind also der Rohstoff von heute. Langfristige und schnelle Verfügbarkeit der Daten ist die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser wichtigen Ressource. Mal ganz abgesehen davon, dass keiner von uns die Konsequenzen tragen möchte, wenn rechtliche Anforderungen nicht erfüllt werden. Kümmere Dich rechtzeitig um eine sichere und revisionssichere Langzeitarchivierung!

P.S.: Langzeitarchivierung ist aus einem weiteren Grund von unschätzbarem Wert. Wären alte Familienbriefe oder historische Dokumente nicht sorgfältig aufbewahrt worden, wüssten wir heute viel weniger über persönliche Geschichten und vergangene Ereignisse unserer Vorfahren. Dank moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können wir diese Erinnerungen jetzt digital sicher speichern und für die Zukunft bewahren. So bleiben wichtige Informationen nicht nur erhalten, sondern sind auch für kommende Generationen zugänglich – ganz ohne verblasste Tinte und bröckelndes Papier.