IDW PS 880 – Was ist das?

ID-Was? Noch nie davon gehört? Im Akronym-Dschungel dieser Zeit ist das kaum verwunderlich. Wer sich für Digitalisierung interessiert oder mit dem Rechnungsabschluss eines Unternehmens zu tun hat, sollte die IDW PS 880 allerdings kennen. Grundlegend geht es um die Prüfung von Softwareprodukten und den Beleg, dass die getestete Software entsprechend festgelegter Kriterien nutzbar ist. Diese Kriterien können vom Softwarehersteller mit festgelegt werden, z.B. könnten das branchenübliche Standardverfahren sein. Allerdings wird generell geprüft, ob das Produkt den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Und hier wird das Ganze dann spannend, denn die Einhaltung der GoBD ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung.

IDW PS 880 – Prüfung von Softwareprodukten

Das sogenannte IDW PS 880 ist ein Akronym, dass aus folgenden Bestandteilen besteht:

IDW – Institut der Wirtschaftsprüfer

PS – Prüfungsstandard

880 – fortlaufende Nummer

Das Institut der Wirtschaftsprüfer ist ein eingetragener Verein, der die Interessen des Berufsstandes der Wirtschaftsprüfer vertritt, aber auch die Aus- und Weiterbildung dieser Gruppe fördert. Das IDW existiert seit 1932 und erarbeitet verschiedene Prüfstandards, die den Wirtschaftsprüfern als Vorlagen für ihre Tätigkeiten dienen können.

Das zusammen verrät schon zwei wichtige Dinge: Zum einen wird die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 durch Wirtschaftsprüfer erteilt, zum anderen handelt es sich um einen Prüfungsstandard, der durch das Institut der Wirtschaftsprüfer festgelegt wurde. Die Qualität dieses Testats sollte daher gesichert und einheitlich sein – egal, welches Wirtschaftsprüfungsunternehmen die Prüfung vornimmt. Die IDW PS 880 richtet sich an Softwarehersteller, die ihre Produkte dieser Prüfung unterziehen können. Das Produkt wird also unabhängig von seiner tatsächlichen Implementierung beim Endanwender getestet.

Wie läuft eine Prüfung nach IDW PS 880 ab?

Um eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 zu erhalten, beauftragt das Softwareunternehmen einen Wirtschaftsprüfer. Dieser kann einzelne Module eines Systems oder ein komplettes Produkt prüfen. Ebenfalls können – sofern schon einmal eine umfassende Prüfung erfolgt ist – Kurzprüfungen nach Updates erfolgen.

Für die Prüfung wird die Dokumentation der Softwareerstellung herangezogen sowie eine IDW PS 880 Checkliste. Der Prüfer spielt mit Testfällen verschiedene Funktionen des Programmes durch, um zu prüfen, ob eine ordnungsgemäße Buchführung möglich ist. Dabei werden Sachgerechtheit und Angemessenheit kontrolliert. Typische Testszenarien sind Geschäftsvorfälle wie ein Jahresabschluss, die Bearbeitung eingehender Rechnungen, das Archivieren von Belegen und ähnliches – je nach Funktionsumfang des zu testenden Produktes. Zum Schluss werden die von der Software erzeugten Daten gegengeprüft mit den vom Wirtschaftsprüfer erwarteten Daten. Abschließend erhält der Softwarehersteller einen Prüfbericht, der belegt, ob die getestete Software die Anforderungen nach IDW PS 880 erfüllt oder eben nicht. Dieser Bericht ist häufig umfassend, betrachtet verschiedene Funktionalitäten separat und kann Fehler und Qualitätsmängel aufdecken.

Gibt es eine IDW PS 880 Checkliste?

Jein. Vom Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) gibt es eine GoBD-Anforderungsliste, die einen sehr guten Einblick in die nötigen Themenkomplexe bietet. Dies ist aber eben nicht die offizielle IDW PS 880 Checkliste der Wirtschaftsprüfer. Für Softwareprodukte, die in den Bereich eines Dokumentenmanagement-Systems fallen, sind Kriterien beispielsweise:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung mit den Einzelthemen
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Belegsicherung
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Diese klassischen Anforderungen der GoBD müssen softwareseitig unterstützt und gesichert werden, damit eine Prüfung erfolgreich verlaufen kann. Wenn man sich bei der Softwareherstellung an diesen Grundlagen orientiert, schlägt man jedenfalls den richtigen Weg ein.

Diese Anforderungen werden während der Überprüfung unter zwei Gesichtspunkten betrachtet. Zum einen findet eine Eignungsprüfung statt (Sind die Funktionen des Programms geeignet, um die GoBD-Kriterien zu erfüllen?), zum anderen wird eine Wirksamkeitsprüfung durchgeführt (Machen die Funktionen auch genau das effektiv, was sie sollen?).

Darüber hinaus wird die Entwicklungsumgebung des Produkts und das Entwicklungsverfahren betrachtet. Eine gute Dokumentation und die Qualitätssicherung sind daher ebenfalls ausschlaggebend für die spätere Zertifizierung.

Stolpersteine und Missverständnisse um die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880

Die Prüfung der Software und eine erteilte Bescheinigung sagen aus, dass ein Softwareprodukt generell den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet allerdings nicht, dass

• Fehler des Benutzers ausgeschlossen sind.
• zwingend eine korrekte Buchführung gewährleistet ist.
• Revisionssicherheit und die Erfüllung der GoBD-Normen damit erledigt sind.

Warum das so ist? Nun, einen Nutzerfehler kann man nie ausschließen und dieser kann natürlich auch einen Fehler in der Buchführung erzeugen. Daher ist bei der Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 auch von „sachgerechter Anwendung“ die Rede.

Revisionssicherheit und die Anforderungen der GoBD sind komplexer als allein die Nutzung eines zertifizierten Programms. Ein wichtiger Bestandteil, der nicht vergessen werden sollte, ist eine Verfahrensdokumentation, die die Nutzung elektronischer Buchführung ergänzt. Die Verfahrensdokumentation muss jedoch zusätzlich erstellt und gepflegt werden.

Warum sollte ich Software nutzen, die IDW PS 880 geprüft ist?

Softwarehersteller müssen ihre Produkte nicht zertifizieren lassen. Es gibt keine Regelung, welche dies vorschreibt. Die Bescheinigung dient dem Nachweis, dass sorgfältig gearbeitet wurde und kann zudem einen Zusatznutzen für den Anwender darstellen. Verfügt die genutzte Software über eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880, kann dies einem Unternehmen die eigene Prüfung auf Ordnungsmäßigkeit erleichtern, wenn die genutzte Software zertifiziert ist.

Die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 wird aber auch als Wettbewerbsvorteil und zu Marketingzwecken genutzt, um sich von anderen Produkten abzuheben. Das Softwaretestat lässt sich nicht einfach käuflich erwerben, sondern es fließt viel Arbeit bei der Softwarestellung, Dokumentation und Begleitung der Prüfung hinein. Daher ist eine Zertifizierung nach IDW PS 880 durchaus auch ein Qualitätsmerkmal.

Und da Du Dir diese Frage sicher jetzt stellst: Ja, unser Dokumentenmanagement-System d.velop documents ist nach IDW PS 880 zertifiziert und leistet daher wertvolle Unterstützung beim Erfüllen der Anforderungen nach GoBD.